Goede Business Case opstellen, de onderdelen

Welke onderdelen zitten er minimaal in een business case? Als je een business case gaat opstellen is het handig om een checklist erbij te hebben van de onderdelen die er minimaal in zouden moeten staan om het tot een goede business case te maken. Bepaalde onderdelen worden nogal eens vergeten bij het opstellen van een business case. Dit artikel biedt een houvast voor het opstellen van een goede business case.

Een business case opstellen

Als je een project wilt beginnen stel je een business case op. Met de business case beschrijf je de rechtvaardiging van de opzet, de voortzetting of de afsluiting van het project. Een goede business case geeft antwoord op de vraag waarom het project moet worden uitgevoerd. Andere vragen waar de business case ook een antwoord op moet kunnen geven zijn:

Welke investeringen zijn er nodig?
Wat wil de opdrachtgever bereiken met het resultaat?

Bij het opstellen van een business case moet je minimaal de volgende acht onderdelen meenemen. Door deze onderdelen te beschrijven krijg je een goede business case die stevig in je projectplan staat. Ook kun je dan na iedere mijlpaal gemakkelijker toetsen of de business case nog steeds valide is.

Onderdelen van een goede business case

De volgende onderdelen moeten minimaal terugkomen in de business case om een goed verhaal te kunnen maken:

de achtergrond, beschrijf de redenen voor het starten van het project
de aansluiting op de bedrijfsdoelstellingen
alle mogelijke opties die zijn overwogen
de te verwachten toegevoegde waarde van het project
de belangrijkste risico’s
de investeringen die nodig zijn
de tijdsplanning van het project
een analyse van de investeringen afgezet tegen de te verwachten baten

Kwaliteit van de business case

Een goede business case voldoet aan de volgende zaken:

de business case sluit goed aan op de bedrijfsdoelstellingen
de business case past in de organisatiestrategie
alle toegevoegde waarden zijn onderbouwd
er is aansluiting gezocht bij het projectplan
alle belangrijke risico’s zijn opgenomen in de business case

Plek in het projectvoorstel

Een business case neem je op in het projectvoorstel. In het projectvoorstel zet je de hoofdlijnen van de business case neer. De business case zelf is een apart document dat je schrijft. Vanuit het projectvoorstel verwijs je naar de business case en zet je de belangrijkste componenten erin. Het projectvoorstel vormt de basis voor het projectplan.

In een goed projectvoorstel staan zaken als een samenhangend beeld van het totale project en voldoende informatie over het project zodat het duidelijk is waar het om gaat. Pas dan is het projectvoorstel een goede basis voor het schrijven van een projectplan.

Besluitvorming business case

Als je de business case hebt opgesteld dan moet deze nog worden goedgekeurd door de opdrachtgever. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor het gehele project. Pas als de opdrachtgever de business case heeft goedgekeurd kun je deze verwerken in de andere projectdocumenten. Andere taken van de opdrachtgever zijn onder meer:

het bepalen van de bandbreedtes in geld, kwaliteit en tijd
het beschikbaarstellen van het benodigde budget voor de uitvoering
afstemming zoeken met het bedrijfsmanagement
het regelen van de stuurgroep vergaderingen

Tips bij het opstellen van een business case

Bij het opstellen van een goede business case zoek je altijd afstemming bij de opdrachtgever. Een goed business case is duidelijk en ondubbelzinnig zodat er maar één interpretatie van mogelijk is. Zorg dus voor een goede afstemming met de opdrachtgever zodat jullie het beide eens zijn over de inhoud van de business case. Dit voorkomt een hoop gedoe achteraf en zorgt voor een beter resultaat van het project!