Maak meer van uw organisatie met een goede business-analyse

Om effectief en resultaatgericht te kunnen werken binnen een organisatie is een goede business-analyse van belang. Hierdoor kunnen de organisatiedoelstellingen helder worden geformuleerd, de bedrijfsprocessen optimaal worden ingericht en de meest geschikte systemen (hiervoor) worden gebruikt. Business-analyse focust zich niet op een organisatielaag of -onderdeel, maar is relevant van het hoogste tot het laagste niveau in een organisatie, zodat kansen en bedreigingen voor de organisatie(doelstellingen) maximaal kunnen worden herkend. Bedrijfsprocessen worden continu beïnvloed door veranderingen. Ze moeten dan ook maximaal bijdragen aan de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen. Hierdoor is er altijd ruimte voor verbetering van deze processen. Dit is het gebied van de business-analyse.

• Wat is business-analyse?
• De doelen van business-analyse
• De resultaten van business-analyse
• De relatie met informatiegestuurd werken (IGW)

Wat is business-analyse?

Business-analyse richt zich op het identificeren, vertalen en analyseren van kansen, bedreigingen en wensen/eisen van een organisatie. Business-analyse kan zich richten op vier onderscheiden niveaus: strategisch, tactisch, operationeel en op projectbasis. Dwarsverbanden tussen de niveaus zijn mogelijk.

• Operationeel: system development & improvement; systeemanalyse (het structureren van systeemvereisten)
• Tactisch: process improvement; het verbeteren van bedrijfsprocessen, met twee lagen: informatie-analyse en functioneel ontwerp
• Strategisch: business improvement; het verbeteren van bedrijfsdoelstellingen

Onderliggend is er nog het projectniveau: door het ondersteunen bij of het uitvoeren van projecten draagt de business-analist bij aan de verbetering van de bedrijfsprocessen en/of de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen.

De doelen van business-analyse

Een business-analyse vindt plaats op verschillende gebieden binnen een organisatie, heeft betrekking op verschillende kennisterreinen en kent verschillende taken daarbinnen, die zo mogelijk op projectbasis en agile moeten worden uitgevoerd. Met behulp van specifieke technieken, systemen, tools en taken kunnen de bedrijfsprocessen worden ingericht en/of worden verbeterd, zodat deze continu en optimaal kunnen inspelen op de verwezenlijking van de bedrijfsdoelstellingen. Het gaat hierbij om de relatie tussen de business requirements en de oplossingen om deze te realiseren. De vraag komt dus vanuit de business en de oplossing moet daarbij zo goed mogelijk aansluiten. Een oplossing kan bestaan uit een nieuw systeem, maar ook uit heldere KPI's (Kritische Prestatie Indicatoren) om een organisatie te helpen haar doelen te realiseren. Een structurele aanpak bij het opstellen van de business requirements houdt dus rekening met de bedrijfscontext, de gewenste bedrijfsdoelstellingen, de stakeholders en de wensen/functionaliteiten voor een nieuw systeem. Een afgebakende scope van het project, wat betreft tijd, geld, de functionaliteiten en kwaliteitseisen (van systeem en opbrengst) is hierbij absoluut noodzakelijk. Evenals een agile werkwijze. Een business-analist (in functie dan wel qua werktaken) ziet hierop toe. Hij of zij functioneert als communicator en vertaler tussen organisatie-eenheden in het algemeen en de business en IT in het bijzonder.

De resultaten van business-analyse

Het signaal dat een systeem of bedrijfsproces kan worden geoptimaliseerd of een bedrijfsdoelstelling moet worden ge(her)formuleerd kan van allerlei mensen binnen of buiten de organisatie komen. De business-analist stelt een business case op en fungeert vervolgens als brug tussen business (opdrachtgever) en IT (ontwikkelteam) door stakeholders te bevragen naar hun behoeften, verwachtingen en wensen. Als het gaat om een nieuw of aangepast systeem moeten de business requirements worden gevalideerd en in een datamodel worden gepast, zodat het ontwikkelteam ermee verder kan. Een ander resultaat kan bijvoorbeeld een GAP-analyse zijn, waarbij de huidige en de gewenste situatie tegen elkaar worden afgewogen als het gaat om de identiteit en het imago van een organisatie. Om de bedrijfsdoelstellingen te monitoren en de bedrijfsprocessen te sturen kunnen KPI's, resultaatindicatoren en procesindicatoren, worden opgesteld. Samen met de financieel controller kan dan het financiële plaatje worden rondgemaakt als het gaat om kosten en opbrengsten van een organisatie of bedrijfsproces en hoe deze te optimaliseren.

De relatie met informatiegestuurd werken (IGW)

Als je weet welke variabelen van invloed zijn op een bepaald (gewenst) resultaat, dan kun je je besluiten betreffende doelstellingen en processen daarop afstemmen. Een business-analist is hierbij afhankelijk van de aangeleverde data. In samenwerking met een informatie- of data-analist kunnen de kwaliteit en geschiktheid van de data en sturing worden bepaald. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat er heldere definities binnen de organisatie worden gehanteerd. Als de basis goed is, gaan business-analyse en informatiegestuurd werken hand in hand om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken in een organisatie.