Hoe stel je een goed projectteam samen?

Hoe stel je een goedlopend projectteam samen? Er zijn bepaalde voorwaarden om een goed team samen te stellen. Het zoeken van de juiste teamleden kost tijd. Investeer hier goed in zodat je een mooi eindresultaat kunt neerzetten. Hoe je een goed projectteam samenstelt lees je hier. Stapsgewijs wordt dit proces beschreven, zodat ook jouw project tot een goed einde wordt gebracht.

Wat zijn de voorwaarden om een projectteam samen te stellen?

Een projectteam samenstellen heeft zin als het gaat om taken die je niet alleen kunt uitvoeren. Kan dat wel, stel dan geen team samen. Dit voorkomt onnodig overleg over werk en uitvoering van taken. Iets zelf doen is in een dergelijk geval het meest efficiënt.

De volgende voorwaarden zijn van toepassing als je een projectteam wilt samenstellen:

• Er is een bepaalde tijdsdruk aanwezig waardoor het werk niet door één persoon kan worden gedaan.
• Het uitvoeren van de taken vereist verschillende soorten competenties die niet in één persoon aanwezig zijn.
• Voor een goed projectresultaat is kennis van meerdere personen nodig.
• De toekomstige teamleden staan achter de projectopdracht.

Hoe zoek je teamleden voor het project?

Als je een projectteam gaat samenstellen dan zoek je zorgvuldig je mensen uit. Om een zo goed mogelijk eindresultaat te behalen is het belangrijk veel aandacht te besteden aan je toekomstige teamleden. Om de juiste mensen te werven voor je team stel je jezelf de volgende vragen om daarna het gesprek aan te gaan:

• Om het resultaat goed neer te zetten heb ik een aantal competenties nodig, welke?
• Welke kennis uit de organisatie is van belang in het project?
• Welke rollen zijn nodig voor een goede samenwerking?
• Wie zijn er beschikbaar tijdens de kooptijd van het project?

De verschillende teamrollen

Ieder teamlid neemt bepaalde rollen aan in de groep. Het is zeker zinvol om te proberen te snappen wie welke rol het sterkst vertegenwoordigd. Als je dat duidelijk hebt kun je beter inspelen op de interacties die in de groep plaatsvinden. Om je een idee te geven welke rollen het meeste voorkomen:

• Leider
• Onderzoeker
• Criticus
• Waarschuwer
• Sfeermaker
• Waaghals
• Bemiddelaar

De meeste mensen kunnen meerdere rollen aannemen in de groep. Dit is vaak afhankelijk van het onderwerp en de wijze waarop interactie plaatsvindt. Ook de eigen persoonlijkheid speelt een grote rol. De verschillende rollen komen goed van pas om de taken van het projectteam goed uit te voeren.

Plannen van de beschikbare capaciteit

Als je de juiste personen hebt gevonden, en je hebt het fiat geregeld van eventuele leidinggevenden dan kun je beginnen aan een planning. Je gaat de beschikbare capaciteit voor het gehele project plannen. Door een goede inschatting te maken van de ureninzet voor de verschillende projectonderdelen kun je de beschikbare capaciteit plannen.

Stapsgewijs een projectteam samenstellen

Na het bovenstaande te hebben gelezen staat hieronder nog even het hele proces van het samenstellen van je projectteam op een rij.

• maak een planning van het project
• schat in hoeveel mensen je nodig hebt
• zoek vervolgens de juiste mensen op
• bekijk de beschikbaarheid van deze personen
• plan je projectteamleden in

Na de theorie nu de praktijk

Hierboven is de ideale situatie beschreven. In de praktijk gaat het vaak anders. Je kunt niet zelf je teamleden uitzoeken, deze worden je toegewezen. Je moet het doen met de personen die je toegewezen krijgt. Probeer voor jezelf te bepalen welke competenties je absoluut nodig hebt om een goed eindresultaat neer te zetten. Als er competenties ontbreken dan moet je hier iets mee, bijvoorbeeld inhuren (als je een budget hebt).

En als er eenmaal personen zijn toegewezen aan het project, probeer dan hun beschikbaarheid vast te leggen zodat je ook daadwerkelijk beschikt over de capaciteit.