Project planning maken, voorbeeld

Een projectplanning stem je af op de grootte van het project. Soms kun je verschillende fasen in het project samenvoegen wanneer er geen sprake is van een grote complexiteit. Projecten plannen kan met de productgerichte methode. Vooraf bepaal je eerst welke producten het project dient op te leveren. De project planning stem je vervolgens op de totstandkoming van die producten af. Dit wordt productgericht plannen genoemd.

Planning projecten

Projecten zijn in te delen in drie categorieën. Afhankelijk van de grootte van het project valt deze in een van de categorieën. Projecten zijn in te delen in:

• middelgrote en grote projecten
• kleinere projecten
• kleine, eenvoudige projecten

De indeling van de planning van een project hangt samen met de grootte er van. Bij het maken van een project planning moeten altijd alle proces stappen in het project een plaats krijgen. Het volledige proces van een project planning bevat tenminste de volgende drie proces stappen:

• voorfase
• initiatiefase
• uitvoeringsfase

Bij kleine, eenvoudige projecten worden meestal de voorfase en de initiatiefase samen genomen in één proces stap. Het maken van de project planning beslaat dan twee fasen. Bij iets grotere projecten worden de voorfase en de initiatiefase als aparte fasen behandeld in de project planning, naast de uitvoeringsfase. Bij middelgrote en grote project bestaat naast de voorfase en de initiatiefase de uitvoeringsfase uit meerdere deelfasen om het project behapbaar te maken. Hoe groter het project is, des te groter moet de project planning gemaakt worden.

Fasering project planning

Het maken van een project planning kan in meerdere fasen. Nadat je een keuze hebt gemaakt in welke categorie het project valt kun je een project planning maken. Je weet dan hoe de fasering van het project er uit komt te zien. Maar wat doe je in welke fase?

Voorfase

In de voorfase van het project zorg je voor een projectmandaat van de opdrachtgever. Daarnaast werk je de business case uit waarin staat wat de toegevoegde waarde van het project is voor de organisatie. Ook kun je globaal iets noemen over de te verwachten kosten, risico’s en de project planning. Al deze onderdelen komen in één document te staan dat het projectvoorstel wordt genoemd.

Initiatiefase

Als het projectvoorstel is goedgekeurd dan kun je van start met de initiatiefase. In deze fase wordt de business case uitgewerkt in details. De te bereiken resultaten worden beschreven, waarom het project nodig is wordt omschreven en wie welke verantwoordelijkheden krijgt tijdens het project. In feite worden alle onderdelen uit het projectvoorstel tot in detail uitgewerkt zodat het project echt van start kan gaan.

Uitvoeringsfase

In de uitvoeringsfase worden activiteiten uitgevoerd en gemanaged om de projectresultaten te bereiken. Bij kleine projecten is de uitvoeringsfase vrij overzichtelijk. Worden projecten echter groter en complexer dan is het verstandig om de uitvoeringsfase op te splitsen in stukjes (bijvoorbeeld meerdere werkgroepen die ieder aan een bepaalde taak werken).

Voorbeeld projectplanning

In het projectvoorstel staat beschreven welke resultaten er bereikt moeten worden met het project. De resultaten zijn te vertalen in producten die moeten worden opgeleverd tijdens de looptijd van het project. Het resultaat is vaak op te splitsen in deelresultaten, die vervolgens weer zijn te koppelen aan producten. Door de planning te baseren op deze producten kun je heel gericht een project planning maken. Zet daarvoor eerst alle producten in de juiste chronologische volgorde en bepaal de afhankelijkheden onderling.

Deze manier van plannen wordt ook wel productgericht plannen genoemd. De benoemde afhankelijkheden vormen mijlpalen binnen de project planning. Daarbij geldt dan bijvoorbeeld dat eerst product A af moet zijn alvorens er begonnen kan worden met product B. Tijdens het project wordt er gestuurd op de totstandkoming van de afzonderlijke producten.