Welke projectrollen zijn er en wat doen ze?

Welke rollen komen voor in een project? Als je een project gaat uitvoeren heb je bepaalde rollen nodig om het project tot een goed einde te kunnen brengen. Afhankelijk van de grootte van het project vervullen sommige personen meerdere rollen. Daarnaast moet je weten welke taken bij een bepaalde rol horen. Dit artikel biedt handvaten voor het invullen van die specifieke projectrollen.

Rollen van het projectmanagement

Het projectmanagement bestaat vaak uit de rollen: stuurgroep,opdrachtgever en projectmanager. Daarnaast komen rollen voor als teammanager, projectsupport, gebruiker en leverancier.

Stuurgroep

Om het project te ‘controllen’ heb je een stuurgroep nodig. Dit kunnen meerdere personen zijn maar ook een enkel individu. De stuurgroep heeft gedurende de levensduur van het project de volgende taken:

Aan het begin van het project

• het zekerstellen dat het projectplan aansluit bij de bedrijfsstandaarden
• het overeenkomen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de projectmanager
• het vaststellen van de externe randvoorwaarden voor het project
• het vaststellen van de uit te voeren kwaliteitsborging
• het goedkeuren van het projectplan

Tijdens het project

• leiding en richting geven
• het beoordelen van de projectstatus
• toetsen of het project nog steeds aansluit op de bedrijfs- of programmadoelen
• toetsen of de businesscase van het project nog steeds valide is
• rapporteren aan het bedrijfs- of programmamanagement
• het goedkeuren van wijzigingen
• eigenaar zijn van de projectrisico’s

Aan het eind van het project

• ervoor zorgen dat alle producten naar tevredenheid zijn opgeleverd
• ervoor zorgen dat aan alle acceptatiecriteria is voldaan
• het nemen van beslissingen ten aanzien van noodzakelijke vervolgacties
• het goedkeuren van het projecteindrapport
• het verlenen van toestemming om het project af te sluiten

Opdrachtgever

De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor het project. Hij moet ervoor zorgen dat er afstemming plaatsvindt met het bedrijfs- of programmamanagement. De taken van de opdrachtgever zijn:

• het zekerstellen en vrijgeven van het budget
• het vaststellen van de projecttoleranties
• het beleggen en voorzitten van stuurgroepvergaderingen
• het goedkeuren van het versturen van de aankondiging om het project af te sluiten

Projectmanager

De projectmanager is verantwoordelijk voor het dagelijks management van het project. Hij rapporteert aan de stuurgroep. De grootste verantwoordelijkheid van de projectmanager is het zeker stellen dat het project de afgesproken producten oplevert volgens de overeengekomen specificaties, op tijd en binnen het budget. De projectmanager heeft de volgende taken:

• het opstellen van de plannen voor het project en eventueel verschillende fasen
• het verkrijgen van de goedkeuring van de stuurgroep voor de plannen
• het definiëren van verantwoordelijkheden en het toewijzen van werk binnen het project
• het toezicht houden op en sturen van de voortgang van het project
• het inplannen van beslismomenten voor verschillende onderdelen
• het opstellen van rapportages voor de stuurgroep
• aan het einde van iedere fase rapporteren over de status van het project
• het opstellen van eventuele uitzonderingsplannen

Teammanager, projectsupport, gebruiker en leverancier

De overige rollen die voor kunnen komen zijn optioneel. Bij grotere projecten kan er sprake zijn van teammanagers. Deze rol zorgt voor de werkverdeling van een specifiek onderdeel van het project. De projectsupport is een soort secretaris die de ondersteuning voor het project levert voor met name de projectmanager. De gebruiker en leverancierrollen zorgen voor de vertegenwoordiging twee groepen. Aan de ene kant zijn er gebruikers van de resultaten van het project, aan de andere kant leveranciers van onderdelen van het project. Vanuit beide rollen worden onder andere doelstellingen ten aanzien van kwaliteit bewaakt voor beide partijen.