Wat zet je in een projectvoorstel en een projectplan?

Welke onderdelen zitten er minimaal in een projectvoorstel en een projectplan? Als je een projectvoorstel gaat schrijven is het handig om een checklist erbij te hebben van de onderdelen die er minimaal in zouden moeten staan om het tot een goed voorstel te maken. Dit geldt ook voor het schrijven van een projectplan. Bepaalde onderdelen worden nogal eens vergeten bij het schrijven van dergelijke plannen. Dit artikel biedt een houvast voor het opstellen van deze plannen.

Een projectvoorstel schrijven

Als je een project wilt beginnen schrijf je eerst een projectvoorstel. Met dit projectvoorstel kan het bedrijfs- of programmamanagement nagaan of het project voldoende levensvatbaar is om het project op te starten. Het projectvoorstel vormt de basis voor het projectplan. Het projectvoorstel is opgedeeld in zeven onderdelen.

De onderdelen van een projectvoorstel

De volgende onderdelen moeten minimaal terugkomen in het projectvoorstel:

de achtergrond / inleiding
de context waarin het project zich bevindt
de aanleiding om het project te starten
de projectdefinitie
de projectdoelstellingen
het bereik (de scope) en de afbakening
de belangrijkste projectresultaten
de randvoorwaarden
de relaties met andere projecten
de hoofdlijnen van de business case
de bijdrage(n) van de resultaten van het project aan de strategie van het bedrijfs- of programmamanagement
de redenen waarom het project wordt gestart
de projecttoleranties
de kwaliteitsverwachtingen van de klant
de acceptatiecriteria
onderkende risico’s

De kwaliteit van het projectvoorstel

Een goed projectvoorstel voldoet aan de volgende zaken:

het voorstel sluit aan op een eerdere projectverkenning
het voorstel geeft een goed samenhangend beeld van het totale project
het voorstel biedt voldoende basis voor het management om het project vast te kunnen stellen
het voorstel vormt een goede basis voor het op te stellen projectplan
het voorstel biedt voldoende duidelijkheid over de acceptatiecriteria van de opdrachtgever

Een projectplan schrijven

Als je eenmaal het projectvoorstel hebt geschreven, en hiervoor de goedkeuring van het management hebt gekregen, dan kun je beginnen met het opstellen van het projectplan. Het projectplan beschrijft op hoofdlijnen hoe, door wie, waarmee, wanneer en tegen welke kosten het projectresultaat wordt gerealiseerd. Het projectplan is de basis voor de start van de uitvoering van het project. Pas nadat het projectplan is goedgekeurd door het management kan er worden begonnen met de uitvoering.

De onderdelen van een projectplan

De volgende zes onderdelen moeten minimaal terugkomen in het projectplan:

een planbeschrijving en de scope
de projectvoorwaarden
de externe afhankelijkheden
de plan aannames
een (grafische) weergave van:
de samenhang van de verschillende op te leveren producten
de productbeschrijvingen
een planning van de activiteiten
een tijdsplanning
het projectbudget
het wijzigingsbudget
de benodigde mensen en middelen
de projecttoleranties
een inventarisatie van mogelijke risico’s

De kwaliteit van het projectplan

Als je het projectplan hebt geschreven dan moet het voldoende body hebben om te kunnen fungeren als basis voor de uitvoering van het project. Belangrijk daarbij is dat je het plan SMART, Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden, hebt gemaakt zodat er geen onduidelijkheden meer in voor kunnen komen. Daarnaast moet het projectplan een goede beschrijving geven van het project, en moet het een goede basis vormen om op te kunnen sturen door bijvoorbeeld een stuurgroep.