Projectresultaat bepalen

Het eerste dat je doet bij het opstarten van een project is het bepalen van het resultaat. Wat wil je bereiken met het uitvoeren van het project? Bepaal zo nauwkeurig mogelijk het projectresultaat. Doe dit op een eenduidige wijze zodat het voor iedereen helder is wat je wilt bereiken met het project. Een methode die je kunt gebruiken is de SMART-methode.

SMART-methode

SMART staat voor:

• Specifiek
• Meetbaar
• Acceptabel
• Realistisch
• Tijdgebonden

Met deze methode kun je doelen eenduidig en helder krijgen. Vragen die moeten worden beantwoord om doelen helder te krijgen zijn:

• Wat willen we bereiken?
• Wie zijn erbij betrokken?
• Waar gaan we het doen?
• Wanneer gebeurt het?
• Welke delen van de doelstelling zijn belangrijk?
• Waarom willen we dit doel bereiken?

Vervolgens moet je bepalen wat er meetbaar is, en hoe je dat kunt meten. Dit is in feite het bepalen van prestatie indicatoren per doel. Acceptabel houdt in dat er voldoende draagvlak moet zijn in de organisatie waarin je de projectdoelen wilt realiseren. Ook moeten de doelen realistisch zijn zodat er voldoende draagvlak ontstaat. In onrealistische doelen gelooft bijna niemand. Dit bevordert zeker niet de bereidwilligheid om mee te werken aan het project van de betrokkenen. Als laatste moet er een duidelijk begin en eind aan het project zitten qua tijd. Noem dus een begindatum en een einddatum. Dit kun je ook goed toepassen op tussen liggende activiteiten en producten die moeten worden opgeleverd.

Activiteiten om het projectresultaat te bepalen

• Ieder persoon die is betrokken bij het project heeft bepaalde verwachtingen en bedoelingen. Achterhaal deze om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van een mogelijk te verwachten eindresultaat.
• Maak een inventarisatie van alle knelpunten die zich tijdens de uitvoering van het project kunnen voordoen. Bedenk ook welke knelpunten er na afronding van het project kunnen ontstaan.
• Bedenk bij zoveel mogelijk knelpunten een oplossing wanneer deze zich voor zouden doen, zodat je snel kunt handelen tijdens de uitvoering van het project en erna.
• Beschrijf alle doelen van het project duidelijk. Benoem per doel de voordelen en de nadelen. Dit kun je onderbouwen met cijfers.
• Creëer draagvlak voor het project. Alle belangrijke betrokkenen hebben ergens een belang in het project. Probeer dit te achterhalen en te versterken bij de verschillende personen. Op die manier wordt het draagvlak vergroot.
• Beschrijf het projecteindresultaat duidelijk. Hierbij kun je gebruik maken van de SMART-methode. Geef ook aan wat niet tot het eindresultaat hoort. Hiermee voorkom je later vaagheden, wees duidelijk.

Tips voor het bepalen van het projectresultaat

• Het resultaat van het project is een product, geen activiteit. Voorbeelden zijn een boek, een rapport, een systeem, een nieuw gebouw, een werkende digitale verbinding, etc.
• Als het project afgerond is moet het projectresultaat er zijn. Dit betekent dat na afronding van het project geen activiteiten meer plaatsvinden in het kader van realisatie van het projectresultaat.
• Zorg voor duidelijke acceptatiecriteria van het eindresultaat.