Faseplan evenementen

Het organiseren van een evenement gebeurt in meerdere fases. Iedere fase wordt gekenmerkt door zijn eigen werkzaamheden. Door het aanhouden van deze fases, wordt er een overzicht gecreëerd. Dit maakt het organiseren van evenementen makkelijker. Het faseplan kan worden toegepast op zowel ééndaagse, als meerdaagse evenementen.

Initiatiefase (projectvoorstel)

In deze fase begin je als organisatie met brainstormen. Alle ideeën zijn in deze fase welkom, niets is te gek. Uit een niet haalbaar idee kan immers een heel goed idee ontstaan. Wanneer er een bruikbaar idee uit deze brainstormsessie is gekomen, maak je een plan van aanpak, een (globale) kostenraming en een (globale) planning van het evenement. Ook beschrijf je kort de inhoud van het evenement voor de opdrachtgever.

Wanneer deze dingen in orde zijn, is het tijd om een korte presentatie voor te bereiden voor de opdrachtgever. In deze presentatie is het zaak om de opdrachtgever te overtuigen van de kracht van jouw evenement. Tip: Maak de presentatie niet te lang, maar vertel kort en krachtig de sterke punten van jouw evenement. Extra leuk is het om een moodboard of eventueel wat beeldmateriaal mee te nemen naar de presentatie om het idee te visualiseren.
De initiatiefase duurt nooit te lang, hooguit een paar weken.

Voorbereidingsfase (projectplan)

Wanneer de opdrachtgever goedkeuring heeft gegeven voor het evenement, ga je de voorbereidingsfase in. Tijdens deze fase schrijf je een projectplan. Dit is een belangrijk document, want hier komt veel informatie in te staan. Dingen die zeker niet mogen ontbreken aan het projectplan zijn: concept (sfeerimpressie, programmering), marketingplan, productieplan (faciliteiten, veiligheidsplan) en uiteraard de begroting. Vooral de begroting is van groot belang, deze moet in orde zijn voor de opdrachtgever uiteindelijke toestemming kan geven voor het evenement. Tijdens deze fase is het van belang om regelmatig contact te onderhouden met de opdrachtgever. Dit doe je om te voorkomen dat er dingen worden uitgewerkt waar toch geen toestemming voor gegeven zou worden. Dit zou onnodig veel tijd kosten.

Wanneer het projectplan af is, wordt deze voorgelegd aan de opdrachtgever. Als beide partijen het eens zijn, wordt er een contract ondertekend. Wanneer dit gebeurd is, kun je door naar de volgende fase.

Uitwerkingsfase (productieprogramma)

Dit is één van de belangrijkste fases van het evenement. In deze fase ga je het evenement, wat tot nu toe slechts een idee op papier was, werkelijkheid maken. In deze fase wordt alles concreet gemaakt. Afspraken met leveranciers worden gemaakt, contracten met (eventuele) artiesten worden getekend en medewerkers worden benaderd.

Tijdens deze fase is het ook erg belangrijk dat iedere medewerker van de organisatie zijn of haar taken goed uitvoert en bewaakt. Zo moet de financieel manager in deze fase goed het budget in de gaten houden, er wordt vanaf nu immers echt geld uit gegeven. De communicatie manager moet er in deze fase voor zorgen dat alle communicatie uitingen op het juiste moment naar buiten worden gebracht. De projectleider heeft tijdens deze fase een goed overzicht over zijn of haar medewerkers. Ook wordt er in deze fase nauw samen gewerkt met de opdrachtgever.

Het is zaak om in deze fase goed te plannen, het is immers van groot belang dat alle zaken op orde zijn op het moment dat men de volgende fase in gaat. Bij een evenement kan men het zich niet veroorloven om later te beginnen, omdat contracten nog niet rond zijn.

Uitvoeringsfase (evenement zelf)

Deze fase is, samen met de uitwerkingsfase, de belangrijkste fase van het evenement. Met deze fase wordt namelijk het evenement zelf, maar ook de op- en afbouw bedoeld. Tijdens deze fase is het van belang voor de organisatie om toezicht te houden op de medewerkers, zodat alles goed verloopt.

Afwikkelingsfase (evaluatieverslag)

Wanneer het evenement is afgelopen, is het belangrijk om op het evenement te evalueren. Dit is voor van belang voor je eigen organisatie, maar ook voor de opdrachtgever en eventuele sponsors. De organisatie moet nagaan of de doelstelling van het evenement zijn behaald, en zo niet, waarom dit niet is gebeurd. Ook kan de organisatie er voor kiezen om bijvoorbeeld enquetes af te nemen bij mensen die het festival hebben bezocht.

De bevindingen van deze evaluaties worden opgenomen in een evaluatierapport. In dit rapport worden alle aspecten van het evenement die opvielen, zowel positief als negatief, beschreven. Deze bevindingen worden uiteindelijk voorgelegd aan de opdrachtgever en de sponsors.