InfoNu.nl > Zakelijk > Management > Time management tips: zorgvuldig omgaan met kostbare tijd

Time management tips: zorgvuldig omgaan met kostbare tijd

Time management tips: zorgvuldig omgaan met kostbare tijd Tijd is kostbaar. Efficiënt werken en de tijdsbesteding optimaal benutten is voor veel hardwerkende mensen lastig. Door enkele gedragingen aan te passen, besparen we veel tijd. Enkele bruikbare time management tips voor iedere manager, bedrijfsleider of zakenman. Hoe kunnen we tijdwinst behalen door ons gedrag op het werk te veranderen? Weten we welke doelen we voor ogen hebben? Weten we wat belangrijk is? Time management tips, zorgvuldig omgaan met kostbare tijd, een overzicht:

Verander het gedrag

Time management is een vreemd woord. Tijd kunnen we niet bepalen of indelen. Tijd kunnen we niet stoppen of vertragen. Tijd gaat gewoon door. Wat we moeten doen, is ons gedrag aanpassen. We kunnen namelijk wel ons gedrag managen, tijd niet. Ons gedrag, onze beleving en onze directe werkomgeving is te beïnvloeden. Door de juiste keuzes te maken en de juiste doelen te stellen kunnen we ons richten om ons gedrag en energie binnen de beschikbare tijd optimaal te besteden. Tijdwinst door ons gedrag aan te passen.

Eisenhowerschema

Iedere manager, bedrijfsleider of zakenman met drukke agenda´s die aan 24 uur per dag niet voldoende hebben om hun werk af te krijgen, is het maken van een Eisenhowerschema iedere morgen van de werkdag een uitkomst zijn. Pak een vel papier, verdeel het papier in 4 blokken en zet in de vier hoeken de eerste letters van het alfabet: A, B, C en D:
  • A: In A komt al het werk terecht dat direct moet worden afgehandeld, alles wat urgent is,
  • B: In B komt al het werk dat in de agenda moet worden ingepland,
  • C: In C komt al het werk dat anderen voor je kunnen doen, delegeren,
  • D: In D komt al het werk dat niet uitgevoerd hoeft te worden, maar kan worden vergeten.

Opruimen

Werken in chaos kost tijd. Belangrijke zaken moeten opzoeken in een berg papier, kost tijd. Zorg dat de werkplaats, het bureau, opgeruimd is en overzichtelijk. Werken aan een “clean desk” met zaken die urgent zijn, kan nooit voor afleiding zorgen. Werken aan een opgeruimd bureau bespaart tijd.

Top 8 tijdbesparing

Een overzicht van de top 8 timemanagement tips:
  • Maak iedere morgen als eerste een Eisenhowerschema op de afspraken van aankomende werkdag,
  • Zorg dat iedere dag iets af komt,
  • Zeg op een krachtige manier “nee” als dat nodig is,
  • Start als eerste met zaken waar je tegenop ziet,
  • Zorg dat je alle stukken op een “clean desk” hebt liggen waar je aan werkt en voor de rest niets,
  • Plan tijd waar je ongestoord kan werken,
  • Zorg voor afwisseling, na inspanning moet ontspanning komen om de rest van de dag geconcentreerd bezig te kunnen blijven,
  • Gebruik je agenda om te plannen en je hoofd om te denken.

E-mail

Enkele tips om de e-mail beter onder controle te houden:
  • Organiseer al het binnenkomende e-mail verkeer,
  • Beantwoordt e-mails op vaste tijdstippen van de dag,
  • Gooi e-mails direct weg die oninteressant zijn, niet bruikbaar en een tijdverspilling zijn,
  • Schakel je e-mail programma uit als je met andere belangrijke zaken bezig bent,
  • Laat je naam verwijderen van een nutteloze mailinglist die je niet tot nauwelijks gebruikt.

Telefoon

Enkele tips om de telefoon beter onder controle te houden:
  • Handel telefoontjes af door een telefoniste,
  • Beantwoord belangrijke telefoontjes op vaste tijdstippen van de dag,
  • Houdt telefoongesprekken doelgericht, zakelijk, kort doch vriendelijk,
  • Creëer een filter om telefoongesprekken via het secretariaat binnen te laten komen.

Vergaderingen

Vergaderingen zijn echte tijdrovers, enkele tijdbesparende tips:
  • Is mijn aanwezigheid van belang?
  • Plan vergaderingen voor de lunch of aan het eind van de werkdag, dat geeft onnodig uitlopen geen kans,
  • Beperk storingen van buitenaf tijdens de vergadering: zet mobiele telefoons uit en zorg dat niemand je stoort,
  • Bereidt vergaderingen goed voor: Wat is het doel van de vergadering? Hoeveel tijd is er beschikbaar voor elk agendapunt? Hoe laat start de vergadering? Hoe laat eindigt de vergadering? Wie zijn de deelnemers?

Personeel, collega´s en werknemers

Communiceer duidelijk naar het personeel, naar de werknemers of naar de collega´s wanneer je tijd hebt voor ze. Geef aan dat als jouw deur dicht is van jouw kantoor, dat je niet gestoord wenst te worden. Staat de deur open, dan is iedereen welkom met hun werkprobleem. Luister met volle aandacht naar het personeel en werknemers, houdt het kort en doelgericht.

Top 15 management tips

Voor iedere manager, leidinggevende of zakenman is tijd kostbaar. Zorgvuldig omgaan met de beschikbare tijd betekend winst. Enkele bruikbare tijdsbesparing tips voor iedereen die een drukke agenda heeft:
  • Maak een schets van de weekplanning,
  • Stel enkele grote deadlines voor jezelf,
  • Hak grote klussen in kleinere en overzichtelijke klussen,
  • Kennis is macht en meten is weten, houd de tijd bij van iedere gedane klus zodat een planning realistisch gemaakt kan worden,
  • Stress ontstaat door al het werk dat is blijven liggen,
  • Realiseer je dat 80% van alle urgente zaken in slechts 20% van de beschikbare tijd gedaan kan worden,
  • Zorg dat in deze 20% alle urgente zaken worden afgehandeld,
  • Stel prioriteiten: wat is belangrijk en wat niet? Stel medewerkers en collega´s op de hoogte!
  • Leer te delegeren en leer “nee” te zeggen,
  • Stel belangrijke zaken nooit uit, voer ze zo snel mogelijk uit,
  • Voor betere concentratie: ruim de werkplek op en ruim documenten op! (Clean desk),
  • Werk aan een ding tegelijk,
  • Bepaal vaste tijdstippen op een werkdag om tijdrovers als e-mail en telefoontjes af te handelen,
  • Neem voldoende pauze en ontspanning, minder stress werkt efficiënter en houdt de concentratie op pijl,
  • Volg een training timemanagement of volg een cursus time management!
© 2010 - 2019 Roberta, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Cursus Time managementCursus Time managementVeel mensen vinden het lastig om met hun tijd om te gaan. Daarom is er Time Managent. Tijdsmanagement is een methode die…
Tijdwinst met Time-management en vooral door gezond verstandTijdwinst met Time-management en vooral door gezond verstandEr is een groot verschil tussen geld en tijd. Tijd kun je niet sparen en je kunt het niet lenen. Tijd moet onmiddellijk…
Effectief en Efficient vergaderenEffectief en Efficient vergaderenVergaderen is voor velen een saaie, lange bijeenkomst en vaak ook zonder nuttige uitkomsten. Vaak is vergaderen ook meer…
Vergaderen hoeft geen tijdrovende gebeurtenis te zijn!Vergaderen hoeft geen tijdrovende gebeurtenis te zijn!Weinige zaken zijn zo frustrerend op de werkvloer als een vergadering zonder afspraken en structuur. Velen hebben wel al…
Timemanagement, nuttig en handigDe meningen over timemanagement zijn verdeeld en ook of het specifiek van deze tijd is. Feit is wel dat het handig is al…
Bronnen en referenties
  • http://carrieremagazine.nl/artikel/91-timemanagement-e-learning
  • http://www.loopbaan.nl/jouw-loopbaan/top-10-timemanagement-tips
  • http://www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/timemanagement/praktische-tips.html

Reageer op het artikel "Time management tips: zorgvuldig omgaan met kostbare tijd"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Infoteur: Roberta
Laatste update: 19-05-2011
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Management
Bronnen en referenties: 3
Schrijf mee!