Wanneer schakelt u voor een factuur de deurwaarder in?

De deurwaarder inschakelen doet geen enkele zakenman graag, maar het is soms nodig. Vooral wanneer de economie stokt, maar ook in goede tijden, krijgt elke ondernemer te maken met wanbetalers. De beste klanten zijn natuurlijk de klanten die een rekening meteen betalen, maar dat gebeurt vaak alleen met de kleine bedragen en meestal ook nog door klanten die een normaal inkomen hebben. Het gros van de vooral grotere klanten laat de rekeningen vaak liggen tot er een herinnering binnen valt. Zelfs gemeenten laten nogal eens een factuur liggen. In een enkel geval is dat geen drama, maar ook de zakenman moet zijn verplichtingen kunnen betalen. Vooral zzp'ers kunnen veel last van hebben van klanten die hun rekeningen veel te laat, of soms zelfs niet, betalen.

De secretaresse of de boekhouder van een bedrijf zorgt vaak voor betalingen

Hebt u bedrijven onder uw klanten, dan kan het gebeuren dat de ondernemer zelf niet eens in de gaten heeft dat de binnengekomen facturen niet binnen de op de factuur staande termijn van twee, drie of vier weken betaald zijn. Meestal zorgt de secretaresse voor het overmaken van het geld of is er een boekhouder die deze taak uitvoert.

Niet te snel boos worden

U kunt dan eigenlijk ook niet boos worden op de ondernemer die u de opdracht gegeven heeft. Die ondernemer is het vaak zelf niet schuld, maar mag hem daar wel op aanspreken als de betaling te lang op zich laat wachten. De ondernemer is immers wel verantwoordelijk voor de manier, waarop zijn werknemers hun taak uitvoeren.

Klanten die de factuur op een andere BV of andere naam gezet willen hebben

Bedrijven die in financiële problemen zitten proberen vaak de betaling uit te stellen door na het verstrijken van de betalingstermijn ineens de naam, waarop die factuur uitgeschreven is, veranderd willen hebben. Daarbij gaat het vaak om bedrijven van een enkele ondernemer, die verschillende BV’s heeft opgezet. Vaak wacht men zelfs tot de termijn van de ontvangen herinnering bijna verstreken is.

Deel een groot werk dan op in onderdelen en schrijf daar facturen voor uit

Gebeurt dat vaker, dan valt u dat natuurlijk op en zet u dat aan het nadenken. Het is verstandig om die relatie dan geen al te grote facturen uit te schrijven, maar in gedeelten werk te leveren en te laten betalen.

Een nieuwe datum op de factuur betekent voor u een latere betaling daarvan

Op die manier probeert de klant vaak een nieuwe datum op de oude factuur te krijgen, waardoor de betalingstermijn weer een paar weken verschuift, voordat er een herinnering geschreven kan worden. Geef daar echter niet aan toe en zet gewoon de oude factuurdatum op de nieuwe aanschrijving. Stuur ook meteen in dezelfde enveloppe de herinnering mee, als die al actueel is.

Wanneer er een faillissement van een ondernemer dreigt

Een faillissement van een klant is niet altijd tijdig te ontdekken, maar er zijn vaak wel al subtiele aanwijzingen voor betalingsmoeilijkheden. Zorg daarom voor een goed netwerk. Houd contact met bedrijven en hun werknemers. Soms kunt u zo achter informatie komen. Als een werknemer van dat bedrijf u vertelt dat er toch wel vaak aanmaningen binnenvallen, weet u eigenlijk al dat u snel moet zijn met het binnenhalen van uw geld.

Tekenen van onrust

Ook als collega’s of ondernemers van aanverwante bedrijven met een bepaald bedrijf financiële problemen hebben, moet er bij u een lampje gaan branden. Daarnaast is ook het inkrimpen van het personeelsbestand van een bedrijf een waarschuwing voor een eventueel faillissement. Ook dan is het zaak om contact met de ondernemer op te nemen en ervoor te zorgen dat u uw geld zo snel mogelijk binnen krijgt.

De curator bepaalt wie er betaald wordt

Is het bedrijf eenmaal in handen van een curator, dan krijgen vaak de banken (en grote bedrijven zoals energiebedrijven e.d.) het eerst hun geld terug en pas daarna komen de andere crediteuren aan de beurt. Tegen de tijd dat u als (meestal kleine) crediteur aan de bak kunt, is het geld op en hebt u het nakijken.

Pas op met bedrijven die steeds weer opnieuw een doorstart maken

Sommige ondernemers beginnen wel vier keer opnieuw met een bedrijf, nadat ze de vorige bedrijven allemaal failliet hebben laten gaan. Vaak is dat door onkunde, slecht financieel beleid, een slechte administratie, of verkeerde planning, maar bij een dergelijke ondernemer loopt u een enorm risico om uw facturen niet betaald te krijgen.

Geen betaling, dan ook geen nieuwe opdracht

Wie de oude factuur niet betaalt, kan ook geen nieuwe opdracht plaatsen. Er zijn ondernemers die zelfs proberen om tegelijk met een nieuwe opdracht meteen contant een klein gedeelte van de oude factuur te betalen, zodat u toch weer werk van hen aanneemt. Als dat een paar keer gebeurt, loopt u echter steeds meer achterop en bent u plotseling voor deze ondernemer voor niets aan het werken. Als de ondernemer dan tenslotte toch failliet gaat, hebt u voor de laatste factuur (of facturen) het nakijken.

Burgers met een eenmalige opdracht, waar het geld maar niet van binnenkomt

Stuur ook hier na afloop van de eerste termijn die op de factuur staat, meteen een herinnering. Zet op die herinnering een termijn van niet meer dan tien dagen en waarschuw alvast voor de administratiekosten van een eventueel daarop volgende aanmaning met daarop de waarschuwing dat bij het niet betalen daarvan de deurwaarder op zijn of haar kosten wordt ingeschakeld.

Hoe kunt u kosten van de deurwaarder op de klant verhalen

Wordt er binnen die tien dagen nog steeds niet betaald, wacht dan nog een dag of vijf met het sturen van een brief met opdracht naar de deurwaarder en zet daar duidelijk in dat zijn kosten verhaald dienen te worden op de crediteur. Vergeet dat niet te vermelden, want anders zijn de kosten van de deurwaarder voor uzelf als opdrachtgever.

Kopieën van factuur, herinnering en aanmaning meesturen

Stuur als bijlage bij de brief aan de deurwaarder ook de kopieën van de 1e factuur, de herinnering en de aanmaning op. Op die manier heeft de deurwaarder het bewijs dat verdere stappen noodzakelijk zijn.

Mensen met betalingsproblemen

Natuurlijk kan het voorkomen dat klanten onverwachts en zonder hun eigen schuld, in betalingsproblemen komen. Als u dat merkt dan kunt u ook aanbieden om de rekening in gedeelten te laten afbetalen. De klant moet zich daar dan wel maandelijks aan houden. Merkt u dat het niet goed gaat, stuur dan gewoon een rekening/herinnering voor het nog resterende bedrag.

Wanneer en hoe de herinnering sturen

Een herinnering versturen is niet moeilijk. U draait gewoon de factuur uit en zet daar in plaats van het woord “Factuur” het woord “Herinnering” boven met als extra ook de huidige datum erbij. Er staan dan dus twee datums: een van de dag waarop de factuur verstuurd is en de huidige datum, waarop de herinnering de deur uit gaat. Onderaan deze herinnering moet tevens een tekst staan, waarin u al aangeeft dat er bij een eventuele aanmaning het bedrag zal verhoogd worden met de (door u aangegeven) aanmaningskosten. Houd die aanmaningskosten wel redelijk.

Grote klanten altijd even bellen voordat u een aanmaning stuurt

Hebt u grote klanten waar u regelmatig stevige opdrachten van krijgt, bel die dan eventjes voordat u een aanmaning stuurt. Vraag na een sociale inleiding of de klant de herinnering al heeft zien liggen of dat deze misschien aan zijn aandacht ontsnapt is. Een druk bezette ondernemer kan immers wel eens wat vergeten en zijn secretaresse ook.

Een goed contact met een klant niet te snel verknoeien

Als er een goed contact is, wilt u dat ook beslist niet meteen door het sturen van een aanmaning en deurwaarder verknoeien. Dat kost u dan in de loop van de tijd meer dan een verlate betaling, want een geërgerde klant gaat al snel naar een ander.

De deurwaarder schakelt u in op kosten van de klant

Als niets meer helpt en er al na de factuur een herinnering en een aanmaning verstuurd is, wordt het tijd om de deurwaarder in te schakelen. Wees daar wel secuur mee, want de kosten van de deurwaarder moeten op de klant verhaald worden en dus moet de waarschuwing daarvan al op de aanmaning staan.

Geef ook de deurwaarder informatie over de betaling van zijn kosten

Daarnaast moet, zoals al gezegd, ook in de brief aan de deurwaarder staan dat deze de kosten op de klant moet verhalen. Doet u dat niet, dan hoeft de klant er zich niets van aan te trekken en moet u de kosten zelf betalen. U houdt dan minder over van het te innen bedrag.

Slecht betalende klanten zijn een ergernis voor elk bedrijf

Zorg dat u de vinger aan de pols blijft houden. U werkt immers niet voor niets. Uw tijd en kosten moeten betaald worden. Merkt u dat een klant steeds weer opnieuw pas na een aanmaning betaalt (en dat meestal nog zonder de aanmaningskosten) schrap die klant dan uit uw lijst en werk daar niet meer voor. Die klant is al die ergernis niet waard.

Lees verder

• De rechter inschakelen bij een zakelijk geschil kost tijd
• Een bedrijf overleeft via goede kwaliteit, prijs en service
• Houd de faillissementen van uw klanten in de gaten
• Tips om de factuur binnen de tijd betaald te krijgen
• Zakelijke samenwerking vereist een goed netwerk