Tips om de factuur binnen de tijd betaald te krijgen

De factuur van een project of levering wordt vaak niet op tijd, of zelfs helemaal niet betaald. Dat kan voor uw onderneming soms een drama worden, zeker als dat steeds vaker gebeurt. Hoe groter de factuur, des te groter is het probleem om het geld binnen te halen. U moet immers uw eigen rekeningen eveneens op tijd betalen en dat lukt alleen als u het geld van de verwerkte opdrachten en verkopen ook binnen gekregen hebt. Het is dus belangrijk om de geldstromen goed in de gaten te houden, zodat u zelf, ondanks al uw harde werk en inspanningen, niet plotseling in de financiële zorgen zit. Een buffertje achter de hand hebben is niet genoeg. Uw klanten moeten hun facturen betalen, maar hoe krijgt u ze zover?

Uw factuur naar klanten duidelijk opstellen

Facturen moeten simpel, maar heel duidelijk opgezet worden. Niet alleen moeten uw naam, adres, telefoonnummers, KvK nummer, enzovoort en de naam en het adres van de klant zorgvuldig en foutloos vermeld worden, maar vooral de omschrijving van de opdracht of het product moet kort en duidelijk opgezet worden. De klant moet in een oogopslag zien waarvoor hij moet betalen en ook apart de mede verschuldigde BTW en het totaalbedrag dat hij u schuldig is op de factuur opgeteld zien staan.

De betalingstermijn

Onder dit alles moet de betalingstermijn duidelijk te zien zijn. Maak hier liever geen maand van, maar kort dat in tot twee weken na de verzending van de factuur. Er zijn altijd klanten die binnen die termijn betalen en dat is natuurlijk fijn, maar veel klanten wachten eerst een herinnering af en vinden dat ze niet eerder hoeven te betalen. Dat komt, omdat er aan een eerste herinnering nog geen verhoging van het bedrag vast zit. Dat gebeurt immers pas bij de aanmaning. Het is niet netjes, maar een deel van de klanten betaalt altijd na de herinnering.

Tips voor de verzending

Verzend de factuur meteen na afsluiting van de opdracht en de werkzaamheden. Wacht er niet te lang mee, anders hebt u kans dat de klant de factuur niet meer wil betalen. Sommige jonge ondernemers zijn in het begin zo druk met hun werk bezig, dat ze de administratie te lang laten liggen en hun facturen pas na een half jaar opmaken en versturen. Dat is natuurlijk niet goed. Ze denken vaak dat ze de facturen nog altijd kunnen sturen en dat de administratie zelf verloren tijd is, maar dat is verkeerd gedacht. De administratie is een van de belangrijkste onderdelen van een bedrijf. Wie die niet in orde heeft, heeft geen overzicht op de geldstromen en kan ook het bedrijf dan niet goed voeren.

Onduidelijke facturen worden later betaald

Een onduidelijke rekening roept immers altijd vragen op en kan er mogelijk zelfs voor zorgen dat er een lagere overschrijving plaatsvindt dan op de factuur vermeld staat. Zorg dus voor duidelijkheid. Ook het juiste adres van de klant of de onderneming is belangrijk. Schrijft u de naam van een onderneming niet goed, dan vraagt die altijd om een herziening van de factuur met daarop de juiste aanschrijving. Zo kan die klant of onderneming vaak de betaling twee weken opschuiven. U zou er versteld van staan hoe vaak dat gebeurt.

Persoonlijk contact met de klant is belangrijk

Praat met uw klanten en houdt contact. Klanten waar u een goed en regelmatig contact mee onderhoudt, zullen het moeilijker vinden om uw factuur links te laten liggen en sneller betalen, omdat ze zich persoonlijk anders schuldig zouden voelen. Dat werkt niet altijd, maar in veel gevallen speelt het wel mee.

Facturen niet te groot laten worden

Laat de bedragen op de factuur niet te hoog worden. Krijgt u een opdracht voor een fors bedrag, deel dat dan in stukken en stuur voor elk afgesloten gedeelte een factuur. Op die manier blijft er tijdens een groot project toch regelmatig geld naar uw bankrekening vloeien en loopt u tevens niet het risico dat de klant aan het einde van het project failliet gaat en u helemaal niets van het grote bedrag binnen krijgt.

Niet te snel aan het tweede deel van het werk beginnen

Begin ook pas aan het volgende deel als het geld voor het eerste deel binnen is. Bij een bouwproject kunt u bijvoorbeeld afspreken dat u de eerste factuur graag betaald wilt zien bij de levering van de materialen, de tweede bij de aflevering van de ruwbouw en de derde bij oplevering van het project. Zo loopt u minder risico.

Facturen op tijd verzenden om ze binnen de tijd betaald te krijgen

Verzend de factuur voor een afgesloten opdracht zo snel mogelijk en in elk geval binnen twee dagen naar de klant. Hoe langer u ermee wacht, des te meer vervaagt de herinnering van de klant aan uw werk en des te later krijgt u ook uw geld binnen. Geld, dat u zelf nodig hebt om aan uw eigen verplichtingen te kunnen voldoen. Vanaf de afsluitingsdatum is het immers uw geld dat bij die klant op de bank staat. U hebt er recht op. De klant moet binnen de betalingstermijn betalen, maar doet dat jammer genoeg niet altijd.

De herinnering van de factuur

Veel klanten laten facturen liggen tot ze de herinnering binnen krijgen. Stuur die dan ook binnen twee dagen na het verstrijken van de betalingsdatum van de factuur. U kunt een herinnering (met een melding erop dat de eventueel volgende aanmaning verhoogd wordt met aanmaningskosten) via de post sturen, maar ook via de mail. Via de post is wat persoonlijker, want in de mail wordt ze soms over het hoofd gezien. Ook kunt u een herinnering via de post sturen en rond het verstrijken van de termijn van tien dagen een vriendelijk mailtje sturen met de vraag of de herinnering al gezien en betaald is.

Persoonlijk contact opnemen over de factuur

Helpt dat allemaal niet, dan is persoonlijk contact via de telefoon vaak een goede manier om de factuur alsnog betaald te krijgen. Spreek dan meteen een dag voor de betaling af. Een goede manier om dat gesprek te openen is te vragen naar hoe de uitgevoerde opdracht of het geleverde product bevalt. Daarna kunt u gerust over de betaling van de factuur beginnen.

Korting geven als er op tijd betaald wordt of niet

Sommige ondernemers geven korting als de klant binnen de betalingstermijn van de factuur betaalt. Dat is een keuze. De een vindt dat de klanten dan toch iets sneller betalen, de ander krijgt opmerkingen van klanten dat het product dan blijkbaar te duur verkocht wordt. Ook de administratie vergt wat meer inzicht en zoekwerk, want er staan dan twee bedragen op de factuur. Op uw bankrekening verschijnt een van de twee, maar de banken zijn tegenwoordig niet zo zorgvuldig meer in het noemen van namen en/of factuurnummers.

Aanbetalingen laten doen

Vooral bij grote zendingen, grote opdrachten, enzovoort is het goed om de klant al vooraf een aanbetaling te laten doen. Op die manier is de klant aan u gebonden en u kunt de aanbetaling naderhand van het verschuldigde bedrag op de factuur aftrekken.

Netwerken om uw geld binnen te krijgen

Netwerken is prima als nevenactiviteit om uw facturen betaald te krijgen. Via uw contacten krijgt u eventuele financiële problemen van uw klanten en/of hun bedrijven sneller te horen en kunt u soms op tijd maatregelen nemen, want gaat een klant eenmaal failliet, dan is er vaak niets meer te halen. De fiscus, de bank en de grote energiebedrijven zijn dan degenen die het eerst hun schuld betaald krijgen, waarna ook de curator en zijn mensen hun salaris veilig stellen.

Faillissementen van klanten

Houd ook regelmatig de faillissementenlijsten in de gaten. Zo weet u wat er in ondernemersland speelt. Aanhangende bedrijven van een failliet bedrijf komen vaak daarna ook in moeilijkheden. Een beetje voorzichtigheid met opdrachten van die kant, kan dan geen kwaad.

De aanmaning

Stuur pas een aanmaning als de klant ook na een herinnering en een vriendelijk telefoontje nog steeds niet betaalt. Het bedrag op de aanmaning is hoger dan op de oorspronkelijke factuur, omdat deze verhoogd wordt met ongeveer 40 euro aanmaningskosten, waarover u ook BTW kunt rekenen.

De deurwaarder

De deurwaarder haalt tegenwoordig slechts weinig geld binnen en gaat vaak zonder een betaling weer naar huis terug. U kunt altijd de deurwaarder inschakelen, maar doe dat echter wel alleen op kosten van de wanbetaler. Dat moet dan wel van tevoren in de aanmaning gestaan hebben. Dat kan bijvoorbeeld op de volgende manier: "mocht de aanmaning niet binnen vijf dagen betaald zijn, dan zal op uw kosten de deurwaarder ingeschakeld worden". Incassobureaus kunnen eveneens ingeschakeld worden, maar ook deze moeten betaald worden door u of door de klant.

Het kost natuurlijk tijd

Een telefoontje, een bezoekje bij een klant of een vriendelijk opgezet mailtje kosten natuurlijk altijd een stukje van uw kostbare tijd als ondernemer. Het opnemen van persoonlijk contact werkt echter het beste om een klant te laten betalen, als de betaling van de factuur te lang op zich laat wachten. Sommige ondernemers gaan even bij de klant langs om het werk, het product en de ervaringen ermee te bespreken en vragen dan terloops naar de betaling. Klanten hebben in een dergelijk geval meer moeite om de betaling uit te stellen.