Zakelijke brief schrijven, een duidelijke zakelijke brief

Een schrijver van een zakelijke brief wil vaak een bepaald doel bereiken. Hij wil bijvoorbeeld dat zijn voorstel wordt aangenomen, of dat aan hem een schadevergoeding wordt toegekend. Hoe bereikt u dat de lezer welwillend tegenover je verzoek of voorstel staat? Een brief die aan duidelijkheid niets te wensen overlaat vergroot ongetwijfeld de welwillendheid van de lezer. Weet u waar de lezer naar kijkt?

Het onderwerp van uw zakelijke brief

Een zakelijke brief aan een instelling, een bedrijf of een overheidsinstantie moet over een onderwerp gaan. Verschillende onderwerpen worden immers vaak door verschillende medewerkers en afdelingen verwerkt. Het beperken tot een onderwerp vergroot de kans dat uw onderwerp goed uit de verf komt, bovendien blijft de brief vanzelf kort. Een bondige opzet en formulering vergroot de kans dat uw brief echt gelezen wordt. Bovendien is een brief over een onderwerp gemakkelijker te archiveren.

Is uw brief een reactie op eerdere communicatie (een brief, een telefoongesprek of een advertentie)? Dan moet u dit duidelijk in de openingszin van uw brief vermelden. Exactheid voorkomt misverstanden, irritaties en onnodige telefoontjes om opheldering.

• Schrijf niet: Naar aanleiding van de brief die u mij laatst stuurde en waarin u mijn verzoek om mij een lening te verstrekken afwees,...
• Schrijf wel: Naar aanleiding van uw brief (kenmerk: P 2015/40, d.d. 16 mei 2015), waarin u mijn verzoek om mij een lening te verstrekken afwees,...

Het onderwerp van de brief kunt u ook vermelden na vermelding van de adresgegevens van de geadresseerde. Na het onderwerp vermeldt u de datum.

De aanhef van uw zakelijke brief

In de aanhef van een zakelijke brief is het niet nodig om titulatuur te vermelden. Titulatuur vermelden in de adressering is nog wel gebruikelijk. Als u de naam van de geadresseerde onbekend is, kunt u volstaan met:

• Geachte heer,
• Geachte mevrouw,
• Geachte heer, mevrouw,

Als de naam van de geadresseerde wel bekend is:

• Geachte heer Van Dinteren,

Als u de geadresseerde goed kent:

• Beste Henk,
• Beste Van Dinteren,

Het publiek van uw zakelijke brief

Probeer u een beeld te vormen van de persoon aan wie of de instelling waaraan u schrijft. Kent men u? Zo ja, wat voor een beeld heeft men van u? Bij wie komt uw brief terecht? Weet u wat die persoon met uw brief zal doen? Het denken over dit soort vragen bepaalt de stijl van uw brief. Gaat het om een formele brief, of is een informele stijl geschikter om uw doel te bereiken? Kent u de geadresseerde persoonlijk? Dan kan uw brief wellicht wat informeler zijn. Heeft u correspondentie van de geadresseerde? Dan kunt u wellicht in uw reactie op zijn brief dezelfde stijl hanteren. Hanteer geen toon die te formeel of te informeel is voor de beoogde doelgroep:

• Uit oogmerk van administratieve verwerking moge ik uw verzoeken bij voldoening van de onderhavige nota het voornoemd nummer te vermelden.
• Hierbij deel ik u mee dat mijn echtgenote niet op haar werk kan verschijnen. Door al die sores met de kleine zag ze het helemaal niet meer zitten.

Het doel van uw zakelijke brief

Geef duidelijk aan wat u wilt bereiken met uw brief. Wilt u informatie vragen, een voorstel doen of een voorstel van iemand anders afkeuren, een bezwaar indienen, een bestelling bevestigen, enzovoorts. Wilt u uiting geven aan uw boosheid? Zorg dat de lezer snel duidelijk wordt wat de bedoeling van uw brief is. Introduceer het onderwerp, spreek uw dank of ongenoegen uit, of val met de deur in huis:

• Graag nodigen wij u uit voor een presentatie over...
• Wij bedanken uw voor uw bestelling van...
• Uw afwijzing van ons verzoek om ons een hypotheek te verstrekken verbaast ons zeer.
• Voor alle leraren werkzaam in het onderwijs kunnen wij een goedkope zorgverzekering aanbieden.

Vaak verwacht u een reactie van de geadresseerde. Beëindig uw brief dan met een duidelijk verzoek om een reactie (wat, waar, wanneer en hoe).

• Schrijf niet: Wilt u ons laten weten of u kunt instemmen met ons voorstel?
• Schrijf wel: Wilt u ons uiterlijk binnen twee weken laten weten of de door ons verstrekte informatie over ons vermogen aanleiding is om alsnog met ons te overleggen over een mogelijke toekenning van de hypotheek?

De begrijpelijkheid van uw zakelijke brief

Een brief die geen taalfouten bevat kan de lezers toch voor grote problemen stellen. De begrijpelijkheid van juridische en ambtelijke teksten laat vaak te wensen over. Zinnen zijn vaak voor meerdere interpretaties vatbaar. Soms worden zinnen door de context duidelijk. Ook de achtergrondkennis van de lezer is van belang om te komen tot een juiste interpretatie. Wilt u een duidelijke brief schrijven? Schrijf dan geen zinnen waarvan de betekenis pas met moeite te achterhalen is:

• De directeur deelde de minister mee dat hij zijn reputatie zou schenden als hij de brief zou verzenden.
• De werkgroep heeft voorlopige afspraken gemaakt over het maken van een beschrijving van de organisatie en de automatiseringsplannen.
• We zouden de laatsten zijn om te ontkennen dat het onwaarschijnlijk is dat de andere deelnemers zullen afzien van het gebruik van ons nieuwste product.

Door het schrijven van een duidelijke brief is de kans groot dat de geadresseerde welwillend tegenover uw verzoek of mededeling staat. Schrijf daarom zakelijke brieven die aan duidelijkheid niets te wensen overlaten.

Lees verder

• Beleidsnota: het schrijven van een beleidsnota
• Zakelijke brief schrijven, van briefhoofd tot ondertekening
• Teksten schrijven: een voorlichtend artikel
• Teksten schrijven: goed functionerende teksten
• Teksten schrijven: een boekrecensie