Zakelijke teksten schrijven: persoonlijk schrijven

Zakelijke teksten zijn niet altijd boeiend om te lezen. Als een zakelijke tekst niet over een interessant onderwerp gaat is de lezer geneigd om af te haken. Hoe kan een zakelijke tekst zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt worden voor de lezers? Door persoonlijk te schrijven. De lezer moet zich aangesproken voelen. Spreek de lezer dus aan door persoonlijke voornaamwoorden te gebruiken. Maak duidelijk wie iets beweert. Wees concreet. Probeer het woord men te vermijden. Betrek de lezer bij uw tekst door gebruik te maken van vragende zinnen, en zorg dat ook de vrouwelijke lezer zich aangesproken voelt. Door persoonlijk te schrijven wordt een zakelijke tekst veel aantrekkelijker.

Het belang van persoonlijk schrijven

Een tekst over een onderwerp dat voor veel mensen interessant is wordt wel gelezen, hoe onaantrekkelijk de tekst ook is geschreven. Zakelijke teksten zijn echter lang niet altijd interessant. De lezer heeft de neiging om af te haken. Om te bewerkstelligen dat uw tekst toch door veel mensen gelezen worden, zult u uw tekst zo aantrekkelijk mogelijk moeten maken. Een zakelijke tekst hoeft niet saai te zijn. Door een persoonlijke manier van schrijven kan een zakelijke tekst aantrekkelijk worden gemaakt.

Directe aansprekingen

Persoonlijke communicatie met de lezer bevordert de aantrekkelijkheid van uw tekst. Een tekst wordt persoonlijker door persoonlijke voornaamwoorden (u, ik wij, etc.) te gebruiken.

Geef aan wie de tekst schrijft. Een voorbeeld van een onpersoonlijke zin: In dit artikel worden de bezwaren tegen de huidige asielprocedure besproken. Deze zin wordt veel persoonlijker met persoonlijke aansprekingen. Schrijf dus liever: In dit artikel bespreek ik mijn bezwaren tegen de huidige asielprocedure.

Geef aan op wie iets betrekking heeft. Een voorbeeld van een onpersoonlijke zin: Zoals we vorige week hebben meegedeeld, zullen we binnenkort de afrekening van de servicekosten sturen. De schrijver is in deze zin wel zichtbaar (we). De zin kan persoonlijker worden gemaakt door de lezer aan te spreken. Beter is: Zoals we u volgende week al hebben meegedeeld, zullen we u binnenkort de afrekening van de servicekosten sturen.

Soms kan een schrijver van zakelijke teksten beter afzien van het persoonlijk aanspreken van de lezer. Het aanspreken van de lezer met u kan in beleidsteksten en rapporten te opdringerig lijken.

Ook kan de schrijver beter afzien van het persoonlijk aanspreken van de lezer als het om iets negatiefs gaat dat ook betrekking heeft op de lezer. Zo voorkomt u dat een lezer zich op zijn tenen getrapt voelt. Schrijf dus niet: U heeft een studie afgerond. Men mag dus verwachten dat u correct Nederlands schrijft. Toch heeft u daar wellicht moeite mee. U voelt zich onzeker en u maakt onbewust taalfouten.

Abstract/Concreet

Vaak komen in een tekst meer personen voor dan de schrijver en de lezer. Het is belangrijk om zo concreet mogelijk te zijn. Persoonlijke woorden, zoals u, wij, hij en zijn verhogen de aantrekkelijkheid van een tekst. Vooral concrete personen maken een tekst aantrekkelijker. Ook namen van mensen maken een tekst aantrekkelijk. Schrijf dus niet een leidinggevend persoon maar de chef van de afdeling logistiek. Nog concreter is afdelingschef de heer Jansen.

In de zin: Bij een ongeval is een werknemer gewond geraakt, is zowel ongeval als werknemer abstract. Concreter is: Bij een aanrijding op het parkeerterrein van ons bedrijf is een onderhoudsmonteur gewond geraakt.

Men

Schrijvers van zakelijke teksten gebruiken niet zelden het woord men. Men is van mening dat .... Men is heel onpersoonlijk, want het is niet duidelijk wie men (de handelende persoon) is. Vermijd het gebruik van men. Schrijf dus niet: Men heeft al heel wat geschreven over de leesbaarheid van zakelijke teksten. Schrijf liever: Er is al heel wat geschreven over de leesbaarheid van zakelijke teksten.

Schrijf dus niet: Men heeft ons onlangs meegedeeld dat de prijzen weer gaan stijgen. Schrijf liever: De fabrikant heeft zijn afnemers onlangs meegedeeld dat zijn prijzen weer gaan stijgen.

Het gebruik van men moet ook vermeden worden als men niet in iedere zin dezelfde betekenis heeft. Voorbeeld: Het komt vaak voor dat men zich gaat wijden aan de studie van de correspondentie van een vreemde taal zonder een behoorlijke Nederlandse brief te kunnen schrijven. Het is gevolg is dat men vaak brieven met veel fouten te zien krijgt.

Men in de eerste zin heeft de betekenis van de leerlingen. Men in de tweede zin heeft een algemene betekenis (u en ik). Deze zin moet dus worden verbeterd: Het komt vaak voor dat leerlingen zich gaan wijden aan de studie van de correspondentie in een vreemde taal zonder een behoorlijke Nederlandse brief te kunnen schrijven. Het gevolg is dat we vaak brieven met veel fouten te zien krijgen.

Sekseaanduiding

De lezer moet zich persoonlijk aangesproken voelen. Een woord als cursist slaat zowel op mannen als op vrouwen. De cursist ontvangt zijn diploma als hij in het totaal 50 punten heeft behaald.

Door het meervoud te gebruiken voelt ook de vrouwelijke cursist zich aangesproken. Schrijf dus liever: De cursisten ontvangen hun diploma als ze in het totaal 50 punten hebben behaald.

Vragende zinnen in zakelijke teksten

In een tekst over een moeilijk onderwerp kan een vragende zin de lezer direct bij het verhaal betrekken. Hij voelt zich waarschijnlijk aangesproken en is daarom ook benieuwd naar het antwoord op die vraag (en dus bereid om verder te lezen).

Enkele voorbeelden:

• Wat heeft het onderzoek naar klimaatverandering tot nu toe opgeleverd?
• Wat zijn de belangrijkste voordelen van het betalen met een creditcard?
• Op welke wijze beïnvloeden persoonlijke aansprekingen de leesbaarheid van een tekst?

Gebruik de vragende zin wel spaarzaam. Uw tekst is immers geen quiz.

Lees verder

• Nederlands: acht eeuwen elitaire Franse invloed
• Nederlands: Duitse leenwoorden en de reacties daarop
• Nederlands: Engelse leenwoorden verrijken het Nederlands