Zakelijke brief schrijven, van briefhoofd tot ondertekening

Zakelijke brieven zijn uw visitekaartje. Een goed geschreven zakelijke brief kan ertoe leiden dat de relatie met de ontvanger wordt verbeterd. Om die reden is het dus raadzaam om voldoende aandacht te besteden aan uw zakelijke brief. Niet alleen de inhoud is van belang. Hoe spreekt u de lezer van uw brief correct aan? Waar vermeldt u de bedrijfsgegevens? Hoe ondertekent u uw brief? Schrijft u in de aanhef van uw brief 'Geachte heer Van Dinteren', 'Geachte heer van Dinteren', of 'Geachte heer P. van Dinteren'? Deze en andere vragen moeten beantwoord worden om een foutloze zakelijke brief te kunnen schrijven.

Het belang van zakelijke brieven

Een zakelijke brief geeft een beeld van uzelf. De brief is te beschouwen als een visitekaartje. Bovendien kan een zakelijke brief uw relatie met de ontvanger van uw brief beïnvloeden. Het is daarom aanbevelenswaardig om voldoende aandacht te besteden aan zowel de indeling als de inhoud van een zakelijke brief.

De onderdelen van een zakelijke brief

Een zakelijke brief bestaat tenminste uit zeven onderdelen:

• briefhoofd
• adressering
• datum
• kenmerk en/of onderwerp
• aanhef
• inhoud brief
• slotformule (ondertekening)

Briefhoofd

Veel organisaties gebruiken voorbedrukt briefpapier. Op dit voorbedrukt briefpapier staan de volgende gegevens vermeld: bedrijfsnaam, postbus of straatnaam en nummer, postcode en plaats, e-mailadres en internetadres.


Gebruikt u geen voorbedrukt briefpapier, dan kunt u uw brief beginnen met de adressering. De bedrijfsgegevens vermeldt u dan na ondertekening van de brief.

Adressering

Zorg voor een volledige adressering. Neem (indien bekend) ook de afdeling op. De gebruikelijke volgorde bij adressering is: bedrijf, afdeling, contactpersoon, postbus of straatnaam en nummer, postcode en plaats.


Als u een brief schrijft aan een van uw cliënten (geen bedrijf) dan vermeldt u in de adressering de volgende gegevens: naam cliënt, straat en huisnummer, postcode en plaats.


Merk op dat ieder woord aan het begin van een nieuwe regel met een hoofdletter wordt geschreven. Bovendien staan er geen komma's in de adressering. Het is gebruikelijk om (indien bekend) de academische titel in de adressering te vermelden.

Kenmerk en/of onderwerp

Op voorbedrukt briefpapier staan soms de vermeldingen Uw kenmerk (de code van de brief waarop u reageert) en Ons kenmerk (de code van uw brief). In uw brief moet in ieder geval het onderwerp worden vermeld. Het onderwerp wordt vermeld achter de dubbele punt achter Onderwerp of Betreft. Kies een korte en informatieve omschrijving, bijvoorbeeld 'opzegging internetcontract'. Merk op dat er bij de vermelding van het onderwerp geen hoofdletter wordt gebruikt.

Datum

De dag wordt genoteerd in cijfers en de maand voluit in letters (geen hoofdletter!). Na de dag en maand wordt het jaartal in cijfers genoteerd, bijvoorbeeld '16 november 2016'.

Aanhef

Bij de aanhef moet u letten op diverse zaken:

• Noem in de aanhef (indien bekend) de naam van de geadresseerde. Schrijf dus bijvoorbeeld 'Geachte mevrouw De Bruin'.
• Gebruik in de in de aanhef geen voorletters. Schrijf dus niet 'Geachte mevrouw Th. de Bruin'.
• Vermeld in de aanhef geen academische titels. Schrijf dus niet 'Geachte mevrouw drs. De Bruin'.
• Omdat het gebruik van titulatuur in de aanhef niet meer gebruikelijk is, moet u niet 'Geachte professor' schrijven.
• Schrijf het (eerste) voorvoegsel met een hoofdletter, bijvoorbeeld 'De heer Van der Laar'.
• Vermeld bij getrouwde vrouwen niet hun meisjesnaam in de aanhef. Schrijf dus niet 'Geachte mevrouw De Bruin-Janssen'.
• Kent u de namen niet, en weet u niet of de brief bestemd is voor een mevrouw of een meneer, schrijf dan 'Geachte heer, mevrouw,'.
• Afgeraden wordt om de opvallende schuine streep te gebruiken. Schrijf dus liever niet 'Geachte heer / mevrouw,'.
• De aanhef wordt altijd afgesloten met een komma, bijvoorbeeld 'Geachte heer De Vries,'.
• Het eerste woord van de brief (na de aanhef) begint met een hoofdletter.

Bij een aan een groep gerichte brief heeft u de keuze uit diverse mogelijkheden:

• Geachte dames en heren
• Geacht bestuur
• Geachte commissie
• Geachte directie
• Geacht college

Als u de geadresseerde goed kent, dan kunt u schrijven:

• Beste Henk
• Beste Van Dinteren

Wordt de aan Henk van Dinteren gerichte brief besproken in een commissie of bestuur, dan is het beter om toch te kiezen voor een formele aanhef met 'Geachte', want de toon van de brief hoort dan formeel te zijn.

De inhoud van de zakelijke brief

De zakelijke brief bestaat uit drie delen:

• opening: met aanleiding en belangrijkste informatie;
• middenstuk: met details uitwerking, toelichting argumenten;
• afsluiting: (vriendelijke) afronding of vastleggen afspraken.

Ter illustratie een voorbeeld van een zakelijke brief:

Slotformule (ondertekening)

Zakelijke brieven worden doorgaans afgesloten met 'Met vriendelijke groet'. Hoogachtend wordt alleen nog gebruikt in erg formele correspondentie, of als de relatie ernstig verstoord is. Afsluiten met 'Met vriendelijke groeten' kan ook, maar dat komt wat minder zakelijk over (bovendien groet u maar een keer). Onder de handtekening wordt naam en functie of afdeling vermeld.

Merk ook op dat iedere regel begint met een hoofdletter (zie ook de adressering). Het vermelden van de heer of mevrouw na de handtekening is niet gebruikelijk. Schrijf dus niet 'De heer P. van Miltenburg'. Vrouwen kunnen overigens eventueel wel 'mevrouw' vermelden. Als de naam van de afzender verkort wordt weergegeven, bijvoorbeeld 'P. van Miltenburg', dan is niet altijd duidelijk of het een man of een vrouw betreft, want mannen mogen geen 'De heer' vermelden en vrouwen hebben wellicht geen 'Mevrouw' vermeld. Het ondertekenen met de voornaam erbij (zoals in de voorbeeldbrief) wordt overigens steeds meer gebruikelijk. Het ondertekenen met vermelding van de voornaam is minder afstandelijk. Bovendien is dan doorgaans wel duidelijk of de afzender een man of een vrouw is.

Heeft een brief geen voorbedrukt briefhoofd, dan worden onder naam en functie of afdeling de bedrijfsgegevens vermeld: naam bedrijf, postbus of straat en nummer, postcode en plaats, telefoonnummer, e-mailadres en (eventueel) internetadres van het bedrijf (zie voorbeeldbrief).

Voorbereiding

U weet nu waar op op moet letten als u een zakelijke brief schrijft. Het is overigens onverstandig om nu direct met het schrijven van de brief te beginnen. Een goede briefschrijver besteedt ook enige tijd aan de voorbereiding.

Voordat u de eigenlijke brief schrijft moet u bepalen wat het onderwerp van uw brief is. In instellingen en bedrijven worden verschillende onderwerpen vaak door verschillende afdelingen behandeld. Stel in uw brief daarom maar één onderwerp aan de orde.

Bepaal het doel van uw brief. Wilt u informatie vragen of een offerte doen? Wilt u uiting geven aan uw boosheid, of wilt u juist uw waardering uiten? Wilt u wellicht uw excuses aanbieden?

Zorg dat u een beeld heeft van de persoon of de instelling waaraan u schrijft. Weet men wie u bent? Wat voor beeld heeft men van u? Wie neemt uw brief in behandeling? Beantwoording van die vragen helpt om in uw brief de juiste toon te treffen. Men zal dan eerder bereid zijn om uw verzoek, excuus enzovoorts te honoreren of te aanvaarden.

Lees verder

• Zakelijke brief schrijven, een duidelijke zakelijke brief
• Beleidsnota: het schrijven van een beleidsnota
• Beleidsnota: van vraag naar antwoord
• Beleidsnota: structuur met inhoud als uitgangspunt