De opzet van een zakelijke brief

Wanneer je wilt gaan solliciteren, een klacht ergens over hebt, ontslag wilt nemen of een abbonement op wilt zeggen moet je een zakelijke brief shrijven. Maar hoe ziet een zakelijke brief er nu eigenlijk uit? In dit artikel kun je lezen hoe je een zakelijke brief moet schrijven.
Je schrijft een zakelijke brief niet zomaar omdat je het leuk vind zoals bij een persoonlijke brief. Een zakelijke brief schrijf je omdat je een doel hebt, en dit doel ook graag wilt bereiken. Het is dan ook erg belangrijk dat de brief duidelijk overkomt en dat er een duidelijke opmaak in de brief zit. Maak geen lange zinnen maar wees juist kort maar krachtig, let daarbij wel op dat de zinnen niet té kort worden. Daarnaast is het belangrijk dat de brief niet in de ik of wij vorm geschreven wordt, maar spreek de lezer aan door de u of uw vorm te gebruiken. En als laatste, wees netjes, duidelijk en correct.

De opbouw van een zakelijke brief

Een zakelijke brief bestaat uit de volgende onderdelen:

Afzender
Communicatienummers
Geadresseerde
Briefgegevens
Aanhef
Brieftekst
Afsluiting

Afzender

Een zakelijke brief begint altijd met de afzender, je schrijft dus altijd eerst je eigen gegevens op. Je begint de brief dus als volgt:

Voornaam + Achternaam
Straatnaam + Nummer
Postcode + Plaats

Communicatie gegevens

Nadat je je eigen adres genoteerd hebt volgt er altijd een witregel. Hierna wordt je telefoonnummer, faxnummer en e-mail adres vermeld. Je vermeld deze gegevens altijd onder elkaar:

Tel: Nummer
Fax: Nummer
E-mail: Email adres

Geadresseerde

Wanneer je het adres opschrijft waar de brief heen moet begin je altijd iedere regel met een hoofdletter. Als eerste vermeld je de naam van het bedrijf of de instelling waar de brief naar toe gaat. Vervolgens vermeld je de naam van de geadresseerde en benoem altijd de volledige naam, dus inclusief de voorletters. Als laatste vermeld je uiteraard het adres. Dit komt er dan als volgt uit te zien:

Naam bedrijf
Naam geadresseerde
Straatnaam + nummer
Postcode + plaatsnaam

Briefgegevens

Nu kom je eigenlijk pas aan bij het schrijven van de brief. Je begint de brief altijd met de datum waarop je de brief schrijft en met de plaats waar je de brief schrijft. Je vermeld dit altijd onder het adres. Vervolgens noteer je het onderwerp van de brief. Dit komt er dus zo uit te zien:

Plaats, Datum ( schrijf deze altijd voluit )

De aanhef

In de aanhef van de brief vermeld je nooit voorletters, enkel de achternaam van de geadresseerde. De meest gebruikte aanhef is “Geachte heer Naam” of “Geachte mevrouw Naam”.

De brieftekst

Wanneer je begint met het schrijven van de brief begin je nooit met ik, dit is namelijk erg onbeleefd. Daarnaast is het belangrijk dat je de zinnen niet te lang maakt, gebruikt maakt van alinea’s en deze ook niet te lang maakt. Je onderscheidt alinea’s altijd door gebruik te maken van een witregel.

Afsluiting

Een brief kun je op veel manieren afsluiten maar de meest gebruikte manier is “met vriendelijke groeten”, waarna je je handtekening zet en je naam vermeld.

Voorbeeld brief

Wanneer je de brief op de juiste manier ingedeeld hebt zal het er als volgt uitzien:

Joost Appel
Appellaan 33
1968 AP Appelboom

Tel: 0243-243984
Fax:0243-243934
E-mail: Joostappel@hotmail.com

Peerenboom bv
Piet Peer
Peerenlaan 44
1345 PP Peeren

Appelboom, 6 september 2011,

Geachte heer Peer,

Tekst

Tekst

Tekst

Met vriendelijke groet,

Handtekening
Joost appel