Beleidsnota: het schrijven van een beleidsnota
Werknemers met een leidinggevende of beleidsvoorbereidende functie hebben te maken met beleidsnota's, als lezer of als schrijver. Een schrijver van een beleidsnota dient te weten aan welke eisen moet worden voldaan. Het is belangrijk om een goede probleemstelling te formuleren. Een goed leesbare beleidsnota is niet te lang, bevat uitsluitend relevante informatie en heeft een logische indeling. Het gebruik van het juiste tekstschema leidt tot een logisch opgebouwde beleidsnota.Wat is een beleidsnota?
Beleidsnota's zijn teksten waarin concrete beleidsvoorstellen worden gedaan, of waarin nieuw beleid wordt aangekondigd of uitgewerkt. Een marketingafdeling van een fietsenfabriek kan bijvoorbeeld een beleidsnota schrijven over een te introduceren nieuwe verkoopstrategie.Vrijwel iedereen die binnen een bedrijf of overheidsinstelling een leidinggevende of beleidsvoorbereidende functie bekleedt, heeft te maken met beleidsnota's, zowel met het lezen als (niet zelden) ook met het schrijven ervan. Het lezen en/of schrijven van beleidsnota's neemt vaak een niet onaanzienlijk deel van de werktijd in beslag.
Eisen aan beleidsnota's
Beleidsrapporten over specialistische onderwerpen worden geschreven door schrijvers met specifieke vakkennis. Lezers kunnen de beleidsnota's door tijdsgebrek doorgaans slechts vluchtig lezen, in de hoop dat ze iets lezen wat voor hun van belang is. Een goed leesbare beleidsnota voldoet aan de volgende eisen:Probleemstelling
Wat is een probleemstelling?Een probleemstelling is de centrale vraag waarop de tekst het antwoord geeft. Een rapport waarin een bank geadviseerd wordt over de keuze van een bepaald computersysteem heeft als probleemstelling 'welk computersysteem is het meest geschikt voor onze bank?'
De probleemstelling van een tekst is niet hetzelfde als het onderwerp van een tekst. Als het onderwerp van een tekst bijvoorbeeld is het gebruiken van robots bij de fabricage van fietsen, dan kunnen de probleemstellingen bijvoorbeeld zijn:
Beschrijvende probleemstellingen
Deze probleemstellingen hebben tot doel om een bepaald gebied op een bepaald verschijnsel onder de aandacht te brengen. Dit leidt bijvoorbeeld tot de volgende probleemstellingen:
Probleemstellingen die zich richten op de oorzaken (soms ook de gevolgen) van een bepaald verschijnsel. Voorbeelden:
Probleemstellingen die zich richten zich op de vraag of een bepaalde ontwikkeling goed is, of het voldoet. Voorbeelden:
Probleemstellingen die zich richten op het geven van een advies over te nemen maatregelen. Enkele voorbeelden:
Het is belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan het formuleren van een probleemstelling. De geformuleerde probleemstelling maakt het mogelijk om de benodigde informatie te selecteren en te ordenen, en kan bovendien gebruikt worden bij het schrijven van een inleiding.
Selectie
Bij selectie wordt bepaald welke informatie in een beleidsrapport moet worden opgenomen. Schrijvers van beleidsnota's zijn geneigd gegevens om te veel gegevens te vermelden. Het is verleidelijk om allerlei informatie uit onderzoeksrapporten over te nemen. Informatie die niet nodig is om de probleemstelling te beantwoorden, moet worden weggelaten. Relevante informatie uit onderzoeksrapporten kan vaak worden samengevat.
Ordenen
Ordenen is het bepalen van de indeling van de beleidsnota's. De informatie in een beleidsnota moet op een min of meer uniforme wijze worden gepresenteerd. Tekstschema's bieden de schrijver van een beleidsnota steun bij het indelen van de beleidsnota.
Inleiding
In de inleiding staat een vermelding van de probleemstelling. De lezer krijgt dan een goed beeld van wat hij kan verwachten. In de inleiding kan ook de tekstopzet worden vermeld, de wijze waarop de probleemstelling (centrale vraag) van de tekst wordt beantwoord. Vermelding van een probleemstelling en tekstopzet maken de lezer duidelijk wat hij kan verwachten. Het geschetste kader leidt vaak tot een beter begrip van de tekst. Ter illustratie een voorbeeld van een inleiding met vermelding van probleemstelling en tekstopzet.
In deze beleidsnota wordt nagegaan welk automatiseringspakket het meest geschikt is voor de administratie van de openbare bibliotheek. In hoofdstuk 1 wordt beschreven welke werkzaamheden door de administratief medewerkers worden verricht. De wensen van administratie op automatiseringsgebied worden vermeld in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 worden drie mogelijke automatiseringspakketten beschreven. Uit deze pakketten wordt een keuze gemaakt (hoofdstuk 4).
Tekstschema's
Het gebruik van een tekstschema helpt de schrijver van een beleidsnota om zijn tekst overzichtelijk in te delen. Dat leidt ongetwijfeld tot een betere leesbaarheid. Voor een beleidsnota's met een verklarende, toetsende of adviserende probleemstelling kan de schrijver een tekstschema gebruiken. Gebruik van een tekstschema leidt tot een logische opbouw van een beleidsnota. De opbouw van de beleidsnota ligt immers vast.Voor een beleidsnota met een verklarende probleemstelling kan het volgende schema worden gebruikt:
