Beleidsnota: het schrijven van een beleidsnota

Werknemers met een leidinggevende of beleidsvoorbereidende functie hebben te maken met beleidsnota's, als lezer of als schrijver. Een schrijver van een beleidsnota dient te weten aan welke eisen moet worden voldaan. Het is belangrijk om een goede probleemstelling te formuleren. Een goed leesbare beleidsnota is niet te lang, bevat uitsluitend relevante informatie en heeft een logische indeling. Het gebruik van het juiste tekstschema leidt tot een logisch opgebouwde beleidsnota.

Wat is een beleidsnota?

Beleidsnota's zijn teksten waarin concrete beleidsvoorstellen worden gedaan, of waarin nieuw beleid wordt aangekondigd of uitgewerkt. Een marketingafdeling van een fietsenfabriek kan bijvoorbeeld een beleidsnota schrijven over een te introduceren nieuwe verkoopstrategie.

Vrijwel iedereen die binnen een bedrijf of overheidsinstelling een leidinggevende of beleidsvoorbereidende functie bekleedt, heeft te maken met beleidsnota's, zowel met het lezen als (niet zelden) ook met het schrijven ervan. Het lezen en/of schrijven van beleidsnota's neemt vaak een niet onaanzienlijk deel van de werktijd in beslag.

Eisen aan beleidsnota's

Beleidsrapporten over specialistische onderwerpen worden geschreven door schrijvers met specifieke vakkennis. Lezers kunnen de beleidsnota's door tijdsgebrek doorgaans slechts vluchtig lezen, in de hoop dat ze iets lezen wat voor hun van belang is. Een goed leesbare beleidsnota voldoet aan de volgende eisen:

• Kortheid. Als een beleidsrapport kort is (enkele A-viertjes) kan de lezer snel achterhalen wat voor hem van belang is.
• Concreetheid. Abstracte begrippen en strategieën dienen geconcretiseerd te worden, en waar nodig verduidelijkt te worden. Een beleidsnota zonder concretisering over bijvoorbeeld marketing, personeelsbeleid of automatisering wordt voor veel lezers al snel onleesbaar.
• Uniformiteit. Uniform (gelijkvormig) opgebouwde beleidsnota's maken de tekst toegankelijker voor lezers, omdat de informatie in een beleidsnota steeds op dezelfde plaats staat (bijvoorbeeld in de inleiding van ieder beleidsnota staat waar de tekst over gaat, en hoe de tekst is ingedeeld). De lezer hoeft dan niet de hele beleidsnota te lezen om voor hem relevante informatie te vinden.
• Structuur. Schrijvers die een beleidsnota uniform indelen maken gebruik van vaste schema's. Bij een bepaalde probleemstelling hoort een vast schema. Dat maakt het mogelijk om beleidsnota's steeds op een vergelijkbare manier in te delen.

Probleemstelling

Wat is een probleemstelling?

Een probleemstelling is de centrale vraag waarop de tekst het antwoord geeft. Een rapport waarin een bank geadviseerd wordt over de keuze van een bepaald computersysteem heeft als probleemstelling 'welk computersysteem is het meest geschikt voor onze bank?'

De probleemstelling van een tekst is niet hetzelfde als het onderwerp van een tekst. Als het onderwerp van een tekst bijvoorbeeld is het gebruiken van robots bij de fabricage van fietsen, dan kunnen de probleemstellingen bijvoorbeeld zijn:

• Is de invoering van robots noodzakelijk om te kunnen concurreren met andere fietsfabrieken?
• Op welke wijze moet de inzet van robots worden gerealiseerd?
• Welke gevolgen heeft de inzet van robots voor het personeel van de fietsenfabriek?

De gekozen probleemstelling bakent de inhoud van een beleidsnota veel nauwkeurig af dan het onderwerp. Een probleemstelling van een tekst is ook niet hetzelfde als het probleem. Als het probleem van de fietsenfabriek de sterk gedaalde verkoop van het aantal fietsen is, dan kunnen de probleemstellingen bijvoorbeeld zijn:

• Wat is de oorzaak van de sterk gedaalde fietsenverkoop?
• Op welke wijze kan de verkoop van fietsen op korte termijn worden vermeerderd?

Soorten probleemstellingen

Beschrijvende probleemstellingen
Deze probleemstellingen hebben tot doel om een bepaald gebied op een bepaald verschijnsel onder de aandacht te brengen. Dit leidt bijvoorbeeld tot de volgende probleemstellingen:

• Welke subsidieregelingen gelden voor windenergie?
• Welke onderwijsinstellingen verzorgen tweetalig onderwijs?

Verklarende probleemstellingen,
Probleemstellingen die zich richten op de oorzaken (soms ook de gevolgen) van een bepaald verschijnsel. Voorbeelden:

• Wat is de oorzaak van de grote uitval van eerste-jaars hbo-studenten?
• Hoe komt het dat steeds meer 50-plussers langdurig werkloos zijn?

Toetsende (evaluatieve) probleemstellingen
Probleemstellingen die zich richten zich op de vraag of een bepaalde ontwikkeling goed is, of het voldoet. Voorbeelden:

• Voldoet de huursubsidieregeling nog wel?
• Dient er binnen de school een alcoholverbod te worden ingesteld

Adviserende probleemstellingen
Probleemstellingen die zich richten op het geven van een advies over te nemen maatregelen. Enkele voorbeelden:

• Welke computersysteem moet er worden aangeschaft voor de openbare bibliotheek?
• Hoe kunnen de hoge kopieerkosten binnen de organisatie worden gehalveerd?

Beleidsnota's bevatten vaak verschillende typen probleemstellingen. Een beleidsnota over de toenemende achterstand bij de betaling van de huursubsidie kan vier probleemstellingen bevatten:

• Beschrijvende probleemstelling, het beschrijven van de omvang van het probleem
• Verklarende probleemstelling, het doen van onderzoek naar de verschillende oorzaken
• Toetsende probleemstelling, het nagaan of de situatie aangepast kan of moet worden
• Adviserende probleemstelling, een advies geven over de (beste) oplossing voor het probleem

Het belang van probleemstellingen

Het is belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan het formuleren van een probleemstelling. De geformuleerde probleemstelling maakt het mogelijk om de benodigde informatie te selecteren en te ordenen, en kan bovendien gebruikt worden bij het schrijven van een inleiding.

Selectie
Bij selectie wordt bepaald welke informatie in een beleidsrapport moet worden opgenomen. Schrijvers van beleidsnota's zijn geneigd gegevens om te veel gegevens te vermelden. Het is verleidelijk om allerlei informatie uit onderzoeksrapporten over te nemen. Informatie die niet nodig is om de probleemstelling te beantwoorden, moet worden weggelaten. Relevante informatie uit onderzoeksrapporten kan vaak worden samengevat.

Ordenen
Ordenen is het bepalen van de indeling van de beleidsnota's. De informatie in een beleidsnota moet op een min of meer uniforme wijze worden gepresenteerd. Tekstschema's bieden de schrijver van een beleidsnota steun bij het indelen van de beleidsnota.

Inleiding
In de inleiding staat een vermelding van de probleemstelling. De lezer krijgt dan een goed beeld van wat hij kan verwachten. In de inleiding kan ook de tekstopzet worden vermeld, de wijze waarop de probleemstelling (centrale vraag) van de tekst wordt beantwoord. Vermelding van een probleemstelling en tekstopzet maken de lezer duidelijk wat hij kan verwachten. Het geschetste kader leidt vaak tot een beter begrip van de tekst. Ter illustratie een voorbeeld van een inleiding met vermelding van probleemstelling en tekstopzet.

Tekstschema's

Het gebruik van een tekstschema helpt de schrijver van een beleidsnota om zijn tekst overzichtelijk in te delen. Dat leidt ongetwijfeld tot een betere leesbaarheid. Voor een beleidsnota's met een verklarende, toetsende of adviserende probleemstelling kan de schrijver een tekstschema gebruiken. Gebruik van een tekstschema leidt tot een logische opbouw van een beleidsnota. De opbouw van de beleidsnota ligt immers vast.

Voor een beleidsnota met een verklarende probleemstelling kan het volgende schema worden gebruikt:

• Inleiding, waarin de probleemstelling (bijvoorbeeld het hoge ziekteverzuim binnen de organisatie) wordt uitgewerkt
• Werkwijze (bijvoorbeeld enquête of interviews met medewerkers)
• Resultaten, van de enquête en/of de interviews
• Conclusie, bijvoorbeeld het hoge ziekteverzuim binnen de organisatie wordt veroorzaakt door...

Voor en beleidsnota met een toetsende probleemstelling kan het volgende tekstschema worden gebruikt:

• Inleiding, met de probleemstelling (bijvoorbeeld het fileprobleem in Nederland)
• Beschrijving van het probleem
• Oorzaken van het probleem
• Gevolgen van het probleem
• Mogelijke oplossingen
• Beoordeling van de oplossingen
• Conclusie (gekozen oplossing)

Dit schema kan ook gebruikt worden voor een beleidsnota met een adviserende probleemstelling. Er wordt geen oplossing gekozen, (bijvoorbeeld bouw meer snelwegen) maar een advies uitgebracht (het fileprobleem zou op de volgende wijze(n) kunnen worden opgelost).

Lees verder

• Beleidsnota: van vraag naar antwoord
• Beleidsnota: structuur met inhoud als uitgangspunt
• Zakelijke brief schrijven, een duidelijke zakelijke brief
• Teksten schrijven: stijlkenmerken van teksten
• Beleidsnota: communicatief en strategisch formuleren