Ontslaggesprek: hoe voer je die?

Als leidinggevende kan het voorkomen dat je een ontslaggesprek moet voeren. Gelukkig is dit geen dagelijkse bezigheid en daardoor vereist het voeren van zo’n gesprek een goede voorbereidingen. In dit artikel lees je tips welke jou kunnen helpen om een goed ontslaggesprek te voeren, waardoor de toch al pijnlijke boodschap zo goed mogelijk overgebracht kan worden.

Een ontslaggesprek is een slechtnieuwsgesprek

Wellicht heb je wel meer ervaring met het voeren van een slechtnieuwsgesprek. Een ontslaggesprek is natuurlijk een slechtnieuwsgesprek en daarom zijn de richtlijnen voor een slechtnieuwsgesprek ook te gebruiken voor een ontslaggesprek.

De tips daarvoor zijn:

• Breng het nieuws meteen: begin het gesprek niet door over koetjes en kalfjes te praten en draai er ook niet omheen. Geef geen hele lange inleiding en probeer ook niet met vragen de ontvanger zelf de conclusie te laten trekken. Op deze manier breng je de ontvanger alleen maar meer in onzekerheid en vergroot je de kans dat de boodschap niet helder overgebracht wordt.
• Probeer het slechte nieuws niet minder erg te maken: formuleer de boodschap duidelijk, ook al lijkt de boodschap daardoor harder. Je hebt helaas geen beter nieuws te brengen en als je de boodschap minder hard probeert te maken, kan dit resulteren in een minder duidelijke boodschap of je geeft daardoor de indruk dat je zelf vindt dat het niet zo’n slecht nieuws is dat je brengt.
• Plan een goed moment en stel het vervolgens niet steeds uit: mensen hebben in het algemeen de neiging om taken waar ze tegen op zien uit te stellen. Doe dat niet. Plan vooraf een goed moment (bijvoorbeeld niet op een vrijdagmiddag net voor het weekend) en hou die planning aan. Er zijn altijd wel redenen te bedenken om het te verzetten omdat het toch niet uitkomt.
• Doe het persoonlijk en niet via e-mail of brief: dit lijkt heel logisch, maar bij slechtnieuwsgesprekken in het algemeen hebben veel mensen toch de neiging om het door middel van een e-mail of brief te ontlopen. Dat zal je door de ontvanger(s) niet in dank worden afgenomen.

Drie fasen van een ontslaggesprek

Slechtnieuwsgesprekken zijn in onderstaande drie fasen te verdelen. In deze alinea worden deze drie fasen besproken voor een ontslaggesprek, want daar zitten een paar kleine verschillen in.

1. De klap uitdelen: breng de boodschap meteen en duidelijk. Je kan niet door middel van een inleiding van vijf minuten naar de boodschap (de conclusie dat tijdens dit gesprek het ontslag gegeven wordt) toewerken. Je bouwt dan de spanning voor de ontvanger op en deze zal zich in de tussentijd allerlei scenario’s in zijn hoofd gaan halen. Wees daarom duidelijk door de boodschap meteen te brengen en door de juiste woorden te gebruiken. Dus niet: “We gaan proberen zonder jou verder te gaan.”
2. Helpen opvangen van de klap: tijdens een ontslaggesprek is het niet gepast als jij als boodschapper vervolgens de ontvanger emotioneel gaat ondersteunen door te zeggen hoe erg je het voor hem/haar vindt en dergelijke. Dat werkt namelijk verwarrend, omdat jij ook degene bent die het slechte nieuws gebracht heeft. Toch kun je helpen om de klap op te vangen, om na het brengen van je boodschap ruimte te geven aan de ontvanger om te reageren. Durf een lange stilte te laten vallen en probeer de drang te onderdrukken om die zelf op te vullen met opmerkingen om te troosten. Als je de stilte verbreekt, verbreek deze dan met een vraag aan de ontvanger.
3. Bespreken van nader te nemen stappen: ook een ontslaggesprek moet afgesloten worden met het maken van vervolgafspraken. Het is belangrijk dat de ontvanger de vervolgprocedure kent. Aangezien de ontvanger na het moment waarop uitgesproken is dat hij/zij zijn ontslag krijgt weinig informatie meer zal opnemen, is het belangrijk om die informatie ook in een brief vast te leggen die je mee kan geven of per post direct toestuurt.

Goede voorbereiding

Tot slotte is een goede voorbereiding van het gesprek essentieel. Het helpt je om ondanks de spanning die je zal voelen omdat je een moeilijk gesprek moet voeren, toch de juiste dingen te zeggen. Daarnaast moet je ook aan voorbereidingen denken zoals afspraken maken met HRM (zit er een collega van HRM bij het gesprek en hoe is de rolverdeling tussen jullie?), wie vangt de collega op die slecht nieuws gekregen heeft en hoe ga je (directe) collega’s informeren.