Duidelijk formuleren: Schrijfadvies op woord- en zinsniveau

Tijdens het schrijven van artikelen of bij het opstellen van verslagen, rapporten en brieven is het essentieel om rekening te houden met je lezers. Zij willen graag jouw tekst moeiteloos in zich op kunnen nemen. Hierbij speelt je woordkeus, zinsopbouw en structuur van je tekst een grote rol. We zien nog te vaak dat men onduidelijk of omslachtig woordgebruik hanteert met ingewikkelde zinsopbouw. Daarnaast moet je voor jezelf een beslissing maken of de lezer formeel of informeel moet worden benaderd. De adviezen in dit artikel geven aan hoe je de begrijpelijkheid en aantrekkelijkheid van je teksten kunt vergroten door bepaalde typen woorden te gebruiken of juist te vermijden. Daarnaast zal het gebruik van exacte omschrijvingen en het vermijden van vaag taalgebruik de nodige aandacht krijgen. Je zult verder de nodige tips en aanwijzingen tegenkomen om je tekst zowel op woord- als zinsniveau.

Schrijfadvies: Woorden

Je tekst begint met woorden. Het is de kunst om je woorden juist te kiezen om een praktisch goed geheel te vormen. In deze alinea wordt ingegaan op het gebruik van ontkenningen, exacte omschrijvingen en voorzetseluitdrukkingen. Ten eerste is een overmaat aan ontkenningen zeer verwarrend voor een lezer omdat het soms onduidelijk is of de ene ontkenning de andere opheft of niet. Zorg dus dat je teveel ontkenningen in één zin vermijdt.

Wanneer je een tekst gaat schrijven moet je voor jezelf nagaan welke criteria er allemaal verbonden zijn aan jouw gekozen onderwerp. Het is zaak dat je altijd de vragen beantwoordt die de gegeven informatie uit de tekst bij de lezer kan oproepen. Handig zijn hierbij de vragen als wie, wat, welke, waarom, wanneer etc. Voorkom vaag taalgebruik en omschrijf exact wat je bedoelt te zeggen.

Tip: Let op vaag taalgebruik bij een vergrotende of verkleinende trap zoals, beter, groter, kleiner en minder. Vaak komt er na de vergrotende of verkleinende trap geen antwoord op de vraag: ‘beter dan wie?’ of ‘kleiner dan wat?’

Iedereen die weleens teksten schrijft heeft er weleens mee te maken. Het gebruik van voorzetsels om je tekst soepeler te laten lopen. Vaak worden er voorzetseluitdrukkingen gebruikt in plaats van deze te vervangen door gewone voorzetsels of voegwoorden. Een voorbeeld van een voorzetseluitdrukking en de daar bijhorende vervanging is: ‘als gevolg van’ wordt ‘doordat’. De reden dat we voorzetseluitdrukkingen het liefst niet tegenkomen in rapporten en teksten is omdat zij vaak een vaag verband legt, waardoor er voor een bepaalde zin meerdere interpretaties mogelijk zijn. Gebruik daarom liever een enkel voorzetsel of een voegwoord.

Schrijfadvies: Zinnen

Het schrijven van goede geconstrueerde zinnen is een handigheidje op zich. Het is belangrijk dat je zinnen in je tekst niet te ingewikkeld zijn. Hoe kan je een ingewikkelde zinsbouw voorkomen? Om te beginnen moeten we zogenaamde tangconstructies voorkomen. Een tangconstructie is een ander woord voor ingewikkelde zinsstructuur. Hierbij is sprake van tangconstructie als twee woorden die je normaal gesproken naast elkaar zet in een zin, wordt onderbroken door een partij andere woorden.

Voorbeeld aanwijzing

• Foutieve zin: 'De voorzitter gaf een toelichting op de door hem in de vergaderagenda van 25 maart jongstleden voorgestelde innovaties.'
• Herschreven: 'De voorzitter gaf een toelichting op de innovaties die hij in de vergaderagenda van 25 maart jongstleden had voorgesteld.'

Ten tweede moeten we rekening houden met kettingconstructies waarbij we informatie in een zin schakelen aan een ondergeschikt voegwoord of voorzetsels die gepaard gaan met naamwoordstijlen. Deze termen klinken voor velen onbekend in het oor. In praktijk moet je gewoon zorgen dat je lange zinnen in stukken hakt en door middel van voorzetsels en voegwoorden je zinnen samenstelt. Er is sprake van naamwoordstijl als je een werkwoord gebruikt als een zelfstandig naamwoord. Probeer werkwoorden echt als werkwoorden te gebruiken om onduidelijke zinsstructuren te voorkomen. Ook lange zinnen waarbij de kern van de informatie helemaal achteraan staat is ook moeilijk leesbaar en de lezer moet dan lang wachten op de ontknoping.

Tip: schrijf korte en bondige zinnen