Beoordelingsgesprek voorbereiden

Een goede voorbereiding van het beoordelingsgesprek is essentieel, zowel voor de medewerker als voor de leidinggevende. Hoe kun je als medewerker of als leidinggevende een beoordelingsgesprek voorbereiden?

Beoordelingsgesprek voorbereiden leidinggevende

Voorafgaand aan het beoordelingsgesprek moet de leidinggevende consequent functioneringsgesprekken voeren, waarin duidelijke afspraken worden gemaakt. Uit het beoordelingsgesprek mogen geen verrassingen naar voren komen. Daarom is het van belang om de werkgever, ook buiten de functioneringsgesprekken om, regelmatig feedback te geven.

Voorbereiden beoordelingsgesprek

De leidinggevende kan zich op de volgende wijze voorbereiden op het beoordelingsgesprek. Hij moet zoveel mogelijk informatie inwinnen van de medewerker. Dat kan door middel van het verzamelen van notulen of verslagen van eerdere beoordelingen. Uit het materiaal moet blijken hoe de medewerker functioneert.

Agenda

Vervolgens stelt de leidinggevende een agenda op met onderwerpen die tijdens het beoordelingsgesprek aan de orde zullen komen. De medewerker in kwestie moet de agenda voor het gesprek ter inzage hebben. Hij kan dan zelf ook onderwerpen aandragen.

Vijfpuntsschaal beoordelingsgesprek

Daarnaast moet de leidinggevende zich verdiepen in de beoordelingscriteria. Soms zijn die vooraf vastgesteld. Er kan ook voor gekozen worden om de competenties die bij de functiebeschrijving zijn benoemd, te vergelijken met de competenties waar de medewerker aan voldoet. Er kan gebruik gemaakt worden van een zogenaamde “vijfpuntsschaal”, waarbij een vijf staat voor “uitstekend”.

Het persoonlijk ontwikkelingsplan

Steeds meer bedrijven werken met een POP, waarin de medewerker aangeeft op welke gebieden hij zich wil ontwikkelen. In het beoordelingsgesprek dient de leidinggevende een oordeel te geven over de resultaten. In hoeverre zijn de doelstellingen (uit het POP) gerealiseerd?

Subjectief

De leidinggevende kijkt altijd via een referentiekader naar zijn medewerker, dat beïnvloed wordt door allerlei invloeden van buitenaf. Een beoordeling zou gestaafd moeten zijn op feitelijke, meetbare informatie.

Beoordelingsgesprek voorbereiden werknemer

Ook voor de werknemer is het van belang om het beoordelingsgesprek goed voor te bereiden. Het eenzijdige karakter van het beoordelingsgesprek is geen reden om de input van de werknemer achterwege te laten.

Agenda opstellen

Als werknemer geldt dat het handig is om vooraf een agenda op te stellen met punten die je wilt bespreken met je leidinggevende. Die punten kun je vooraf kenbaar maken aan de leidinggevende, zodat hij deze in zijn agenda kan verwerken. Als werknemer heb je recht op een goede voorbereiding.

Zelfreflectie

Daarnaast is het van belang om het eigen functioneren kritisch te bekijken. Wat gaat er goed? Op welke fronten loop je tegen problemen aan? Waardoor worden die problemen veroorzaakt? Hoe functioneer je in het team?

Verslagen beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken

Om je voor te bereiden op een beoordelingsgesprek kan het zinvol zijn om verslagen van eerdere beoordelings- en functioneringsgesprekken door te lezen en jezelf af te vragen in hoeverre je vooruitgang hebt geboekt.