Het communicatiehandboek: een must voor elke organisatie

De enorme variëteit aan communicatiemiddelen en –manieren maakt het, vooral in grotere organisaties, voor medewerkers niet eenvoudig om altijd het juiste product te kiezen en de juiste (huisstijl)regels en richtlijnen te hanteren. Het is niet zelden dat rondom communicatieprocedures verhitte discussies ontstaan en door misverstanden of onduidelijkheden veel tijd en geld verloren gaan. Een communicatiehandboek kan dan uitkomst bieden. Een communicatiehandboek is een naslagwerk waarin een antwoord wordt gegeven op (bijna) alle vragen die een medewerker over de communicatieproducten van de organisatie kan hebben. Elk product wordt op overzichtelijke wijze besproken en getoond en alle belangrijke kenmerken, huisstijlregels en richtlijnen komen daarbij aan bod.

Medewerkers moeten in het handboek vrijwel alles terug kunnen vinden wat zij willen of moeten weten over een bepaald product: van de regels voor de lay-out, de kleuren, het gebruik van foto's en het lettertype tot hoe en bij wie zij het product kunnen bestellen, bij wie ze terecht kunnen voor de vormgeving, wie de kosten van het reclamebureau of de drukker betaalt en wie de teksten schrijft. Maar ook wanneer wel of juist niet voor dát communicatiemiddel gekozen moet worden en welke doelgroep met het middel het beste bereikt wordt, is in een gedegen handboek bij de verschillende producten terug te vinden.

Waarom een communicatiehandboek

In de eerste plaats stelt een communicatiehandboek medewerkers in staat om op de juiste manier om te gaan met de producten die zij maken of laten maken. Zij weten immers precies waar ze aan toe zijn, kennen de juiste regels en richtlijnen en weten wat ze zelf moeten doen of waarvoor ze bij een collega van een andere afdeling terecht kunnen. Medewerkers komen op deze manier niet voor verrassingen te staan en zijn geen extra tijd of zelfs geld kwijt aan onnodig zoekwerk of correcties in een later stadium.
In de tweede plaats krijgen medewerkers met het handboek meer inzicht in de manier waarop verschillende communicatiemiddelen werken. Elk communicatiemiddel heeft zijn eigen specifieke eigenschappen (die bij elk product in het handboek terug te vinden zijn). Eigenschappen die het middel wel of juist helemaal niet geschikt maken voor het effect dat men bij een bepaalde groep mensen wil bereiken. Of een actie wel of niet succesvol is, heeft dan ook veel te maken met de communicatiemiddelen die worden ingezet. Een goed communicatiehandboek kan medewerkers meer inzicht geven in wat er allemaal komt kijken bij de keuze voor het juiste communicatiemiddel.

Een communicatiehandboek maakt communicatieprofessionals in een organisaties echter zeker niet overbodig. Het stelt medewerkers in staat om gerichter om advies te vragen en het kan oeverloze discussies over de inzet van niet geschikte communicatiemiddelen of onduidelijke huisstijlregels (met alle gevolgen van dien) aanzienlijk bekorten.

De inhoud van het communicatiehandboek

Het communicatiehandboek kent meestal een aantal inleidende hoofdstukken, waarin ingegaan wordt op de belangrijkste principes, uitgangspunten en achtergronden van communiceren en de huisstijl van de organisatie. Zo kunnen bijvoorbeeld de criteria besproken worden die gehanteerd zijn bij de ontwikkeling van de huisstijl, kan het (correcte gebruik van het) logo of woord- en beeldmerk toegelicht worden en kan ingegaan worden op de gekozen huisstijlkleuren en -elementen. Ook kunnen in de eerste hoofdstukken de regels van de organisatie worden beschreven ten aanzien van het wel of niet uitbesteden van het ontwerp en de productie van communicatiemiddelen (tenzij dit per product varieert), de aanbestedingsprocedures voor reclamebureaus en drukkers, etc..

De belangrijkste hoofdstukken van het communicatiehandboek worden gevormd door een beschrijving van de verschillende producten die in de organisatie worden gebruikt. Bij elk product kunnen de volgende zaken aan bod komen:

• Een korte omschrijving van het product.
• Een beschrijving van de gebruikte vormen en kleuren bij het product.
• De mogelijkheden binnen de huisstijl: eisen en richtlijnen met betrekking tot de vormgeving.
• Het doel: waarom kies je voor dit product.
• De doelgroep: wie kun je met dit product bereiken.
• Het budget: wie betaalt de kosten die voor dit product gemaakt worden.
• Van idee tot product: hoe komt dit product tot stand. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Welke stappen moet je ondernemen om van een eerste idee uiteindelijk te komen tot een kant-en-klaar product?

Naast deze vaste onderwerpen, kan natuurlijk ook informatie gegeven worden over zaken die voor dat specifieke product van belang zijn. Zo kunnen bij het personeelsblad ook gegevens vermeld worden over de redactie, de frequentie van uitgifte en de inhoud van het blad.

Wordt het communicatiehandboek op papier uitgegeven, zorg dan voor een goed trefwoordenregister. Wordt gekozen voor een digitale versie? Vergeet dan niet een goede zoekfunctie te installeren, zodat medewerkers snel en makkelijk alle producten en overige belangrijke begrippen kunnen vinden.

Nooit compleet en tijdloos

Heb niet de pretentie dat er een compleet en tijdloos handboek gepresenteerd wordt. De (communicatie)wereld verandert immers voortdurend: ontwikkelingen volgen elkaar in snel tempo op, nieuwe producten doen hun intrede en de inzet van bestaande producten verandert. Een handboek dat op papier verschijnt, kan dan ook het beste als een losbladige aanvulling worden uitgegeven. Wijzigingen kunnen dan periodiek aan alle medewerkers worden toegestuurd. Het is echter aan te raden om een digitaal communicatiehandboek uit te geven. Op die manier ben je immers veel flexibeler, medewerkers vinden veel sneller de gewenste producten en richtlijnen en het aanbrengen van wijzigingen gaat veel eenvoudiger en sneller.

Lees verder

• Een nieuwe huisstijl: meer dan een logo