Communicatie in een organisatie

In een organisatie wordt communicatie steeds belangrijker. Dit komt door een aantal factoren die ervoor zorgen dat organisaties steeds afhankelijker worden; zo worden organisaties steeds meer zichtbaar voor consumenten en neemt de fysieke afstand tussen producent en consument toe. Communicatie kan verschillende functies vervullen in verschillende deelgebieden van een organisatie. Het wordt steeds belangrijker dat de manier van communiceren aansluit bij het beleid van een organisatie.

Toenemend belang van communicatie in een organisatie

Communicatie wordt steeds belangrijker voor organisaties. Dit komt door een aantal ontwikkelingen die zich de laatste tijd voor hebben gedaan.

• Organisaties zijn steeds meer afhankelijk van de omgeving. Steeds meer zijn bedrijven zichtbaar voor consumenten, en ook is er een steeds groter aanbod. Dit zorgt ervoor dat er steeds meer gedaan moet worden om consumenten van hun product of dienst te overtuigen. Ook moet er steeds meer intern worden gewerkt aan het communiceren, omdat dit meer en meer een open boek is geworden voor consumenten.
• Daarnaast is er sprake van schaalvergroting. De fysieke afstand tussen de producent en de consument neemt toe. Dit komt omdat er ook steeds meer tussenschakels zitten voordat een product van de producent naar de consument is gekomen. Dit betekent dat er door middel van communicatie steeds meer moeite moet worden gedaan om het benodigde publiek te bereiken.
• Ook wordt de samenleving steeds complexer. Bedrijven moeten steeds meer moeite doen om zich helder te profileren ten opzichte van hun doelgroep. Dit moet bijvoorbeeld bij veranderingen binnen de organisatie.

Functie van communicatie in een organisatie

Communicatie kan in een organisatie vele functies vervullen. Het is niet slechts één functioneel gebied genaamd communicatie, het communiceren hoort namelijk bij meerdere deelgebieden binnen de organisatie. De communicatie kan daardoor op verschillende manieren worden benaderd. Het kan benaderd worden als:

• beleidsvisie of mentaliteit
• managementfunctie
• proces van interactie met publieksgroepen: hierbij wordt gekeken hoe het meest effectief kan worden gecommuniceerd
• activiteiten en werkwijzen: hierbij wordt gekeken hoe communicatiemiddelen het best kunnen worden ingezet
• studieveld

Deze benaderingen komen voort uit de context van de communicatie. Een organisatie heeft een sociale omgeving die bestaat uit talrijke groepen en individuen. Deze hebben invloed op de organisatie of worden door de organisatie beïnvloed, en daarom moet hier in de beleidsvorming rekening mee worden gehouden. Het gaat hier bijvoorbeeld om medewerkers, leveranciers, klanten, media, concurrenten en overheden.

Geïntegreerde communicatie

Geïntegreerde communicatie betekent communicatie waarbij het communicatiebeleid aansluit bij het beleid van de organisatie. De coördinatie van de communicatie wordt hiermee bepleit. Communicatie moet worden afgestemd op alle gebieden in de organisatie, dit zorgt ervoor dat de communicatie zo optimaal mogelijk zal zijn. Er zijn verschillende niveaus waarop je communicatie kunt bekijken. De afstemming van activiteiten binnen een bepaald communicatiegebied heet geïntegreerde communicatie op microniveau, de activiteiten vanuit verschillende communicatiegebieden en organisatieonderdelen bekijk je op het mesoniveau, en op macroniveau bekijk je of het communicatiebeleid past in het organisatiebeleid.

Invoer, doorvoer, uitvoer

In elke organisatie is sprake van invoer, doorvoer en uitvoer. Bij invoer gaat het om materialen, machines, geld, energie, etcetera. Bij doorvoer gaat het om machinale of menselijke handelingen en bij uitvoer gaat het om het product of dienst dat de organisatie aanbiedt. Bij invoer, doorvoer en uitvoer is allemaal een verschillende vorm van communicatie nodig. Bij de invoer van de organisatie is sprake van concerncommunicatie, hierbij wordt gekeken naar trends op de markt en issues in de samenleving. Bij de doorvoer is interne communicatie nodig, alle mensen of machines die zorgen voor het productieproces moeten zo optimaal mogelijk samenwerken. Dit wordt verzorgd door interne communicatie. Bij uitvoer moeten producten en diensten zo goed mogelijk worden aangeboden op de markt. Hier is sprake van marketingcommunicatie, dat ervoor zorgt dat de afzet van de producten of diensten zo hoog mogelijk wordt! Hieronder vind je een overzicht van de verschillende communicatievormen bij invoer, doorvoor en uitvoer.