Interne communicatiemiddelen

Medewerkers die goed geïnformeerd zijn, voelen zich meer betrokken bij de organisatie. En een goede interne communicatie is een voorwaarde voor een soepel verlopende externe communicatie. U kunt verschillende (digitale) communicatiemiddelen inzetten, zoals het personeelsblad, nieuwsbrief, intranet en social media. Speciale aandacht verdient de internetdienst Yammer.

Waarom is interne communicatie belangrijk?

Interne communicatie is belangrijk om medewerkers te binden en te boeien. Medewerkers moeten op de hoogte zijn van wat zich binnen de organisatie afspeelt. Ze hebben behoefte aan informatie en willen zich betrokken voelen bij het bedrijf. Als medewerkers zich betrokken voelen en gemotiveerd zijn, dragen zij die boodschap ook naar buiten uit. Medewerkers zijn ambassadeurs van de organisatie. Daarom mag het belang van interne communicatie niet worden onderschat.

Communicatiestrategie

Alle communicatie valt of staat met een goede communicatiestrategie. De strategie is de manier waarop de communicatiedoelstellingen worden bereikt met behulp van de boodschap. De strategie is het overkoepelende gedeelte: daaruit vloeit het communicatieplan, inclusief de middelen die worden ingezet.

Interne communicatiemiddelen

Intranet en e-mail zijn interne communicatiemiddelen die het goed doen binnen een bedrijf en die hun plaats hebben gevonden naast de traditionele communicatiemiddelen, zoals brieven en het prikbord. Maar er zijn meer mogelijkheden. Wat dacht u bijvoorbeeld van een blog? Of Yammer, het professionele Twitter?

De lijst met interne communicatiemiddelen groeit nog altijd. Om enkele voorbeelden te geven van interne communicatiemiddelen:

• Nieuwsbrieven
• Posters
• Intranet
• Smoelenboek
• Personeelsblad
• Huisstijlhandboek
• Sociaal jaarverslag
• Mededelingenbord

Social media voor interne communicatie

Social media spelen een steeds belangrijker rol in ons dagelijks leven. Ook binnen een bedrijf kunnen social media worden ingezet als intern communicatiemiddel. Zo kan social media worden ingezet als middel om informatie-uitwisseling te stimuleren, om samen te werken en binding met de organisatie te versterken.

Voordelen en nadelen social media

De inzet van social media heeft voor – en nadelen. Belangrijke voordelen zijn de mogelijkheden voor samenwerking en het delen van kennis. Social media breekt door de diverse lagen van de organisatie heen. De snelheid van social media is een groot voordeel. Ook biedt het mogelijkheden op het gebied van beleidscommunicatie. Daarnaast versterken social media het gevoel van “trots” van de medewerker op de organisatie.

Maar er zijn ook nadelen en valkuilen op het gebied van social media. Zo is het risico aanwezig dat gevoelige informatie op straat komt te liggen. Ook is social media volop in ontwikkeling. Er komen regelmatig nieuwe middelen bij. Het beheer neemt veel tijd in beslag.

Yammer

Yammer is, net als Twitter, een microblogging webdienst. De dienst heeft wereldwijd miljoenen gebruikers. Vrijwel alle overheidsorganisaties zijn aangesloten op het medium. Maar in tegenstelling tot Twitter, is dit middel voor professionele doeleinden ontwikkeld. Gebruikers kunnen berichten plaatsen en de updates van anderen volgen. Medewerkers kunnen hun status delen, bijvoorbeeld aan – of afwezigheid, maar ook de status van waar ze mee bezig zijn. Ze kunnen ook vragen stellen of nieuws plaatsen.

Yammer is op een negatieve manier in het nieuws geweest. De VS zouden de informatie die op Yammer wordt gedeeld en privacygevoelig is, onder ogen kunnen krijgen. Uit de voorwaarden blijkt namelijk dat alle date op het netwerk onder de Californische anti-terreurwetgeving valt. Het gebruik van Yammer is dus niet zonder risico.