Functiegebouwen: alles onder een dak

Alweer een poosje geleden dook vanuit het niets het fenomeen functiegebouw op. Kennelijk moest er een einde komen aan de tientallen en zelfs honderdtallen verschillende functiebeschrijvingen die menig bedrijf of organisatie rijk was. Zo'n functiegebouw zou daar, als een soort van haarlemmerolie, verbeteringen in moeten aanbrengen. Dat betekent in eerste instantie veel minder functiebeschrijvingen en in tweede instantie meer op het behalen van resultaten afgestemde functiebeschrijvingen. Als gunstig neveneffect werd genoemd dat de HRM afdeling veel minder werk zou hebben bij werving en selectie omdat de vacaturetekst niet steeds zou hoeven worden aangepast.

Procesdenken

Wie aan een functiegebouw begint ontkomt niet aan de terugkeer van het procesdenken. Immers, alle functies in de organisatie worden ontleend aan de in- en externe processen die dagelijks aan de orde zijn en die de functionaliteiten bepalen die in de organisatie aanwezig zijn. Zonder goed inzicht over de werkelijke stand en gang van zaken is de opzet van een functiegebouw een ware martelgang van knippen en plakken.

Om het eenvoudig te houden, binnen elke organisatie bestaan drie hoofdfunctionaliteiten:

• bestuur (en beleid)
• ondersteuning
• uitvoer

Bestuur en beleid

De bestuurslaag is verantwoordelijk voor de strategie en in die bestuurslaag zitten diverse visionairs die de koers van de organisatie bepalen. Deze laag ziet erop toe dat die koers wordt behouden of wordt aangepast naar aanleiding van invloeden vanuit de omgeving waarin de organisatie zich bevindt. Bestuur en beleid bepalen vervolgens ook de structurele indeling van de organisatie en zijn verantwoordelijk voor de indeling van de werkprocessen.

Ondersteuning

In de ondersteunende laag zitten alle functionaliteiten die het mogelijk maken dat de organisatie de voorgenomen resultaten kan behalen. Vervoer, HRM en diverse andere logistieke zaken maken dat mogelijk. De ondersteuningslaag geeft feedback over de feitelijke gang van zaken zodat de bestuurslaag daarop maatregelen kan nemen.

Uitvoer

De uitvoerende laag (werkvloer) zorgt voor de productie en staat daarmee aan het einde van het primaire proces. De uitvoer is daarbij afhankelijk van zowel de bestuurslaag (die zegt wat er moet gebeuren) en de ondersteunende laag (die voorziet in middelen).

Van functionaliteit naar functie

Vanuit de functionaliteit kan de stap naar functies worden gezet, maar wel steeds met het bijbehorende proces in het achterhoofd. De functionaliteit bestuur en beleid kan dus leiden tot een directie met daarin een aantal functies. De functionaliteit ondersteuning kan leiden tot de afdeling logistiek, administratie en HRM, en de functionaliteit uitvoer tot de afdeling plaatwerkerij, oppervlaktebehandeling, lassen en montage. Vanuit de laatste twee functionaliteiten kunnen functies ontstaat van Afdelingshoofd, Logistiek Manager, Hoofd Personeelszaken, Supervisor, Chauffeur, Logistiek Medewerker, Lasser enz.

Voor alle functies dient een correcte functiebeschrijving te worden opgesteld. Enerzijds ter borging van de rechtspositie, anderzijds om als belonings- en beoordelingsgrondslag te dienen. De functiebeschrijving leidt, wanneer deze met een waarderingssysteem is gewogen, tot een (salaris)schaal en geeft ook aan waar de functie zich in de organisatie bevindt. Een correct opgestelde functiebeschrijving zegt bovendien wat er van de functionaris mag worden verwacht als tegenprestatie voor het salaris dat wordt uitbetaald.

Problemen

Bij een gering aantal personen dat in de organisatie werkzaam is zullen zelden problemen optreden ten aanzien van de functiebeschrijvingen. Problemen kunnen ook snel worden opgelost. Bij een groot aantal medewerkers kan er bijvoorbeeld al snel taakvervuiling optreden. Daarnaast komt het voor dat de ene manager een afwijkende mening heeft over de daadwerkelijke functie-invulling dan de ander en dat kan weer leiden tot een afwijkende functiebeschrijving voor een functie die op meerdere plaatsen in de organisatie terug te vinden is. Op zich geen probleem tenzij die afwijkende functiebeschrijving tot een andere salarisschaal gaat leiden. Een voorbeeld: grotere ondernemingen hebben vaak meerdere chauffeurs in dienst. De hoofdtaak is het op veilige wijze vervoeren van personen of materialen. Het komt voor dat de directiechauffeur beter wordt betaald dan de chauffeur die een vrachtauto bediend en bestuurd. Waarom? Alleen maar omdat de directiechauffeur soms de de directeur als passagier heeft. Het is geheel onterecht uiteraard want beide hebben een identieke hoofdtaak.

Functiegebouw als oplossing

Dat is heel goed mogelijk als er goed over is nagedacht. Niet zelden wordt een dergelijk project gestart omdat anderen het ook doen. In 2010 bijvoorbeeld, startte het Ministerie van Defensie een project om een functiegebouw in elkaar te zetten. Daarbij gold Rijkswaterstaat als voorbeeld. Dat leidde echter tot problemen in verband met onvergelijkbare functies van Defensie versus die van Rijkswaterstaat. Er moet dus maatwerk komen.

Voordelen

De voordelen van een functiegebouw zijn onder meer dat de organisatie met veel minder functiebeschrijvingen toe kan. Dat biedt tevens verlichting van de noodzaak tot het plegen van onderhoud aan al die beschrijvingen. Werving en selectie worden ook ontlast omdat er niet steeds opnieuw wervingstekst hoeft te worden verzonnen. Leidinggevenden kunnen nu naar eigen inzicht taken verdelen en coördinatie verrichten. Uiteindelijk wint de organisatie dus ook aan efficiëntie en effectiviteit.