Functiegebouwen: een nieuwe hype?

Sinds enige tijd is er, zeker binnen overheden, sprake van een nieuw soort hype. Om meer efficiëntie te bereiken en, zoals velen zeggen, meer potentie uit medewerkers te kunnen halen worden zogenaamde functiegebouwen opgezet. Door een functiegebouw op te zetten wordt onder meer, zo is de redenering, voorkomen dat er van diverse functies verschillende functiebeschrijvingen ontstaan. Door de jaren heen kunnen functies veranderen omdat bepaalde productieprocessen veranderen, maar ook omdat leidinggevenden het soms nodig vinden om op ad hoc basis enkele aspecten aan een functie toe te voegen. Als daar geen regie op wordt gevoerd ontstaat op de langere termijn taakvervuiling. Een functiegebouw is dan beter voor het beheer van alle functies en maakt het onderhoud op functiebeschrijvingen ook eenvoudiger omdat alles bij elkaar ligt.

Organiseren

Om organisaties te kunnen laten functioneren is een aantal elementen van cruciaal belang. Nou neemt men in het algemeen snel aan dat de personele formatie het belangrijkste element vormt. Mensen doen immers het werk dat de organisatie voortbrengt. Wel, deze vergissing zij u vergeven. Organiseren is niks anders dan taken verdelen en het werk coördineren. Maar hoe komen we aan dat werk? In eerste instantie moet ervoor worden gezorgd dat de organisatie in kwestie ook een legitieme bestaansreden heeft en om dat te hebben heeft elke organisatie een doelstelling. De een wil absoluut de beste worden in het maken van theezakjes, de ander heeft de zinnen gezet op het verlenen van meer dan uitstakende zorg aan behoeftigen.

Zodra de doelstelling is geformuleerd kan worden nagedacht over hoe die doelstelling zal worden gerealiseerd. Er zullen dus processen moeten worden beschreven waarlangs de doelstelling zal worden behaald. Wanneer dat op orde is kan worden bepaald wie (mensen) zich met de diverse processen bezig zal gaan houden. Geleidelijk ontstaat dan datgene wat we in het algemeen organisatiestructuur noemen. In deze structuur wordt dan ook de interne hiërarchie duidelijk. In de organigrammen kunnen we dat nog eens overzichtelijk weergeven.

Taak en werk

Vanuit de gedachte dat de voor productie benodigde processen correct zijn geïdentificeerd en beschreven kan worden nagedacht over de bezetting in termen van personeel. De centrale vraag daarbij is: wie kan met welk (deel van het)proces worden belast? Deze op zich eenvoudige vraag wordt niet altijd even goed beantwoord met soms verstrekkende gevolgen. Grofweg kunnen we zeggen dat er bestuurders, ondersteuners en uitvoerders zijn die elk hun eigen taak hebben. Een taak is daarbij te beschouwen als de meerwaarde of bevoegdheid van de functies in relatie tot de primaire en secundaire processen in de organisatie. En: elke taak is belangrijk.

De taak leidt tot werkzaamheden en niet andersom. Stel dat een van de taken in de organisatie luidt: handhaven van wet- en regelgeving en het uitvoeren van toezicht op de naleving, dan is het vervolg: tot welke feitelijke werkzaamheden leidt deze taak? Het is wellicht duidelijk dat het hier mogelijk om een politiefunctionaris gaat. Om de taak naar behoren uit te voeren mag deze functionaris bijvoorbeeld mensen staande houden en om een identificatie vragen. Hij of zij mag bijvoorbeeld ook (zij het namens de minister) bedrijven inspecteren op het te werk stellen van illegale werknemers en daarop sancties opleggen.

Het is evenwel niet ondenkbaar dat er meer mensen zijn die mensen staande kunnen houden en bedrijven kunnen inspecteren. De cruciale vraag blijft of die handelingen (werk dus) dan ook kan leiden tot dezelfde taak. Immers, de bevoegdheid in het voorbeeld is voorbehouden aan de politie instanties.

Functies in organisaties

Nadat alle processen zijn beschreven, de taken zijn geïdentificeerd en het werk is beschreven, kan de volgende stap worden genomen: er ontstaan functies. Functies zijn de kleinste elementen in de organisatie. Idealiter is elke functie in de organisatie uniek en zo correct mogelijk beschreven, en ja: er zullen meerdere personen zijn die dezelfde functiebeschrijving hebben ontvangen. Belangrijk bij het beschrijven van functies is niet teveel in detail te treden maar op hoofdlijnen duidelijk te maken wat de bevoegdheden zijn of hoe de meerwaarde van de functie is ten opzichte van de organisatie. Qua indeling kan de beschrijving er als volgt uitzien:

1. Omgeving: waar worden de werkzaamheden uitgevoerd;
2. Werkzaamheden: welke werkzaamheden moeten er volgens de taak worden uitgevoerd;
3. Beslissingsruimte: wat mag de functionaris zelfstandig beslissen;
4. Kennis, vaardigheid: wat is er aan kennis en vaardigheid nodig om het werk naar behoren uit te voeren;
5. Contacten: welke functionele contacten komen er in de functie voor die nodig zijn om naar behoren te functioneren.

Functiebeschrijvingen mogen nimmer tot een activiteitenlijst worden omgevormd. Hoe en detail een medewerker (functionaris) wordt ingezet of het werk moet doen is een zaak van de leidinggevenden en/of de aanwezige procedures en voorschriften.

Excessen

Op het terrein van organiseren groeien altijd excessen, het is zelfs niet te vermijden. Soms is het zelfs logisch verklaarbaar. Stel u heeft een bureau waarin op een gegeven moment vijf medewerkers actief zijn. Na enige tijd wordt een van die medewerkers ziek en de taak van die medewerker wordt, zij het voor even, door de anderen overgenomen. Het is per slot van rekening voor elk maar een kwart meer. Een tijdje gaat dit goed, maar nou blijkt dat de zieke functionaris nog wel even wegblijft en er wordt geen vervanger aangenomen. Voor de andere vier zal taakvervuiling optreden want zij hebben er elk een deel van de taak van nummer vijf bijgekregen en wellicht zonder compensatie.

In een dergelijke situatie wordt vaak gereageerd met het dan maar aanvullen van de functiebeschrijvingen met delen van de taak en werkzaamheden van de uitgevallen functionaris. Dat kan echter nooit zomaar. Immers: voor elke functie is bepaald aan welk (deel van het) proces de functie is gekoppeld maar ook het kennis en vaardigheidsniveau. Wanneer zomaar taken en werkzaamheden worden herverdeeld kan dit leiden tot slechte productiviteit omdat men niet tegen de taak en de werkzaamheden is opgewassen, of omdat men, vanwege een hoge opleiding, snel verveeld raakt omdat de taak en het werk beneden het kennis en vaardigheidspeil ligt. Zorgvuldigheid is dus geboden.

Behalve door uitval door ziekte kunnen allerlei omstandigheden leiden tot taakvervuiling. Nieuwe technologie installeren die tot aanpassingen in processen leidt kan dit ook veroorzaken. Zelf het laten inkrimpen van de personele formatie zonder dat daarbij naar een nieuwe doel- en taakstelling wordt gekeken leidt in veel gevallen tot excessen.

Functiegebouwen of functiehuizen

Om de zojuist genoemde excessen tegen te gaan is men bij een aantal overheidsorganisaties over gegaan tot het opzetten van zogenaamde functiegebouwen, en sommigen spreken van functiehuizen. Het doel van een functiegebouw is het vereenvoudigen van de opzet van organisaties met functiegebieden en de daarbij behorende functiebeschrijvingen. In plaats van de redelijk gedetailleerde beschrijvingen maakt men gebruik van functietyperingen en brengt in elke functietypering een soort van rangorde aan. Een voorbeeld van een functietypering is de medewerker vervoer. De rangorde verloopt als volgt:

1. Medewerker Vervoer A;
2. Medewerker Vervoer B;
3. Medewerker Vervoer C.

De onderlinge verschillen worden aangegeven door, bijvoorbeeld, verschillen in rijbewijzen of de noodzaak voor een speciaal soort of type rijvaardigheid. Hierbij is te denken aan het vervoeren van belangrijke functionarissen of speciale vracht.

Op deze wijze kan de hele organisatie in kaart worden gebracht en in soortgelijke functiegebieden worden ingedeeld. Daarbij kan de meest basale indeling (bestuur, ondersteuning en uitvoering) intact blijven.

Voor en nadelen

Als meest evident voordeel moet worden benoemd dat het enorm veel werk scheelt in het beschrijven en herbeschrijven van functies, Zonder functiegebouw zal elke functie opnieuw moeten worden bezien zodra er bijvoorbeeld nieuwe techniek wordt ingevoerd. Wanneer men over een functiegebouw beschikt is dit beduidend minder vaak het geval, omdat de functietypering een beschrijving op hoofdlijnen is. Een ander voordeel is dat er bij vacatures niet steeds weer over wervingstekst moet worden nagedacht.

Er kleven ook nadelen aan functiegebouwen. Men moet uiterst behoedzaam zijn bij het vooraf identificeren van de aanwezige functies en de bijbehorende kennis en vaardigheidsniveaus. Wanneer dat niet correct geschiedt, komt het voor dat bepaalde functietyperingen op verkeerde wijze worden ingedeeld en dat leidt snel tot verwarring en ontevredenheid. Bedachtzaamheid is ook geboden bij het introduceren van het voornemen tot het opzetten van een functiegebouw, waarbij duidelijkheid over de bedoelingen absoluut noodzakelijk is.