Dertien wetten van effectief timemanagement

Teveel te doen en te weinig tijd? Door een paar simpele trucs toe te passen kun je je tijd een stuk effectiever gebruiken en dus meer gedaan krijgen. Onderstaande wetten van effectief timemanagement helpen je om je taken en werkomgeving overzichtelijker te krijgen. Je bent hierdoor minder tijd kwijt aan het steeds opnieuw bepalen wat je moet doen en het heen en weer schieten tussen taken. Je hebt hierdoor minder tijd nodig voor dezelfde hoeveelheid werk en kunt een hogere kwaliteit leveren.

1. Maak een to-do-lijst

Zet alles wat je nog moet doen op deze lijst. Dit zorgt ervoor dat je het overzicht houdt en alles op tijd af kunt maken. Als je de helft van je lijst gedaan hebt maak je een nieuwe lijst, dit om chaos te voorkomen. Je kunt hierbij eventueel een (persoonlijke) deadline per actiepunt aangeven of de dag van tevoren en klein lijstje maken met de dingen die je de volgende dag in ieder geval afgerond wilt hebben. Zorg ervoor dat je tijd in je agenda vrijmaakt om losse punten van je to-do-lijst af te werken (houd hier dus rekening mee bij het maken van langetermijnplanning). Wanneer je dag vol zit met vergaderingen, colleges of andere afspraken moet je niet verwachten veel tijd voor losse actiepunten over te houden. Je kunt een actielijst gebruiken die geïnspireerd is op het Eisenhower schema, zodat je makkelijk kunt zien welke zaken urgent zijn en wat nog even kan wachten.

2. Plan tijd in voor brandjes

Houd er rekening mee dat je niet geheel vrij bent om je tijd zelf in te delen. Er kunnen altijd tijddelers zijn die invloed hebben op je dagindeling of er kan een brandje uitbreken. Zorg er dus voor dat je tijd overhoudt om deze brandjes te kunnen blussen en later alsnog op tijd je taak af kunt maken. Maar let op: niet ieder brandje is een brandje! Soms kun je het ook negeren of delegeren.

3. Ruim je bureau op

Tijd verloren aan het zoeken naar papieren of je telefoon is verloren tijd. Als je zorgt voor een opgeruimd bureau hoef je hier geen aandacht aan te besteden. Een computer, telefoon, notitieblok en eventueel archiefmappen is alles wat je bureau nodig heeft. Doel van het opruimen is dat je alles wat belangrijk is weet te vinden, alle zooi van je bureau op de grond vegen is dus niet de oplossing. Papieren die je bij het opruimen tegenkomt en moet bewaren archiveer je, zorg dat je hier een overzichtelijk systeem voor hebt.

4. Deel op in overzichtelijke stukken

Verdeel je maand in weken, je week in dagen en je dag in uren. Je grote project wordt subonderdelen en die subonderdelen worden actiepunten. Op deze manier houd je je taken overzichtelijk en verandert de berg werk in kleine heuveltjes.

5. Stel deadlines voor jezelf

Houd jezelf maar voor de gek en leg die druk op om het af te krijgen. Zorg er wel voor dat de je de deadlines instelt voor overzichtelijke stukken. Eén deadline instellen voor een hele scriptie of jaarverslag zal je eerder enorme stress opleveren dan een beetje gezonde druk.

6. Doe het nu

Vervelende taken zijn morgen nog steeds vervelend. Doe die actiepunten die je vervelend vindt dus zo snel mogelijk, anders blijft het als een donkere wolk boven je hoofd hangen.

7. Check je mail niet de hele dag

Lees je mail bijvoorbeeld twee keer per dag. Als je een bericht gelezen hebt doe er dan gelijk wat mee:

• Beantwoord het.
• Als dat niet in een keer kan, zet het dan op je to-do-lijst of markeer het als onbehandeld of ongelezen.
• Als het louter informatie is, archiveer het dan in het daarvoor bestemde mapje.

8. Maak je werk af

Als je je continu laat afleiden krijg je nooit iets af. Maak eerst taak A af voor je aan taak B begint. Als je iets te binnen schiet dat moet gebeuren, zet dat dan op een to-do-list en werk er later aan.

9. Durf nee te zeggen!

Zeker als er iemand naar je toekomt en je ergens mee bezig bent. Zeg dan gewoon: “ik ben nog even een kwartiertje bezig, daarna heb ik tijd voor je”. Er zijn weinig mensen die dat echt raar vinden en het maakt jouw tijdsbesteding effectiever.
Het is ook belangrijk je te realiseren dat het niet jouw verantwoordelijkheid is om op iedere roep om hulp van collega's te reageren. Vaak genoeg is er wel iemand anders die kan helpen en misschien ook nog wel meer van het onderwerp af weet dan jij.

10. Pas je aan je eigen ritme aan

Als je het beste in de ochtend kan werken, zorg dan dat je ’s ochtends tijd hebt voor de belangrijkste dingen. Als dat ’s avonds is, plan dan ’s avonds tijd in. Ga geen hersenloze dingen doen op het moment dat jij je het fitst voelt.

11. Plan een vakantie

Zeker wanneer je het erg druk hebt kun je snel denken dat er geen ruimte is voor een vakantie. De rest van de wereld redt zich echter best wanneer jij even weg bent. Plan gewoon een vakantie, dan kun je daarna weer uitgerust aan de slag gaan.

12. 80/20 regel

In twintig procent van de tijd kun je tachtig procent van het werk doen. Als je iets perfect wilt doen ben je daar dus ook de overige tachtig procent mee bezig. In de meeste gevallen is dit zonde van je tijd.

13. Stel (lange termijn) doelen

Het is belangrijk te weten waar je het allemaal voor doet. Stel doelen die je op de lange termijn wilt bereiken en zorg ervoor dat je (meeste) actiepunten daar afgeleiden van zijn.

Lees verder

• Timemanagement in je studie of werk
• Eisenhower schema