Timemanagement, nuttig en handig

De meningen over timemanagement zijn verdeeld en ook of het specifiek van deze tijd is. Feit is wel dat het handig is als je enkele basisbeginsels van timemanagement in je systeem hebt zitten. Door een grotere efficiency kan je meer uit minder tijd halen.

Tijdindeling

Als je willekeurig enkele mensen op het werk vraagt wat ze de afgelopen uren gedaan hebben, zijn er steevast een aantal die hard moeten nadenken. Vervolgens met enkele kleine klussen komen, een aantal collega’s die “even” langs zijn geweest en veel e-mails beantwoord etc. etc. Bij de minuut leven kan maar gaat ver, maar iets meer indeling om voor jezelf het overzicht en voortgang in beeld te hebben geeft ook meer lucht en overzicht in de drukke werkzaamheden. Bovendien hoef je op deze wijze niet al je taken in je hoofd te houden, maar leg je alles vast. Meer ruimte in je hoofd voor andere zaken dus!

Hoe aan te pakken

Door verschillende instituten worden maattrainingen gegeven, maar de grote lijnen zijn identiek. De meeste theorieën gaan uit van de verdeling van taken in “urgent” en “belangrijk” (en daarna “urgent maar niet belangrijk” en “ belangrijk maar niet urgent” en tenslotte “ niet urgent en niet belangrijk”).
Mensen hebben de neiging de spoedklussen als eerste op te pakken, omdat dit direct resultaat oplevert en een goed gevoel geeft. Maar vraag jezelf eens wat zaken af;

• Is de spoedklus ook wel een spoedklus?
• Benoem de werkzaamheden en tracht naar belangrijk maar niet urgent toe te werken.
• Taken in beeld, dan dagelijks de voortgang checken. Dit voorkomt op het laatste moment dat een taak “urgent” wordt
• Voor minder belangrijke zaken, die weliswaar door moeten gaan, is een vast tijdstip prikken zinvol.
• Als iets als “niet belangrijk en niet urgent” te boek staat, moet je je afvragen of het überhaupt wel op je lijst moeten blijven staan. Beperk het tot af en toe.

Plan

Als je je indeling gemaakt hebt, is het van belang je doel goed in beeld te houden. Het planmatig werken naar je doel geeft je in ieder geval al snel inzicht in de belangrijkheid (of niet) van bepaalde taken. Een volgtijdelijke opsomming geeft bovendien een goed gevoel als je je taken een-voor-een kunt afstrepen als zijnde voltooid.

Laat in je planning altijd wat ruimte voor calamiteiten of andere vorm van onderbreking. Dit geeft een prettiger gevoel van werken (wetende dat er wat ruimte is) en zorg dat je planning te overzien is.

Redenen waarom planning niet goed loopt

Het is gemakkelijk om te roepen dat het niet lukt. Geef antwoord op wat vragen die je jezelf moet stellen;

• Ligt het aan jezelf, omdat je bijvoorbeeld een te positieve planning hebt gemaakt (geen ruimte gelaten, te weinig tijd voor taak genomen etc.).
• Heb je misschien last van faalangst, denken dat je een taak niet aankunt kan verlammend werken. Pak jezelf bij elkaar en zoek hulp (een collega, je leidinggevende etc.).
• Stel je je taken uit. Dit kan bijvoorbeeld omdat het onbekend is en het onbekende maakt angstig. Achterhaal de reden en onderneem actie (evt. met hulp).
• Een perfectionist kan door zijn gedrag ook een planning mogelijk niet halen. Als iets nooit goed is, loopt in ieder geval je planning in het honderd. Leg jezelf op dat je een X-tijd voor een taak neemt en dan genoegen neemt met het resultaat. Dit is niet eenvoudig, maar wel belangrijk.
• Geen “nee” zeggen is een probleem wat veel mensen hebben. Mensen niet teleur willen stellen, aardig gevonden willen worden. Geef duidelijk bij mensen aan waar je mee bezig bent, je planning etc. Dit zal mensen minder snel er toe aanzetten je iets te willen vragen of voor jezelf gemakkelijker om een taak terug te leggen (refereer aan eerder gesprek).

Naslagwerk

Er is veel geschreven over timemanagement, maar de boeken Basiskennis Management en Praktisch Management zijn boeken met een praktische, heldere uiteenzetting.

Succes!