Timemanagement nieuwe stijl

Timemanagement wordt al sinds jaar en dag bijgebracht en zeker voor de grootste chaoten kan het en eyeopener zijn, hoeveel meer je kunt doen met een stukje timemanagement. Toch kan je ook doorslaan in timemanagement en dat is de laatste jaren veelvuldig voorgekomen. Timemanagement is dan geen middel meer, maar een doel geworden. Tijd voor timemanagement nieuwe stijl, met meer aandacht voor het individu.

Wie ben je?

Om te weten hoe je het timemanagement van nu beter vorm kunt geven en het aan kunt laten sluiten bij de persoon (in plaats van de persoon in een keurslijf te duwen) is het belangrijk te weten met wat voor persoon je te maken hebt. Pas als je timemanagement zo in kunt passen, dat het geen heel ander universum is waar je in terecht gekomen bent, is het goed.

Waar valt zoal iets aan te doen

Vrijheid

Kijk dus naar je gedrag, hoe je de dingen doet en kijk dan naar een goed georganiseerde agenda (en dat is meer dan alleen al je afspraken in de agenda zetten) en breng deze twee dichter bij elkaar. Een voorbeeld hoe je dat kunt doen is te kijken waar je als individu je vrijheid nodig hebt. Een overvolle agenda heeft geen zin als je op een dag vrijheid “om te spelen” nodig hebt. Die vrijheid kan wel ingevuld worden met iets zakelijks, maar misschien ook niet. Je wilt nog even wat boodschapjes doen, een gedichtje wat al eeuwen in je hoofd zit op papier zetten of gewoon even niets. Zorg er dan voor dat je tussen je afspraken altijd een klein stukje ruimte hebt en ergens op de dag wat meer ruimte. Bijvoorbeeld één uur of anderhalf uur, welke je niet invult. Je ziet wel hoe je die invult en dat geeft de man of vrouw die die vrijheid nodig heeft, vaak genoeg lucht om die ander beter georganiseerde aspecten te doen.

Te laat

Er zijn mensen die komen structureel te laat, dat kan men bijvoorbeeld weer oplossen door een afspraak van één uur in een tijdsblok van anderhalf uur te zetten. Als de persoon in kwestie echter weet dat je schuift met de aanvangstijd, dan zal hij of zij ook naar die tijd gaan leven en dan schiet je er nog niets mee op. Ruim ook bij de andere partij (waar de afspraak mee is) net even iets meer “aanvangstijd” in de agenda.
Het is overigens iets wat je af kunt leren, het is namelijk een gewoonte die je er van gemaakt hebt om met tijd te spelen, op het randje van de tijd te lopen en een gewoonte kan je – als je echt wil – afleren. Zie op tijd komen voor de andere partij ook eens als een stukje respect naar die ander.

Luisteren en feedback geven of krijgen

We plannen dan misschien wel het gene we over de bühne willen krijgen, maar hoort daar ook niet luisteren naar meningen, andere inzichten etc. bij? Je hebt iets gedaan en vraagt om feedback … dat kost tijd of je moet feedback geven, neem er de tijd voor. Als je van nature ergens ruim de tijd voor neemt, neem die dan ook in je eigen agenda. Laat je niet in tijd beknotten door een (te) strakke tijdsplanning. Het kan ten kosten van de kwaliteit gaan en je kunt mogelijk niet dat er in kwijt wat je graag had gewild. Dit kan weer frustrerend werken of uiteindelijk meer tijd kosten.

Overige taken plannen

Werk, met alles wat erbij komt kijken, wordt voor menigeen steeds meer. Het hoort er allemaal bij, maar we plannen het te weinig of helemaal niet, alsof het er even “bij” gedaan kan worden.
E-mail is zo’n voorbeeld, iedereen krijgt gedurende de dag e-mails over van alles en nog wat. E-mails die minimaal gelezen moeten worden en vaak verwacht men ook nog een antwoord. Een taak op zich dus, plan er daarom ook tijd voor in. Laat de e-mail uit tot het moment dat je aan de slag gaan met je e-mail (ken jezelf goed genoeg dat wanneer je nieuwsgierig bent, je de e-mails ook even niet binnen laat komen of het programma sluit) en dan ruim je er bijvoorbeeld één uur voor in. Niet gezegd dat je die tijd nodig hebt, maar dan is er vast genoeg ander werk. Doe dit twee keer per dag en laat het daarbij of kijk wat op een andere manier in je programma past.

Even niets

Soms kan een dag met helemaal geen afspraken erg verhelderend werken. Als je iets uit moet denken, ergens rustig voor moet gaan zitten. Ook hiervoor geldt weer, ken jezelf en bedenk of je dit als prettig ervaart. Zo ja, zet af en toe dan een grote streep door een willekeurige dag en leg je vooral geen opleveringen op. Misschien komt er die dag niets concreets uit je handen, maar heb je wel iets leuks uitgedacht of zelfs dat niet. Moet allemaal kunnen.

Een goed zittende jas

Laat je dagprogramma als een goed zittende jas om je heen vallen. Dat is het in feite … je hebt een taak, het werk waar men (of jezelf) je voor betaald, en die wil je zo goed als mogelijk invullen. Kijk dus eerst goed naar de persoon die je bent, kijk daarna naar hetgeen je allemaal moet doet en breng ze daarna pas dichter bij elkaar. In een strak keurslijf gaan lopen is wel even vol te houden, maar niet tot in lengte van dagen. Bovendien kan het kwaliteit, maar ook creativiteit uit je werk halen.