Het voorbereiden van een functioneringsgesprek als werknemer

Een goed functioneringsgesprek is afhankelijk van een goede voorbereiding. Dit geldt zowel voor de leidinggevende als de werknemer; alleen middels een goede voorbereiding van beiden kan een zinnig functioneringsgesprek gehouden worden waarin het functioneren van zowel de werknemer als de leidinggevende verbeterd kan worden. Als werknemer is een goede voorbereiding niet alleen belangrijk voor een goed gesprek, maar ook bijvoorbeeld voor het verhogen van de eigen doorgroeimogelijkheden

Waarom een goede voorbereiding van een functioneringsgesprek?

Een goede voorbereiding van een functioneringsgesprek is essentieel om de communicatie tussen beide partijen te verbeteren. Hoewel een leidinggevende vaak wel een globaal idee heeft van hoe een werknemer zijn/haar prestatie kan verbeteren, zal een leidinggevende toch in het functioneren van de werknemer moeten duiken om te zien of dit globaal beeld wel klopt en of er niet een aantal zaken zijn die hij/zij over het hoofd ziet. Ook zal een leidinggevende zijn/haar voorbereiding moeten gebruiken om het idee over het functioneren ook daadwerkelijk zo te kunnen communiceren dat de werknemer dit begrijpt en niet als een aanval ziet. Een werknemer zal een goede voorbereiding nodig hebben om te zorgen dat hij/zij niet overvallen wordt door de mening van de leidinggevende en hij/zij zal ook duidelijk moeten aangeven wat de leidinggevende nog kan doen om het functioneren van de werknemer te kunnen verbeteren. Daarnaast is het ook een moment voor de werknemer om even stil te staan bij het eigen functioneren en te kijken of hier nog zelf punten zijn die hij/zij kan oppakken. Hierdoor kan hij/zij de leidinggevende voor zijn en alvast een plan van aanpak voorstellen.

De voorbereidingen van een werknemer

Een werknemer zal een aantal voorbereidingen moeten treffen voor een functioneringsgesprek. Dit zijn:

• Eigen functioneren beoordelen
• Voorbeelden bij het eigen functioneren benoemen
• Carrièredoel met een plan om daar te komen
• Opleidingswensen
• Nadenken over wat de leidinggevende nog kan doen om het functioneren te verbeteren

Het beoordelen van het eigen functioneren

Als werknemer is het belangrijk om het eigen functioneren duidelijk in beeld te hebben voordat het functioneringsgesprek aanvangt. In veel bedrijven wordt dit reeds gefaciliteerd door bijvoorbeeld een voorbereidingsformulier waarop de werknemer zelf moet aangeven hoe het functioneren zelf beoordeeld wordt. Als een dergelijk formulier niet verstrekt wordt is het toch belangrijk om het eigen functioneren goed in beeld te hebben; op deze wijze kan namelijk ook vergeleken worden of er opvallende verschillen zijn in beeldvorming rondom het functioneren. Het is wel van belang om inzicht te hebben in wat er verwacht wordt; wat zijn de competenties die voor het bedrijf van belang zijn?

Voorbeelden bij het eigen functioneren benoemen

Naast het beoordelen van het eigen functioneren is het belangrijk om dit ook goed over het voetlicht te kunnen brengen. Hiervoor is het van belang om de eigen beoordeling ook te kunnen onderbouwen met voorbeelden. Naast het feit dat op deze wijze de eigen positie verdedigd kan worden, geeft het ook een duidelijk signaal aan de leidinggevende dat er een duidelijk zelfinzicht is betreffende het functioneren.

Carrièredoel met een plan om daar te komen

Bij het functioneringsgesprek is het van belang om helder te hebben wat de volgende gewenste carrièrestap is. Hoewel het functioneringsgesprek in principe gaat over het functioneren in de huidige baan, bied een dergelijk gesprek wel een goede mogelijkheid om samen met de leidinggevende te verkennen waar de mogelijkheden in de toekomst liggen. Hierbij is het wel van belang om van te voren al helder te hebben waar het doel ligt en hoe deze behaald kan worden. Door dit vervolgens voor te leggen aan de leidinggevende kan getoetst worden of dit ook realistisch is en zo niet, hoe dan het gewenste doel behaald kan worden. Ook kan de leidinggevende ondersteunen bij het aanleren van de noodzakelijke competenties e.d. voor de gewenste functie.

Opleidingswensen

Hoewel vaak gedacht wordt dat opleidingen een verantwoordelijkheid zijn van het bedrijf waarvoor gewerkt wordt, is dit slechts ten dele waard. De medewerker is natuurlijk ten allen tijde zelf verantwoordelijk voor het goed inzetbaar zijn in het werk. Door te blijven ontwikkelen kan ook de toekomstige employability vergroot worden. Door de opleidingswensen duidelijk te vermelden in een functioneringsgesprek kan dit gekoppeld worden aan de wensen van het bedrijf, waardoor de kans op het verkrijgen van de opleiding vanuit het bedrijf groter wordt.

Wat kan de leidinggevende nog doen om het functioneren van de werknemer te vergroten?

Als werknemer is het van belang om duidelijk te hebben hoe het handelen van de leidinggevende invloed heeft op het eigen functioneren. Door hier goed inzicht in te verkrijgen kan dit aangekaart worden bij de leidinggevende en kan eigen werk wellicht een stuk prettiger of gemakkelijker gemaakt worden. Voor een leidinggevende heeft het ook een groot voordeel dat een werknemer aangeeft hoe het prettiger werkt; vaak is dit voor een leidinggevende namelijk gissen.