Algemene voorwaarden en contracten

Als ondernemer heb je met mensen te maken. Elk contact kent zijn eigen regels. Om deze goed te laten verlopen zijn er algemene voorwaarden en contracten. Hierin kunnen gedragingen en verwachtingen vast gelegd worden. Het geeft duidelijkheid aan alle partijen. Maar hoe zien algemene voorwaarden en contracten eruit en wat mag wel en wat vooral niet.

Algemene Voorwaarden

Wat zijn algemene voorwaarden

Heel simpel het zijn regels die u standaard wilt laten gelden voor uw overeenkomsten. U hoeft dan niet voor iedere overeenkomst te onderhandelen over algemene zaken als betalingstermijnen, garantiebepalingen, incassobedingen en dergelijke. Voorwaarde is wel dat degene met wie u zaken doet, uw algemene voorwaarden accepteert. Algemene voorwaarden helpen conflicten te voorkomen, omdat de wederzijdse rechten en verplichtingen zo volledig en duidelijk mogelijk worden vastgelegd.

Algemene voorwaarden zijn echter niet bij wet verplicht. Er zijn wel twee wettelijke basiseisen waar ze aanmoeten voldoen namelijk:

1. De inhoud van uw algemene voorwaarden mag niet onredelijk bezwarend zijn voor degene met wie u zakendoet,
2. De algemene voorwaarden moeten vόόr of tijdens het aangaan van de overeenkomst worden verstrekt aan de klant. Dit is de informatieplicht.

Opstellen van algemene voorwaarden is best moeilijk als het inderdaad zodanig moet zijn dat het conflicten kan voorkomen en duidelijkheid moet verschaffen. Vandaar dat er veel zijn die op internet ze opzoeken en vervolgens overal hun naam invullen en klaar. Of gewoon downloaden van de Kamer van Koophandel, naam invullen en wederom klaar is kees. Maar het is ook wel handig als de ondernemer weet wat er in zijn voorwaarden staat en kan uitleggen wat er bedoeld wordt met de inhoud.

Bepaal daarom zelf wat u wilt hebben in de voorwaarden. Hoe u de omgang wil hebben met uw zakenrelaties en/of klanten. Hoe de betalingen moeten verlopen en binnen welke termijn. Wat u wel wil en vooral wat u niet wil. Stel ze dus zelf op.
Algemene voorwaarden hoeven nergens aan te voldoen, op de twee eerder genoemde punten na, het hoeft niet in ambtelijk Nederlands te zijn. Goed leesbaar en goed uitlegbaar is voldoende. Natuurlijk klinkt het altijd interessanter om juridische termen te gebruiken maar als u de betekenis niet weet doe het dan niet, immers u moet ze uit kunnen leggen. Als ze klaar zijn laat dan een vriend(in), familielid er kritisch naar kijken met als opdracht zoveel mogelijk tegenwerpingen te verzinnen per punt. Het grote voordeel hiervan is dat u de kans krijgt uw eigen algemene voorwaarden te verdedigen, en daardoor beter te kennen, en eens goed te begrijpen wat een ander haalt uit wat u duidelijk vindt.

Als ze gelijk staan aan de voorwaarden die bij een wettelijk contract horen dan moet er in iedergeval in staan:

• naam bedrijf
• waar is het op van toepassing
• wanneer het van toepassing is
• waarom het van toepassing is

Wat altijd handig is, is een bepaling op te nemen in de voorwaarden omtrent aansprakelijkheid hierdoor kunnen conflicten voorkomen worden ( soms stelt een verzekeringsmaatschappij dat verplicht). Omdat de algemene voorwaarden vallen onder de informatieplicht en samen met een contract “first rule” hebben kunnen een aantal aansprakelijkheden opgevangen worden.
Firts rule wil zeggen dat deze voorrang hebben boven de wet mits deze getekend, bekent zijn door of bij alle twee de partijen en niet in strijd zijn met de wet. Het is dus wel zaak de algemene voorwaarden te laten controleren door een jurist.

Uitzondering

De genoemde twee wettelijke basiseisen voor algemene voorwaarden (ze mogen niet onredelijk bezwarend zijn en u hebt een informatieplicht) zijn niet van toepassing als u zaken doet met grote ondernemingen. Deze grote wederpartijen worden geacht te beschikken over voldoende deskundigheid. Bovendien nemen ze over het algemeen een sterke marktpositie in. De algemene voorwaarden moeten echter wel voldoen aan de algemene beginselen van redelijkheid en billijkheid.

Deponeren van algemene voorwaarden

Uw algemene voorwaarden kunt u deponeren bij de kamer van koophandel en/of bij de rechtbank. Deponeren is niet verplicht, maar u hebt er wel profijt van. Bijvoorbeeld als u uw algemene voorwaarden redelijkerwijs niet aan uw klant kunt verstrekken. Ook kan er geen verschil van mening ontstaan over de tekst. U hanteert de tekst die op dat moment gedeponeerd was. Deponeren is niet gratis. Bij de KvK kost het minder dan bij de rechtbank daar betaald u griffie kosten en die zijn minimaal ongeveer 18 euro per jaar.

Contracten

Wat is een contract

Een contract is niets meer dan een overeenkomst tussen twee of meer partijen waardoor rechten en plichten ontstaan. In deze verbintenis verplicht de ene partij tot het leveren van een bepaalde prestatie, waar de andere partij recht op heeft en een tegenprestatie tegenover zet (meestal geld).

Wat kan er allemaal staan in een contract. Aanbod en aanvaarding, waarmee een overeenkomst tot stand komt, bepalen voor een groot deel de inhoud van de overeenkomst.

• Aanbod
• Wie levert welke prestatie en welke prijs staat daar tegenover?

Naast de omschrijving van het te leveren product of dienst en de te betalen prijs, horen in een overeenkomst in het algemeen ook de volgende elementen thuis:

• duur van de overeenkomst
• opzegtermijn
• afspraken over de levering
• wat gebeurt er als één van de partijen zijn/haar verplichtingen niet nakomt?
• betalingstermijn
• incassotermijn
• garantie
• onderhoud

Aanvaarding

Met een schriftelijke of mondelinge aanvaarding wordt het aanbod geaccepteerd en ontstaat een overeenkomst.
(Naast deze regels zijn er ook wettelijke regels waaraan een contract moet voldoen, vooral tussen bedrijven en consumenten. Namelijk “verkoop en garantie bij consumptiegoederen”.

Op 1 mei 2003 is de wet "Koop en garanties" ingegaan. Deze wet biedt consumenten meer bescherming wanneer een product niet de afgesproken of te verwachten eigenschappen blijkt te hebben. De wetswijziging is het gevolg van een Europese richtlijn die voorziet in een gemeenschappelijk minimumniveau van consumentenbescherming bij de aankoop van consumptiegoederen. De verkoper is verplicht een product te leveren dat voldoet aan de eigenschappen die bij de koop zijn toegezegd en aan de eigenschappen die de koper bij normaal gebruik ervan mag verwachten. De verkoper is daarbij niet alleen gebonden aan zijn eigen mededelingen, maar ook aan de reclame die de fabrikant voor het product maakt.).

Worden de goederen en of de diensten niet conform de afspraak geleverd of uitgevoerd kan het reden zijn de overeenkomst eenzijdig op te zeggen.

Wanneer komt een overeenkomst tot stand

Volgens de wet komt een overeenkomst tot stand doordat

1. de ene partij een aanbod doet en
2. de andere partij dit aanvaardt.

Heel simpel gesteld, ik bied iets aan de ander neemt dat aan. Zetten wij dat op papier dan is er spraken van een contract. Er zijn natuurlijk wel een paar regels:

• Niet elk "aanbod" is geschikt om aanvaard te worden. Soms is een aanbod (nog) niet duidelijk genoeg en moet
• het worden opgevat als een uitnodiging tot onderhandeling.
• Een aanbod mag nooit totaal onredelijk zijn, of in strijd met de wet.
• Een aanbod kan worden herroepen, tenzij er een termijn voor aanvaarding in is vermeld.
• Een schriftelijk aanbod zonder termijn, vervalt wanneer het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard.
• Een mondeling aanbod zonder termijn, vervalt wanneer het niet onmiddellijk wordt aanvaard.
• Herroepen kan zolang het aanbod nog niet is aanvaard, of zolang een aanvaarding nog niet verzonden is.
• Bevat een aanbod de aanduiding "vrijblijvend", dan kan de aanbieder zich ook na de aanvaarding terugtrekken.
• Als de aanvaarding van het aanbod afwijkt, komt in beginsel geen overeenkomst tot stand.
• Als de afwijking echter op ondergeschikte punten is, leidt dit wél tot een overeenkomst, tenzij de aanbieder
• direct tegen de verschillen bezwaar maakt.

Wie kunnen een contract aangaan

Twee personen, natuurlijke - en rechtspersonen. Natuurlijke personen. Dat wil zeggen u en ik. Ofwel een ieder die u op straat tegen kunt komen. Voor natuurlijke personen geldt dat ze handelingsbekwaam moeten zijn. Dat wil zeggen dat ze boven de 18 zijn en niet in en inrichting zitten of onder curateder staan. Als bijv. een minderjarige een koopovereenkomst heeft gesloten dan kan deze overeenkomst ongeldig worden verklaard door de ouders. Soms is een koopovereenkomst die gesloten is door een minderjarige toch onaantastbaar, zoals bij kleinere aankopen, waarbij algemeen wordt aangenomen dat er sprake is van toestemming van de ouders. Deze regel gaat ook op voor mensen die onder curatele staan al is het wel raadzaam dit te informeren bij de curator. Mensen die in een inrichting verblijven zijn voor alles handelsonbekwaam. Minderjarigen van tenminste 16 jaar kunnen door middel van een vonnis van de kantonrechter bevoegd worden voor bepaalde rechtshandelingen. Bijvoorbeeld het sluiten van overeenkomsten. Meestal voor een werkovereenkomst, vakantiewerk e.d.

Rechtspersonen. Voor rechtspersonen (bijvoorbeeld een BV, NV, vereniging of stichting) geldt dat ze vertegenwoordigd moeten worden door iemand die daartoe bevoegd is. Iemand wordt vertegenwoordigingsbevoegd op basis van bijvoorbeeld:

• een volmacht, of
• de statuten van een rechtspersoon (bestuurders).

U kunt controleren wie er van een onderneming, vereniging of stichting bevoegd is deze te vertegenwoordigen. Dat kan u bij de Kamer van Koophandel in het handelsregister.