Algemene voorwaarden ZZP-ers: wat zijn ze en wat regelen ze?

Maar liefst 25 procent van alle ZZP-ers heeft geen algemene voorwaarden op papier gezet en toont die dus niet aan de klant. Dat kan veel risico’s met zich meebrengen. In algemene voorwaarden staan de zaken die belangrijk zijn als er problemen optreden tussen klant en ZZP-ers. Algemene voorwaarden zijn dus van groot belang. Maar waar vind je algemene voorwaarden en hoe stel je die op? De kleine lettertjes regelen ten slotte alles over betalingen, leveringen, verkoop en inkoop en zaken als schade, maar ook andere specifieke onderwerpen die voor die ene branche van belang kunnen zijn.

De kleine lettertjes of algemene voorwaarden

De algemene voorwaarden worden ook wel vaak aangeduid met de kleine lettertjes. Dit komt omdat ze vaak kleiner geschreven zijn en achterop het contract staan vermeld. In deze letters zijn de rechten en plichten van beide partijen opgenomen en dekken op die manier risico’s af die een ondernemer loopt. Veel verzekeringen stellen bijvoorbeeld als voorwaarde dat een bedrijf algemene voorwaarden hanteert en ze ook aan de klant meedeelt.
Algemene voorwaarden bevatten de regels die een bedrijf hanteert bij:

1. Leveringen
2. Betalingen
3. Verkoop
4. Inkoop

Specifieke onderwerpen in de algemene voorwaarden

Verder wordt al van zaken geregeld in de algemene voorwaarden zoals:

1. offerte (hoe lang iemand mat doen om te acccepteren, of de offerte vrijblijvend wordt gedaan of niet);
2. transport (wie er financieel verantwoordelijk is voor het transport, maar ook voor verzekeringen en bijvoorbeeld invoerrechten
3. levertijd (en de situatie wanneer niet geleverd kan worden door onvoorziene omstandigheden);
4. betaling (de periode waarin betaald meot worden, maar ook de hoogte van eventuele incassokosten en de rente die in rekening wordt gebracht als niet tijdig wordt betaald
5. eigendomsvoorbehoud (Het product wordt pas van de ander als er is betaald);
6. garantie (garantievoorwaarden)
7. afwikkeling bij problemen
8. aansprakelijkheid (welke partij waarvoor aansprakelijk is en hoe de schadevergoeding dan wordt geregeld)

Het belang van inkoop- en verkoopvoorwaarden

Het is voor bedrijven van groot belang dat zij inkoop- en verkoopvoorwaarden hanteren. Vaak denken firma’s wel dat de wetgeving alles regelt, maar dat is niet het geval. Als iets niet is overeengekomen tussen twee partijen kan op die regels ook geen beroep worden gedaan. De wet regelt slecht een beperkt aantal zaken. Zo staan in de wet verschillende bepalingen waar een bedrijf niet van af mag wijken ten nadele van de klant. Wat wel gebeurt, is dat ondernemers proberen via de algemene voorwaarden de aansprakelijkheid te beperken of zelfs helemaal niet aansprakelijk te zijn. Dat kan dus niet. Algemene voorwaarden zijn ook niet voor dat doel bedoeld. Als een rechter zich bovendien buigt over algemene voorwaarden die wel zo zijn opgesteld, krijgt de ondernemer nul op het rekest.

Wat staat in de algemene voorwaarden?

In de algemene voorwaarden mag wel het eigendomsvoorbehoud worden beschreven. Daarin staat dat de eigendom van goederen pas overgaat naar de andere partij als die aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Dat kan door een beding op te nemen in de algemene voorwaarden.

Niet alles wat in de algemene voorwaarden staat is juridisch ook rechtsgeldig

Veel bedrijven proberen zich op allerlei manieren in te dekken voor risico’s door in de algemene voorwaarden allerlei zaken op te nemen. Maar dat mag niet zomaar. Er moet wel een juridische onderbouwing aan ten grondslag liggen.

Algemene voorwaarden: alleen geldig als ze vooraf of tijdens de transactie aan de klant zijn voorgelegd

Naast de inhoud van de algemene voorwaarden is ook een juist gebruik van deze regels van belang. Bovendien is de belangrijkste voorwaarde dat algemene voorwaarden alleen gelden als ze vooraf of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant zijn voorgelegd. Het is dus niet genoeg om te verwijzen naar die regels op de rekening (als de klant dus al moet betalen) of in een orderbevestiging. De algemene voorwaarden moeten al voor die tijd zijn overlegd. Bovendien is wettelijk vereist dat de klant een redelijke mogelijkheid heeft moeten hebben gehad om de voorwaarden goed door te lezen en de consequenties ervan te kunnen doorzien. Overigens mogen die algemene voorwaarden ook gewoon op het internet gezet worden. Bedrijven mogen hun klanten vooraf verwijzen naar hun website waarop deze algemene voorwaarden staan en dan is de procedure gewoon rechtsgeldig. Ook het toesturen via de e-mail is voldoende.

Als algemene voorwaarden van twee partijen botsen

Als twee partijen met elkaar in zee gaan, maar ze hanteren beide voorwaarden die haaks op elkaar staan gelden de voorwaarden die het eerst van toepassing zijn verklaard. Een partij kan de voorwaarden overigens wel afwijzen in dat geval. Het is dan niet genoeg om de eigen voorwaarden op te nemen bij zo’n afwijzing. Op internationaal gebied zijn internationale verdragen bepalend voor de vraag welk recht van toepassing is. Het is dus heel belangrijk om dat uit te zoeken.

Hoe stel je algemene voorwaarden op?

Algemene voorwaarden opstellen is zo eenvoudig nog niet. Het moet juridisch kloppen, maar het moet ook toegespitst zijn op de situatie van een bepaald bedrijf. Vaak is er wel hulp bij nodig.

• Op Kamer van Koophandel zijn modellen te vinden voor levering aan consumenten, niet-consumenten en voor de dienstverlening. Ook houden Kamers van Koophandel vaak bijeenkomsten waarin de algemene voorwaarden helemaal worden behandeld.
• Voor webwinkels moeten de algemene voorwaarden heel goed geformuleerd zijn. Zij moeten namelijk voldoen aan heel ingewikkelde regelgeving.
• Juristen kunnen de juridische waarde van de algemene voorwaarden heel goed toetsen. Dat is ook nodig om ze rechtsgeldig te laten zijn bij eventuele problemen.