Juridische scan van bedrijf laten maken beperkt risico's

Bedrijven werken doorgaans met veel standaarddocumenten die een juridisch karakter hebben. Zo zijn er vaak standaarden voor arbeidsovereenkomsten en andere contracten voor handen. Er zijn facturen en briefpapier waar bepaalde bedrijfsgegevens op staan. Een aantal zaken moet juridisch juist geregeld zijn zoals wat er op de website van de onderneming komt te staan. Denk hierbij aan de bedrijfsgegevens, de privacy-verklaring, de cookieverklaring en de algemene voorwaarden. Niet altijd zijn deze zaken op de goede manier geregeld. Ter voorkoming van risico's is het daarom zinvol om een zogenaamde juridische scan van het bedrijf te laten maken.

Wat is een juridische scan?

Een juridische scan houdt in dat een jurist naar een bedrijf of organisatie gaat kijken om te controleren of dit bedrijf of deze organisatie zijn juridische zaken op de juiste manier geregeld heeft. Het doel is te voorkomen dat de onderneming risico's loopt doordat hij zijn zaakjes niet juridisch op orde heeft. De jurist zal bekijken of het bedrijf over alle benodigde documenten beschikt. Vervolgens zal hij de aanwezige documenten bekijken om na te gaan of ze conform de wet zijn opgesteld en om na te gaan of de onderneming geen onnodige risico's loopt. Ten slotte zal hij de ontbrekende stukken aanvullen en de aanwezige stukken zo nodig corrigeren.

Voor wie is een juridische scan interessant?

Een juridische scan is nuttig voor iedere organisatie die deelneemt aan het economische verkeer. Hierbij kan men denken aan bedrijven, maar ook aan verenigingen en stichtingen. Ook startende ondernemers doen er verstandig aan om een juridische scan van hun (toekomstige) bedrijf te laten maken. Zo kan men van meet af aan op een juridisch verantwoorde wijze werken. Op korte termijn brengt dit enige kosten met zich mee, maar deze verdienen zichzelf op de langere termijn terug. Immers, men loopt minder risico op financieel verlies als men alles in het werk heeft gesteld om risico's te voorkomen of beperken. Ook zzp'ers, zelfstandigen zonder personeel, hebben een onderneming en doen er daarom verstandig aan om hun onderneming juridisch te laten scannen.

Welke documenten maken onderdeel uit van een juridische scan?

Het is afhankelijk van de aard van een bedrijf welke zaken er juridisch geregeld moeten zijn. Een zzp'er zal geen arbeidsovereenkomsten gebruiken. Deze hoeven dan dus niet gescand te worden. De meeste ondernemingen hebben wel een website. Het is zinvol dat bekeken wordt of hierop de juiste gegevens vermeld zijn.

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden worden door veel bedrijven gehanteerd om zaken te regelen die bij veel transacties steeds weer opnieuw geregeld moeten worden. Door de regels in algemene voorwaarden vast te leggen, hoeft men hierover niet steeds opnieuw te onderhandelen en ze in een nieuw contract vast te leggen. Bedrijven hanteren algemene inkoopvoorwaarden en/of algemene leveringsvoorwaarden. Algemene voorwaarden moeten uiteraard voldoen aan de wetgeving hierover in het Burgerlijk Wetboek. Zeker als het gaat om algemene voorwaarden die bedoeld zijn voor transacties met consumenten (in tegenstelling tot professionele wederpartijen), gelden er strikte regels van wat er wel en niet in mag staan. Als er zaken in de algemene voorwaarden staan die onredelijk bezwarend zijn, dan zijn de voorwaarden nietig of vernietigbaar. Dat betekent dat ze dan niet geldig zijn en dat men ze dus niet kan gebruiken. Dat is natuurlijk jammer. Het is daarom van belang de voorwaarden zo te laten opstellen dat ze rechtsgeldig zijn en ze van tijd tot tijd te laten nakijken door een jurist.

Contracten

Behalve algemene voorwaarden gebruiken ondernemers doorgaans een aantal standaardcontracten voor specifieke gevallen. Ook hiervoor geldt dat deze moeten voldoen aan de wettelijke bepalingen. Een goed concept of een extra check op bestaande contracten kan risico's ondervangen. Juristen zien bovendien zoveel contracten dat ze deze ook kunnen aanvullen met nuttige bepalingen die een bedrijf een welkome voorsprong geven op dat van de concurrent.

Brieven en regelingen werknemers

Op het gebied van het arbeidsrecht moet er binnen ondernemingen met personeel ook het nodige geregeld worden. Dat begint al bij de arbeidscontracten. Er zijn tijdelijke contracten en vaste contracten. Daarvoor gelden verschillende regels. Verder worden in arbeidsovereenkomsten zaken geregeld als functie, loon, opzegtermijn, vakantiedagen, concurrentiebeding, auto van de zaak en zo meer. De arbeidswetgeving is van overwegend dwingend recht. Dat wil zeggen dat hiervan niet ten nadele van de werknemer mag worden afgeweken. Het is dus zaak om gebruik te maken van juridisch juiste contracten. Daarnaast kan er behoefte zijn aan andere stukken zoals een ziekteverzuimreglement, een contract voor het gebruik van een bedrijfsauto, een opzegbrief, een aanzegbrief bij het einde van een tijdelijke arbeidsovereenkomst en een regeling voor verlofdagen. Sommige organisaties kennen ook een huishoudelijk reglement en ook dat dient op de juiste wijze te zijn opgesteld en gecommuniceerd.

Website

Bijna elk bedrijf heeft tegenwoordig een website. Ook het aantal webshops neemt hand over hand toe. Websites dienen aan een aantal voorwaarden te voldoen. In ieder geval is het noodzakelijk om de juiste gegevens van de onderneming te vermelden (naam, adres, vestigingsplaats, telefoonnummer, e-mailadres). Verder mag er geen inbreuk op het auteursrecht van anderen worden gemaakt. Men mag dus geen teksten van anderen overnemen of zonder toestemming foto's van anderen plaatsen. Ten slotte controleert een jurist ook of de juiste gegevens over de verwerking van persoonsgegevens op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn opgenomen, zal hij adviseren de algemene voorwaarden op de juiste wijze te publiceren en zal er een disclaimer worden opgenomen. Een disclaimer houdt in dat de eigenaar van de website de gebruiker erop wijst dat zij niet aansprakelijk is voor de informatie of een verkeerd gebruik van de informatie. De gebruiker dient altijd na te gaan of de informatie van toepassing is en ook juist is.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Sinds 2018 geldt de Europese verordening die ziet op de bescherming van persoonsgegevens. Op grond van die wet moet iedere organisatie een aantal maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de privacy van persoonsgegevens die door deze organisatie worden verwerkt wordt gewaarborgd. Als dat niet het geval is, kan de organisatie een boete opgelegd krijgen door de Autoriteit Persoonsgegevens. Wat er geregeld moet worden en hoe, kan de jurist die het bedrijf scant precies aangeven en hij zal controleren of de organisatie aan de verordening voldoet. Denk hierbij aan de privacyverklaring, verwerkingsovereenkomsten en een cookieverklaring.

Briefpapier, folders, facturen

Voor briefpapier, folders en facturen geldt dat de bedrijfsgegevens hierop juist vermeld moeten zijn. De ontvanger moet er van op aan kunnen dat wat hierop vermeld staat, de correcte gegevens zijn. Voor briefpapier geldt bijvoorbeeld dat de rechtsvorm van een onderneming juist vermeld moet zijn. Ook moeten naam, adres, vestigingsplaats en inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel kloppen. Op facturen moeten, ingevolge de fiscale wetgeving, een aantal zaken worden vermeld waaronder het btw-nummer van de gebruiker van de factuur. Het zijn allemaal zaken die de juridisch adviseur van de organisatie in het kader van een juridische scan naloopt.

Wie kan een juridische scan maken?

Uiteraard is het van belang dat een juridische scan wordt uitgevoerd door een ter zake deskundig persoon. Dit kan een juridisch adviseur of in sommige gevallen een advocaat zijn. Het is zinvol om na te vragen of de aanbieder van een dergelijke scan breed geschoold is of een brede ervaring in het bedrijfsleven heeft. Er moeten immers nogal wat verschillende zaken bekeken worden. Een juridische scan wordt meestal voor een all-in-prijs aangeboden, maar het is ook mogelijk dat een uurtarief wordt berekend. Dat laatste heeft als nadeel dat men niet van tevoren weet wat de totale kosten zullen zijn.