Efficiënt werken door een opgeruimde werkplek

Een opgeruimde werkplek kan behoorlijk helpen om efficiënt te werken. Meer rust op je werkplek, betekent vaak ook meer rust in je hoofd. Deze rust kun je creëren door papieren weg te gooien en te archiveren; spullen een plek te geven; een echte inbox te maken en rust om je heen te creëren, ook buiten je bureau. Een werkplek is vaak een behoorlijke chaos: bureaus liggen vaak vol met banken, tijdschriften, losse papieren, persoonlijke bezittingen en meer. Op zich is daar niets mis mee, maar vaak is de chaos zo groot dat we dingen moeilijk terug kunnen vinden. Dat kost tijd en levert vaak frustratie op. Daarnaast worden veel mensen onrustig van een slordig bureau. Wanneer we rust willen in ons hoofd, moeten we ook rust creëren op onze werkplek. Door even tijd te nemen kun je in een aantal stappen deze rus op je bureau creëren.

Ruim papieren op, ga over tot actie en archiveer

Op de meeste bureaus bestaat de grootste troep uit papier. Het loont dus de moeite om daar te beginnen met opruimen en er vervolgens een systeem op na te houden waardoor het papier zich niet opnieuw op gaat stapelen. De belangrijkste regel: gooi zoveel mogelijk weg. Veel documenten heb je eigenlijk niet (direct) nodig en zijn ook digitaal beschikbaar. Op je bureau of in je tas zijn ze eigenlijk alleen ballast.

Papier waaraan een actie verbonden is, kun je vaak niet weggooien. Het op je bureau laten liggen is vaak echter ook niet nodig. Ga in plaats daarvan zo snel mogelijk over tot actie en zorg er daarmee voor dat je het wel weg kunt gooien. Soms is het niet mogelijk om direct tot actie over te gaan, maar moet er in de (nabije) toekomst wel actie ondernomen worden. Voor papieren die in deze categorie vallen kun je een apart actiemapje aanleggen, dat gekoppeld is aan je actielijst.

Papier dat je niet weg wilt gooien, maar waaraan ook niet direct een actie verbonden is, kun je het beste archiveren. Stop het in een map en categoriseer op zo'n manier dat je het te zijner tijd weer terug kunt vinden.

Geef je spullen een plek

Naast papier slingert er waarschijnlijk nog meer rond op je bureau: boeken, fotolijstjes, pennen, potloden, een rekenmachine of een digitale camera. Zorg dat je vooral dit soort zaken een vaste plek aanwijst. Het liefst is deze vaste plek niet ergens op je bureau (behalve voor de spullen die je zeer geregeld gebruikt), maar ergens in een la of kast.

Maak een echte inbox

Het is een goede gewoonte om je bureau netjes te houden, maar het is niet de bedoeling dat je vanaf nu de hele dag bezig bent met het opbergen van je spullen. Daarom is het handig om een fysieke inbox op je bureau te plaatsen: een plastic bak waar alle post, memo's en documenten in terechtkomen die je gedurende de dag verzameld. Elke dag heb je een vast tijdstip waarop je je inbox doorwerkt. Papier worden weggegooid, klaargemaakt voor actie of gearchiveerd.

Ruim ook je computer op

Niet alleen je bureau kan een behoorlijke troep zijn; ook je computer kan zo zijn ingedeeld dat zoeken geregeld te veel tijd kost, onnodig veel frustratie oproept en erop werken je een onrustig gevoel geeft. Je kunt je computer simpeler maken door iconen die je niet of weinig gebruikt van je bureaublad te halen; hetzelfde kun je doen met items in je werkbalk. Kijk ook eens kritisch naar de indeling van je mappen en bestanden: is dit de juiste manier om je data op te bergen? Probeer op papier eens twee of drie andere indelingen te maken (verbeteringen van je huidige systeem of een rigoureuze verandering) en overweeg of het de moeite waard is om je systeem om te gooien.

Rust om je heen; ook buiten je bureau

Niet alleen van chaos op je bureau of op je computer kun je onrustig worden; ook de rest van je werkkamer kan drukker zijn dan goed voor je is. Het beste is om te zorgen voor simpele meubels met niet te veel versierselen en verschillende kleuren. Ook het aantal versierselen aan de wand kun je het beste proberen te beperken. Het is leuk om foto's of kindertekeningen van huis mee te nemen, maar je doet er waarschijnlijk goed aan die zo op te hangen dat je er niet constant zicht op hebt. Je moet er wel voor zorgen dat je werkplek niet te saai wordt. Ook dat kan je uit je concentratie halen. Probeer zelf te zoeken naar de juiste balans.

Lees verder

• Efficiënt werken: Gebruik sneltoetsen in plaats van de muis
• In de flow komen: 10 tips
• Efficiënt werken: je werkplek optimaliseren
• Efficiënt werken: Productief en efficiënt je dag door komen
• Beter concentreren: efficiënt werken door meer concentratie