Management rollen

Management is een veel besproken onderwerp en veel mensen hebben er mee te maken. Je bent zelf leidinggevende of je hebt een leidinggevende boven je. In dit artikel worden een aantal management rollen besproken, deze kunnen je helpen een betere manager te worden en kunnen je inzicht geven in je eigen stijl van managen.

De controleursrol

De functie van controleur is gericht op de aandacht van de manager voor interen controlekwesties. De volgende vaardigheden horen bij deze rol:

• Informatie beheren door kritisch denken
• Omgaan met een overvloed aan informatie
• Kernprocessen beheren

Informatie beheren door kritisch denken

Managers zijn veel tijd kwijt met het presenteren van bewijs voor eigen ideeën en het beoordelen van bewijs dat wordt gepresenteerd door anderen. Effectieve managers denken effectief en weten hun eigen ideeen te onderbouwen met argumenten. Een argument is een betoog dat men houd om een idee te onderbouwen. De meeste argumenten bestaan uit drie elementen:

• de stelling
• de gronden
• de rechtvaardiging

Omgaan met een overvloed aan informatie

Het succes van managers is afhankelijk van snelheid en alertheid, niet alleen van grondigheid en accuratesse. Effectieve managers weten de nuttige gegevens te scheiden van de onbelangrijke informatie. Het TRAF systeem kan hierbij helpen.
TRAF system: Toss, Refer, Act, File.
In het Nederlands: weggooien, doorwerwijzen, handelen, archiveren.

Kernprocessen beheren

Voorbeelden van de output van een manager:

• Gegeven beoordelingen en meningen
• Toegewezen hulpbronnen
• Genomen beslissingen
• Ontdekte fouten
• Productplanning
• Onderhandelingen over afspraken
• Gegeven cursussen

Een manager moet zich voor elke actie afvragen of die activiteit bijdraag aan het beoogde eindresultaat.

De vijf primaire waarde-creërende activiteiten:

1. Het aanvoeren van materialen of informatie in de organisatie (interne logistiek).
2. Die materialen of informatie bewerken (operationele activiteiten).
3. Die materialen of informatie versturen (externe logistiek).
4. De marketing van die materialen of informatie (marketing en verkoop).
5. Die materialen of informatie ondersteunen (service).

Vier ondersteunende activiteiten die de 5 primaire activiteiten effectiever maken:

1. Een sterke infrastructuur (planning, juridische ondersteuning, financiële en administratieve transacties om waarde aan materialen en informatie toe te voegen).
2. Human resource management (het aannemen, trainen, belonen en socialiseren van de mensen die het werk doen).
3. Technologische ontwikkeling (de apparatuur, werktuigen en informatie die het mogelijk maken om waarde toe te voegen).
4. Inkoop (het verwerven van de apparatuur, werktuigen, ideeën en informatie die nodig zijn om de primaire activiteiten in stand te houden en te verbeteren).

De Coördinatorrol

De coördinatorrol is gericht op het coordinere van werk van meerdere werknemers of werkgroepen.
De vaardigheden die bij de coördinator horen zijn:

• projectmanagement
• taken ontwerpen
• crossfunctioneel management

Projectmanagement

Een project is een reeks activiteiten en taken die een specifieke doelstelling hebben, vastgestelde begin en eind data hebben, binnen een financieel raamwerk uitgevoerd moeten worden, hulpbronnen verbruiken.
Planning is bepalen wat, door wie en wanneer gedaan moet worden. De planning maakt duidelijk waar het project heengaat en hoe het daar gaat komen.

De PERT techniek stelt managers in staat de ontwikkeling te volgen en taken binnen een project door het onderlinge verband tussen activiteiten te laten zien.
Een Gannt kaart is een schema die de planning van een projet weergeeft.
Een Human resource matrix wordt gebruikt om na te gaan of de werklast evenredig is verdeeld.

Taken ontwerpen

Er zijn 5 essentiele dimenties van taken:

1. verscheidenheid van vaardigheden
2. taken incident
3. takenbetekenis
4. autonomie
5. feedback

Drie belangrijkste gemoedstoestanden bij taken:

1. Het gevoel dat het werk zinvol is
2. Het gevoel dat men verantwoordelijk is voor het resultaat van het werk
3. Kennis van feitelijke resultaten van het werk

Organisaties (managers) moeten bij het ontwerpen van taken ook overwegen dat het ontwerpen van een taak een leerervaring kan zijn.

Crossfunctioneel management

Er zijn 6 factoren waardoor bedrijven succes hebben in mondiale concurrentie:

1. kwaliteit
2. kosten en snelheid verbeteren
3. nauwe banden met klanten
4. nauwe banden met leveranties
5. integreren van technologie
6. training

Crossfunctionele teams bestaan uit specialisten van verschillende functiegebieden waardoor een taak effectiever vervult wordt.
Richtlijnen voor crossfunctioneelmanagement:

• Verduidelijking van doelen en acceptatie van het team
• Voldoende personen met leiderschapskwaliteiten binnen het team
• Leden van het team zijn aansprakelijk voor het functioneren
• Crossfuncties zo klein mogelijk houden
• Zorgen voor acuele en relevante informatie
• Trainen van de teamleden
• Verwachtingen binnen het team en tussen teams duidelijk maken
• Teamleden aanmoedigen uit hun rol te stappen

De bestuurdersrol

De volgende vaardigheden horen bij de bestuurder:

• een visie ontwikkelen en communiceren
• doelen en doelstellingen formuleren
• ontwerpen organiseren

Een visie ontwikkelen en communiceren

Een visie is een ideaal en uniek beeld van de toekomst, het communiceren van een visie is een van de meest geprezen bezigheden van een manager. Werknemers missen nog al eens informatie over het algemene doel of visie van de organisatie. De taak aan de manager om dit naar de werknemers te communiceren.
Deze kernthema’s verbeteren de effectiviteit van visies:

• het geval voor de verandering
• ideaal doel of doelen
• aandacht voor mensen

Doelen en doelstellingen formuleren

Het stellen van doelen:

• Formuleren van specifieke doelstelling
• Ontwikkelen van een actieplan
• Opstellen van een tijdschema
• Opstellen van een budget
• Schatten of ramen wat klaar moet zijn op bepaalde momenten
• Opzetten van een organisatie om beslissingen uit te voeren
• Opstellen van maatstaven waaraan presentaties afgemeten worden
• Gemeenschappelijk stellen van doelen door twee opeenvolgende niveaus in de hiërarchie.
• Periodieke metingen en vergelijkingen van prestaties en overeengekomen doelen en doelstellingen.
• Doelstellingen worden, waar en wanneer mogelijk, weergegeven in kwantificeerbare termen als eenheden, guldens, percentages enz.

Ontwerpen en organiseren

Het stermodel stelt 5 categorieen of elementen vast die in het ontwerpproces moeten worden meegenomen:

1. Strategie
2. Structuur
3. Processen
4. Beloningen
5. Mensen

Departmentalisatie is het onderverdelen van taken onder de leden van de organisatie. Dit kan naar functie, divisie of matrix gebeuren

De producentenrol

De producenten rol is een aanvulling op de bestuurdersrol. Vaardigheden die bij de producentrol horen zijn:

• Productief werken
• Een productieve werkomgeving bevorderen
• Tijd en stress management

Productief werken

Vier praktijken die deel uitmaken van het bereiken van optimale prestaties zijn:

1. Doelen stellen
2. Zich volledig bezighouden met en zich verdiepen in de activiteit
3. Hypergevoelig zijn en zich bewust zijn van de activiteit terwijl deze zich voordoet
4. Bedreven worden in het genieten van de onmiddelijke ervaring in de werkelijkheid

Een productieve werkomgeving bevorderen
Belangrijke punten voor een goede werklek:

• belonen/voordelen
• kansen
• veiligheid
• trots zijn op het werk/bedrijf
• openheid
• rechtvaardigheid
• kameraadschap/vriendelijkheid

Drie componenten van de verwachtingstheorie:

• Leg verband tussen inspanning en prestaties
• Koppel prestaties aan resultaten
• Wees op de hoogte van de valenties van door werknemers gewenste uitkomsten.

Tijd- en stressmanagement

Het is belangrijk om prioriteiten te stellen aan bepaalde dingen. Dit dwingt ons om de moeilijke keuze te maken over wat echt belangrijk is.
Stress kan de fysieke gezondheid beïnvloeden, maar kan ook stimulerend zijn. Niet alle stress is negatief, probeer dus de negatieve stress te voorkomen en positieve stress te bevorderen.

Er zijn 5 strategieën voor stressmanagement:

1. verduidelijken van waarden
2. denken aan lichamelijke gezondheid
3. ontspanningstechnieken
4. creëren van een ondersteuningssysteem
5. tijdmanagement