Dashboard en Balanced Scorecard

Dashboards en Balance Scorecards worden gebouwd om kaderleden de mogelijkheid te bieden om in een oogwenk de situatie van het bedrijf in te schatten. Aan de hand van visuele wegwijzers in functie van zogenaamde KPI’s wordt goed en slecht weergegeven, zonder dat er tijd verloren gaat in de samenstelling van de gegevens die aan dit besluit vooraf gaan.

Dashboard

Met deze vorm van top level analysis wordt het hoogste punt van de Business Intelligence piramide bereikt. Het betreft een vorm van analyse die enkel bij de allerhoogste organen van een onderneming zal geïmplementeerd worden. Het moet directieleden en managers in staat stellen om zo snel mogelijk de situatie van de business in te schatten, zonder hiervoor enig voorbereidend onderzoek te moeten verrichten. Er dient hen als het ware een dashboard voorgeschoteld te worden, die op een representatieve wijze deze informatie verschaft. Het dashboardprincipe is een proactieve wijze van informatiegebruik die resulteert in acties die enkel genomen worden wanneer bepaalde vooropgestelde pointers hierom vragen. De informatie dient in a glance waarneembaar te zijn aan de hand van een visuele representatie. Een manager kan onmogelijk snel de implicaties van een bepaalde situatie inschatten aan de hand van een lijst met gegevens. Dit kan enkel bewerkstelligd worden door het gebruik van grafieken en wijzers.

Figuur 1 toont een voorbeeld van het dashboard van de Business Objects analysetool. De applicatie is web-based, wat essentiëler wordt naarmate de ondernemingsstructuur gesegmenteerd en gedelokaliseerd geraakt.

KPI

De dashboardtechniek baseert zich in grote mate op het gebruik van zogenaamde Key Performance Indicators (KPI). Een KPI is een op voorhand vastgelegde indicator die opgevolgd wordt van op het hoogste niveau. Het gebruik ervan leidt tot performance management, een vorm van management die zich baseert op een globale representatie van de business en die uiteindelijk moet leiden tot betere prestaties. Een dashboard is dus alert-based, wat resulteert in visuele signalen die de manager moeten op de hoogte brengen van bepaalde situaties. Deze kunnen zowel positief als negatief zijn, afhankelijk van de handeling die eruit dient te volgen.

HOLAP

Een goed dashboard moet in principe enige HOLAP functionaliteit bezitten (zie artikel Online Analytical Processing (OLAP)). Het moet met andere woorden mogelijk zijn om vanuit het dashboard heel snel door te klikken naar de onderliggende detailgegevens. Zo kan een sales manager op een gegeven ogenblik een signaal krijgen dat het omzetcijfer gedaald is beneden een vooropgestelde scope. Hoogstwaarschijnlijk zal deze persoon meteen de oorsprong van het probleem willen onderzoeken en in een eerste instantie willen vaststellen welke regio de slechtste verkoopcijfers etaleert. Een tweede stap kan een verder doordrillen vereisen naar bijvoorbeeld een bepaalde winkel of verkoper. We kunnen dus stellen dat een dashboard het topje van de Business Intelligence piramide toont, maar dat de rest van de piramide er nog dient onder te hangen voor het geval een signaal resulteert in een mogelijke neerwaartse handeling.

Balanced Scorecard

Net als bij het dashboard zal een Balanced Scorecard gebruik maken van KPI’s, maar dan wel vanuit een veel globaler perspectief. Het systeem werd ontwikkeld in het begin van de jaren negentig door financiële experts en was vooral een reactie op het feit dat de klassieke informatieomgevingen zich beperkten tot de evaluatie van financiële parameters. Vanuit hun standpunt diende het begrip “business” als veel ruimer beschouwd te worden, wat zich uitte in enkele nieuwe standpunten van waaruit de ondernemingsprestaties beoordeeld werden. Naast de voor de hand liggende financiële informatie en de gebruikelijke evaluatie van het klantengedrag, werden nieuwe uitvalshoeken naar voor gebracht die rekening houden met de interne processen en de continuïteit van de onderneming.

Bij de evaluatie van de interne processen houdt men zich vooral bezig met de evaluatie van efficiëntie binnen de core. Er worden tijdsanalyses gemaakt die de interne procedures beter moeten stroomlijnen en de prestaties van elk der processen gunstig moeten beïnvloeden. Ook externe communicatie met leveranciers en klanten is van belang, maar dan niet vanuit het perspectief van deze partijen, maar wel ter evaluatie van de onderneming ten opzichte van de buitenwereld. Continuïteit wordt gegarandeerd door groei, vandaar dat hier de innovatieve zijde van de onderneming onder de loep wordt genomen. Onderzoek naar kennis binnen het personeel dient te leiden tot opleidingen en een efficiënte verspreiding van elke verdere kennisverwerving doorheen de business processen. Ook het belonen van prestaties en het behoud van goede medewerkers zijn belangrijke aspecten binnen de hele opzet.

Een Balanced Scorecard klasseert al deze invalshoeken onder een noemer, onder de vorm van doelgerichte informatie die in een oogwenk beschikbaar is voor de hoogste organen van de onderneming. Een efficiënte opvolging moet leiden tot een hogere bedrijfswinst, betere resultaten, lerend vermogen en gemotiveerd personeel. Ze berust zowel in het financieel aspect van de onderneming als in de evaluatie van de sociale belangen. Door gedragsanalyse en gericht belonen van prestaties wordt een betere werkomgeving gecreëerd die zich doet gelden in een hogere arbeidskwaliteit en betere financiële resultaten. Een Balanced Scorecard biedt dus een overview van de belangrijkste aspecten van de onderneming over de diverse business units heen, gegroepeerd in functie van de visuele behoeften. Onverachte wendingen kunnen gedetecteerd en geanalyseerd worden, wat moet leiden tot een grotere kennis van de bedrijfssituatie en wat de interpretatie van toekomstgerichte handelingen mogelijk moet maken.

Het spreekt voor zich dat de voorstelling van de interne processen en de continuïteit onder de vorm van een Balanced Scorecard niet voor de hand liggen. Terwijl KPI’s met betrekking tot financiële aspecten gedistilleerd konden worden via de klassieke omzet- of winstbegrippen, dienen ze in deze nieuwe situaties gebaseerd tot zijn op minder tastbare informatie, informatie die nog meer zal afhangen van de praktische samenstelling van de onderneming. Elke vorm van informatie die een doeltreffende evaluatie van alle standpunten mogelijk maakt kan in theorie dus binnen een Balanced Scorecard opgenomen worden. Figuur 2 vat de diverse uitvalshoeken samen.