Operational BI tools

Een schitterende informatieomgeving op zich heeft weinig nut indien men niet beschikt over de praktische mogelijkheden om toegang te krijgen tot de data. Er zal dus nood zijn aan een reeks werkinstrumenten of tools die deze taak op zich nemen en de gebruikers ervan begeleiden bij het proces van informatiewinning.

Vaste rapporten

In een operationele omgeving wordt vooral gebruik gemaakt van applicaties waarmee de zogenaamde vaste rapporten geprogrammeerd worden. Een veel gebruikte applicatie is Crystal Reports. De enige interactie die van de business user gevraagd wordt is het opstarten van het rapport, wat al dan niet gepaard gaat met het opgeven van parameters. De ontwikkeling gebeurt door technisch gekwalificeerde mensen die de database kennen en dankzij diverse vormen van tuning de nodige performantie kunnen garanderen en de goede werking van de database kunnen in stand houden. De business user boet hierbij vanzelfsprekend in aan soepelheid, maar binnen een operationele omgeving blijft het belangrijk om vast te houden aan het principe dat de data input primeert over de output. De continuïteit ervan mag nooit in het gedrang komen. En de enige mogelijkheid om dit te blijven garanderen is door de controle over de extracties binnen de technische omgeving te houden.

Sommige rapporten kunnen aangeroepen worden vanuit een schermtoepassing, zoals dit bijvoorbeeld mogelijk is met Oracle Reports, andere zijn dan weer stand-alone toepassingen. Het basisprincipe blijft wel dat de onderliggende database OLTP-based is (zie artikel Operational Querying).

Tegenwoordig wordt de Business Intelligence markt overheerst door analytische rapporteringtools zoals Business Objects of Cognos. Hun werking is gebaseerd op het gebruik van een zogenaamde symantic layer of transparante laag die over de databasestructuur heen geweven wordt. Dit biedt business users de mogelijkheid om zelf SQL-statements te genereren, zonder enige programmeerkennis. Hoewel het principe op zich zeker aan te moedigen valt, is er binnen een operationele omgeving toch enige voorzichtigheid geboden. De layer veroorzaakt - weliswaar beveiligd - een directe weg naar de core van de database en kan bij gebrek aan een goede technische begeleiding nefaste gevolgen hebben. Het is dan ook niet aangewezen om dergelijke analysetools te gaan gebruiken in combinatie met OLTP-databases. De controle over performantie en extractie binnen een operationeel systeem dient steeds in handen te zijn van de programmeurs, systeembeheerders en de DBA, allen personen die rechtstreeks toegang hebben tot de database en dus geen symantic layer nodig hebben om een query samen te stellen. In bepaalde omstandigheden lijkt het misschien nuttig om de programmeur te voorzien van een dergelijke tool om het genereren van SQL-statements te vereenvoudigen en zo de programmatie te verlichten, maar dan wordt de technische logica gelegd naar de layer en ontstaat de nood om deze bij elke ontwikkeling te blijven onderhouden. Buiten de operationele omgeving zijn analysetools wel onontbeerlijk binnen de informatieomgeving.

Operational desktop tools

Het principe van lokale data (zie artikel Operational Querying) is een niet te negeren feit waarbij bepaalde vormen van informatie zich niet centraal bevinden, maar wel bij de business users zelf. Vanwege de decentrale aard is het bestaan ervan vaak niet gekend bij de medewerkers van de ICT-afdeling. Het is voor hen dan ook onmogelijk om te voorzien in enige vorm van vaste rapportering. De business user zal dus nood hebben aan een zogenaamde operational desktop tool waarmee hij of zij zelf de nodige resultaten kan verwezenlijken.

De meest klassieke en nog steeds heel populaire desktop tool is Microsoft Excel. Het principe van de spreadsheet ontleent zich prima voor rapportering omdat het ook het tabelprincipe hanteert en als het ware kan beschouwd worden als een alternatieve database. Doordat de recentste versies van dergelijke software tevens voorzien in diverse mogelijkheden om spreadsheets onderling te linken en connecties te maken met ongeveer elk type van database, kunnen ze op een gegeven ogenblik zelfs beschouwd worden als een deel van de netwerk- en databasestructuur van de onderneming. Het gebruik van Excel heeft vooral zijn populariteit behouden door de eenvoud waarmee een acceptabel resultaat kan bekomen worden. Het genereren van grafieken gaat bijvoorbeeld even snel als bij om het even welke gespecialiseerde analysetool. Een normaal gebruik vereist ook geen gespecialiseerde kennis, gezien Excel deel uitmaakt van de standaard burotica-omgeving. Vandaar ook dat de meest complexe analysetools voorzien in een mogelijkheid om de geëxtraheerde data te exporteren naar Excel. Sommige tools, zoals Business Objects, gaan zelfs zover dat ze het mogelijk maken om de gegevens vanuit Excel rechtstreeks te refreshen, zodat de tool zelf uiteindelijk nog enkel kan beschouwd worden als een engine die op een transparante wijze data gaat ophalen van de database. Excel biedt hiernaast nog het grote voordeel dat de data overschrijfbaar is. En hier ligt meteen ook het grootste risico. Men kan zich de vraag stellen hoe consistent de gepresenteerde data op dat ogenblik nog is. De pure speculatie dat er een risico bestaat tot fraude of vergissingen kan een reden zijn om de lokale data te centraliseren en de rapportering via standaardmethodes te laten lopen, gebruik makend van de volledige functionaliteit van OLTP tools.