Waarom een informatieomgeving?

Elke onderneming heeft binnen zijn groeiproces op een zeker ogenblik nood aan een geïsoleerde "informatieomgeving". Dit artikel is een aanzet tot de creatie van een dergelijke omgeving, los van de technieken (ODS, Data Warehousing) die ervoor gebruikt zullen worden. Waar liggen nu de mirakels? Waarom zijn spreadsheets niet langer een afdoende oplossing? Kan het dan anders en beter? Veel vragen die recht hebben op een antwoord.

Kennis

Elke informatiebehoefte vindt een antwoord in de kennis die beschikbaar is. Er wordt wel eens gezegd dat een business net zo intelligent is als de mensen die er deel van uitmaken. In een strikt operationele zin bevat deze stelling misschien enige waarheid, toch is ze niet voor veralgemening vatbaar. Ondernemingen zijn tegenwoordig dermate gesegmenteerd dat de kennis op zich dezelfde segmentatie ondergaan heeft. Vaak ontstaat hierdoor een nijpend gebrek aan een panoramisch perspectief dat de verschillende segmenten als een geheel gaat benaderen. Dit neemt op zich niets weg van de kennis die beschikbaar is in elk van de losse segmenten. Met iedere progressieve evolutie van omvang en complexiteit wordt het bepalen van objectieve richtlijnen moeilijker. Beslissingen dienen rekening te houden met elk facet van de onderneming en moeten gebaseerd zijn op uniforme informatie. En dit is nu precies waar Business Intelligence in de kijker komt.

Uniformiteit

Door een uniforme benadering van informatie wordt een beter inzicht gecreëerd in de materie en wordt de hoeveelheid energie die in het voorbereidende werk gestopt wordt drastisch beperkt. Hierdoor wordt tijd en ruimte vrijgemaakt voor het effectieve denkproces. We kunnen dus stellen dat Business Intelligence de diverse segmenten van een onderneming gaat samensmeden tot één of meer eenvormige informatiebronnen, rekening houdend met elke betrokkene binnen elk der bedrijfsprocessen. Deze uniformiteit leidt op haar beurt tot een sterke vereenvoudiging van de structuur en maakt een panoramische benadering mogelijk. Het kneden van een krachtige informatieomgeving brengt natuurlijk heel wat aarde in de dijk. Alles begint met de beschikbaarheid over de juiste mensen op de juiste plaats en met de opbouw van een betrouwbare technische infrastructuur die aan de grote vraag kan voldoen. En net bij die vraag begint het hele verhaal. Het bouwen van een goede omgeving start niet bij de evaluatie van de beschikbare tools, maar bij een correcte interpretatie van de concrete behoeften van de medewerkers. Er is heel wat stof tot nadenken om een doeltreffend plan uit te stippelen alvorens met de effectieve bouw kan gestart worden.

Situering

Al te vaak wordt Business Intelligence geassocieerd met de zuivere rapportering van business informatie, terwijl dit louter een deelaspect is. Haar principes liggen meer in het smeden van een globale omgeving die rekening houdt met elke mogelijke informatiebehoefte binnen de onderneming, een behoefte die veel verder kan reiken dan de rechtlijnige representatie van de beschikbare cijfers. De bron ligt evenwel vaak bij een dergelijke vorm van rapportering. In het merendeel van de gevallen betreft het een functionele opvolging van de dagelijkse bedrijfsprocessen en het zoeken naar een aansluiting met vooropgestelde doeleinden. Het gaat vaak over een vorm van rapportering op periodieke basis, met een vast karakter, eventueel aangevuld met enig ad hoc onderzoek in functie van de verkregen resultaten. In een verdere fase kan men overgaan tot een diepere analyse van de bekomen gegevens en kan men zich op een gegeven ogenblik zelfs wagen aan forecasting. Men zal zich aan de hand van actuele informatie een idee proberen te vormen van de toekomst. Wat hieruit volgt is dus niet langer een uit de lucht gegrepen gok, maar een beeld dat gevormd wordt in functie van reële informatie.

Verdere studie kan leiden tot de detectie van correlaties en variaties tussen de diverse factoren en een compleet nieuw type van logische informatieverwerking ziet het licht. Naast de beoordeling van details bestaat er zoiets als het dashboard principe, waarbij goed en slecht in een oogwenk kunnen gedetecteerd worden en waarbij acties ondernomen worden in functie van het geconstateerde beeld. In tegenstelling tot forecasting, waar het proces eerder een proactief gegeven is, zal verder onderzoek zich hier baseren op afwijkingen, en niet op de operationele realiteit. Het betreft dus eerder een reactief proces. Een belangrijk aspect van de Business Intelligence is dus hoe men met de aangereikte informatie omgaat en hoe men er de nodige kracht uit put voor de toekomst. We kunnen op zijn minst stellen dat de topic heel gevarieerd is en geenszins mag of kan geglobaliseerd worden.

Elke onderneming heeft in functie van omvang, financiële capaciteit en doelstellingen bepaalde specifieke behoeften en het zou onzin zijn om te pogen een algemene regel te definiëren. Maar elk proces heeft een eerste bouwsteen, en om betrouwbare informatie te kunnen puren uit de complexiteit van een gesegmenteerde ondernemingsstructuur is een specifiek hiervoor ontworpen omgeving nodig. Een omgeving die performantie garandeert en de online inspanningen tot een minimum beperkt. Een omgeving die gekneed kan worden tot een transparante laag die een reële weergave garandeert van de diverse bedrijfsprocessen. Een omgeving die from bottom to top behoeftes vervult doorheen elk aspect van de onderneming. Een omgeving die intelligent omgaat met de informatie die aangereikt wordt vanuit de business en deze op de voet blijft volgen. Een informatieomgeving.