Ondernemingsraad: Het instemmingsrecht, inhoud en procedure

Het instemmingsrecht is een van de belangrijkste rechten van een ondernemingsraad. Het instemmingsrecht staat beschreven in artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en beschrijft dat elk voorgenomen besluit van een bestuurder, voor vaststelling, wijziging of intrekking van personele regelingen ter instemming aan de ondernemingsraad aangeboden moet worden. Het besluit van de ondernemingsraad dient door de bestuurder opgevolgd te worden en hier kan alleen met behulp van een gerechtelijke procedure van afgeweken worden. Het instemmingsrecht is bedoeld om de positie van de werknemers in een organisatie te versterken.

Geschiedenis instemmingsrecht

Het recht van instemming is zeker geen nieuw begrip. Al eeuwen hebben (bepaalde) mensen instemming op belangrijke beslissingen die genomen worden. Zo was het instemmingsrecht in de middeleeuwen het enige middel om een oorlog te voorkomen. Uiteraard was dit recht alleen voorbehouden aan de adel en rijksten.

In ondernemingen hebben alle medewerkers instemming in het beleid van de bestuurder als het op regelingen aankomt die de medewerkers raken. Omdat niet elke medewerker bij elk besluit gehoord kan worden, kiezen de medewerkers een vertegenwoordiging, de ondernemingsraad (OR).

Inhoud artikel 27

Het instemmingsrecht is één van de belangrijkste rechten van een OR en richt zich op verschillende personele regelingen. Wil een ondernemer hierin iets wijzigen dan dient er instemming gevraag te worden van de ondernemingsraad, die in deze als vertegenwoordiger van de medewerkers (of achterban) optreedt. Belangrijk om te weten is dat de vaststelling, wijziging of intrekking van de regeling geldt voor een groep medewerkers en niet voor een individu.

Artikel 27 uit de WOR luidt als volgt

De ondernemer behoeft de instemming van de OR voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van:

a. een regeling met betrekking tot een pensioenverzekering, een winstdelingsregeling of een spaarregeling;
b. een werktijd- of een vakantieregeling;
c. een belonings- of een functiewaarderingssysteem;
d. een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het reïntegratiebeleid;
e. een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid;
f. een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
g. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling;
h. een regeling op het gebied van het bedrijfsmaatschappelijk werk;
i. een regeling op het gebied van het werkoverleg;
j. een regeling op het gebied van de behandeling van klachten;
k. een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen;
l. een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;
m. een procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand, als bedoeld in artikel 2, eerste lid, van de Wet Huis voor Klokkenluiders.

een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen.

2. De ondernemer legt het te nemen besluit schriftelijk aan de ondernemingsraad voor. Hij verstrekt daarbij een overzicht van de beweegredenen voor het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de in de onderneming werkzame personen zal hebben. De ondernemingsraad beslist niet dan nadat over de betrokken aangelegenheid ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering. Na het overleg deelt de ondernemingsraad zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed zijn beslissing aan de ondernemer mee. Na de beslissing van de ondernemingsraad deelt de ondernemer zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de ondernemingsraad mee welk besluit hij heeft genomen en met ingang van welke datum hij dat besluit zal uitvoeren.

3. De in het eerste lid bedoelde instemming is niet vereist, voor zover de betrokken aangelegenheid voor de onderneming reeds inhoudelijk is geregeld in een collectieve arbeidsovereenkomst of een regeling van arbeidsvoorwaarden vastgesteld door een publiekrechtelijk orgaan. Instemming is eveneens niet vereist voor zover ter zake van een aangelegenheid als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, sprake is van verplichte deelneming in een bedrijfstakpensioenfonds als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet.

4. Heeft de ondernemer voor het voorgenomen besluit geen instemming van de ondernemingsraad verkregen, dan kan hij de kantonrechter toestemming vragen om het besluit te nemen. De kantonrechter geeft slechts toestemming, indien de beslissing van de ondernemingsraad om geen instemming te geven onredelijk is, of het voorgenomen besluit van de ondernemer gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen.

5. Een besluit als bedoeld in het eerste lid, genomen zonder de instemming van de ondernemingsraad of de toestemming van de kantonrechter, is nietig, indien de ondernemingsraad tegenover de ondernemer schriftelijk een beroep op de nietigheid heeft gedaan. De ondernemingsraad kan slechts een beroep op de nietigheid doen binnen een maand nadat hetzij de ondernemer hem zijn besluit overeenkomstig de laatste volzin van het tweede lid heeft meegedeeld, hetzij – bij gebreke van deze mededeling – de ondernemingsraad is gebleken dat de ondernemer uitvoering of toepassing geeft aan zijn besluit.

6. De ondernemingsraad kan de kantonrechter verzoeken de ondernemer te verplichten zich te onthouden van handelingen die strekken tot uitvoering of toepassing van een nietig besluit als bedoeld in het vijfde lid. De ondernemer kan de kantonrechter verzoeken te verklaren dat de ondernemingsraad ten onrechte een beroep heeft gedaan op nietigheid als bedoeld in het vijfde lid.

7. De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit:

• tot vaststelling of intrekking van een pensioenovereenkomst die wordt ondergebracht bij een ondernemingspensioenfonds als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• tot vaststelling of intrekking van een pensioenovereenkomst die wordt ondergebracht bij een niet verplicht bedrijfstakpensioenfonds;
• tot vaststelling of intrekking van een pensioenovereenkomst bij een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, voor het deel van de pensioenovereenkomst dat niet verplicht door dat bedrijfstakpensioenfonds hoeft te worden uitgevoerd;
• voor zover hetgeen in de pensioenovereenkomst is of wordt bepaald overeenkomt met hetgeen in pensioenovereenkomsten van alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen is of wordt bepaald. Het tweede tot en met zesde lid zijn van overeenkomstige toepassing.

Onder regelingen op grond van een pensioenovereenkomst als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, worden mede verstaan regelingen opgenomen in een uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet of een uitvoeringsreglement als bedoeld in onderdeel b van de definitie van uitvoeringsreglement in artikel 1 van de Pensioenwet, die van invloed zijn op de pensioenovereenkomst waaronder in ieder geval worden begrepen: regelingen over de wijze waarop de verschudigde premie wordt vastgesteld, de maatstaven voor en de voorwaarden waaronder toeslagverlening plaatsvindt en de keuze voor onderbrenging bij een bepaalde pensioenuitvoerder, pensioeninstelling uit een andere lidstaat of verzekeraar met zetel buiten Nederland als bedoeld in artikel 23, eerste lid, van de Pensioenwet.

Procedure instemmingsrecht

Indien een bestuurder een voorgenomen besluit neemt over zaken die volgens Art. 27 WOR onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad vallen, dient de bestuurder daarvoor een instemmingverzoek bij de ondernemingsraad in. De procedure kan per onderneming verschillen, maar doorloopt in lijnen de volgende stappen:

Indienen instemmingsverzoek

De bestuurder dient een voorgenomen besluit altijd schriftelijk bij de OR in. Vaak wordt er gebruik gemaakt van een voorblad waar alle basisinformatie over het besluit op staat. Hoewel het vaak verleidelijk is een samengevatte versie van het voorgenomen besluit aan te leveren, geldt de regel dat hoe meer informatie aangeleverd wordt, hoe beter de OR een beeld kan vormen. Dit kan leiden tot een snellere procedure omdat dit vergaderingen over het onderwerp kan beperken. In deze zin is het duidelijk formuleren van informatie een goede investering in het besluit.

Een voorblad voor een instemmingsverzoek bevat doorgaans de volgende informatie:

• Uniek kenmerk
• Samenvatting voorgenomen besluit
• Beweegredenen voorgenomen besluit
• Organisatorische gevolgen
• Financiële gevolgen
• Verwachte gevolgen personeel
• Maatregelen m.b.t. gevolgen personeel
• Handtekening van de bestuurder

Op 1 mei 2018 is de AVG in gegaan. Het kan wenselijk zijn in het instemmingsverzoek te omschrijven of er bij het besluit persoonsgegevens van het personeel verwerkt gaan worden.

Behandelen instemmingsverzoek

Nadat de OR schriftelijk het ontvangst van het instemmingsverzoek bevestigd heeft, kan de raad zich buigen over de inhoud daarvan. Afhankelijk van de inhoud van het verzoek, kan de raad beslissen of er al dan niet ingestemd wordt, of dat er wellicht meer informatie nodig is voor er een uitspraak gedaan kan worden. Deze informatie dient schriftelijk aangevraagd te worden. Omdat het bij het instemmingsrecht om personele regelingen gaat, kan het in veel gevallen handig zijn de achterban te raadplegen alvorens een besluit genomen wordt. Goede manieren hiervoor zijn onder andere het opstellen van een enquête, of het organiseren van een inloopspreekuur. Ook kan er informeel bij collega's een mening over het besluit gepeild worden. Let hiermee wel op dat het vaak de uitgesproken voor- en tegenstanders zijn die hier hun mening laten horen, terwijl de mening van de stille medewerkers net zo zwaar telt!

Overlegvergadering

De OR en bestuurder houden meerdere malen per jaar een overlegvergadering. Elk instemmingsverzoek dient minimaal één maal in een overlegvergadering besproken te zijn voor de OR met een uitspraak komt. In de overlegvergadering kan meer informatie gevraagd worden, maar ook is dit het moment om te onderhandelen over de inhoud van het voorgenomen besluit. De gemaakte afspraken dienen vastgelegd te worden in notulen of een gespreksverslag welke door beide partijen is geaccordeerd.

Oordeel ondernemingsraad

Als alle informatie verzameld is en de OR een duidelijk beeld heeft kunnen vormen, kan er een uitspraak geformuleerd worden. Deze uitspraak kan simpelweg bestaan uit wel of geen instemming, maar kan ook genuanceerder geformuleerd worden. In deze gevallen wordt een 'wel/geen instemming mits' geformuleerd. Hierbij worden voorwaarden aan de uitspraak gehangen.

Een oordeel komt altijd voor uit een stemming in de OR, waarbij de meeste stemmen gelden. Indien er geen unanieme uitspraak is, kan de minderheid er voor kiezen of zij met naam genoemd willen worden als tegenstemmer of anoniem willen blijven. Dit geldt voor elke persoon apart.

De uiteindelijk beslissing wordt vervolgens schriftelijk aan de bestuurder bekend gemaakt.

Bekendmaking besluit door bestuurder

Na het ontvangen van de uitspraak van de OR, dient de bestuurder schriftelijk zijn uiteindelijke besluit bekend te maken aan de OR. Hierin dient tevens vermeld te worden op welk termijn het besluit doorgevoerd zal worden. Anders dan in het adviesrecht, mag de bestuurder niet afwijken van het besluit van de OR. Gebeurt dit wel, dan dient dit via een procedure bij de kantonrechter te gaan.

Navolging besluit

Indien het besluit van de OR door de bestuurder overgenomen wordt, is het aan de ondernemingsraad om er op toe te zien dat het besluit van de ondernemer ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Hierbij dient met name gekeken te worden of het uiteindelijke besluit ook voldoet aan de instemming die de OR heeft gegeven. Met name bij een instemming met voorwaarden is dit belangrijk. De OR doet er goed aan het gehele traject naar de achterban te communiceren om de rol van de raad hierin duidelijk te maken.