Zo krijg je je persbericht geplaatst: do's en don'ts

Zo krijg je je persbericht geplaatst. De do's en don'ts om free publicity te genereren. Want een goed persbericht schrijven is zo eenvoudig nog niet. Niet alleen moet de juiste informatie er in staan, het is ook belangrijk om een goede foto aan te leveren bij het persbericht. Maar ook de manier waarop je het aanlevert is van belang. Zo heb je de grootste kans dat je persbericht wordt geplaatst in krant en of op website.

Lokale kranten hebben een krappe bezetting en weinig geld

Lokale kranten en omroepen zijn een goed middel om te communiceren dat je iets gaat doen of iets wilt laten weten. Maar lokale kranten hebben ook met een krappe bezetting te maken en met teruglopende inkomsten. Journalisten hebben daardoor niet meer de tijd en de ruimte om zelf veel uit te vinden. Een goed aangeleverd persbericht doet dan wonderen.

Wat moet er in een persbericht staan

In een persbericht moeten direct in de eerste regel eigenlijk al alle zaken staan die de lezer wil weten. Als je de volgende vragen kunt beantwoorden heb je de essentie:

1. wie
2. wat
3. waar
4. wanneer
5. waarom

Hier gaat het al heel vaak fout. Mensen sturen een persbericht, maar zetten er niet bij waar iets zich afspeelt. Of op welke locatie. Als je een mail stuurt waarin al dat soort zaken staan, maar je dat niet verwerkt in de tekst zelf, moet de redacteur eerst weer terug naar de mail. Vervolgens moet er geplakt en geknipt worden. Op dat moment maakt hij of zij de afweging: laat ik dat en plaats ik het bericht niet of doe ik al die moeite wel. Wil je kans maken op plaatsing van je persbericht, zet dan gewoon alles in de tekst.

Maak een Wordbestand

Haal vaak maken mensen een persbericht en slaan het dan op als een pdf. Doe dat niet. Het kopiëren en plakken zorgt er voor dat alle harde returns uit het stuk moeten worden gehaald. Dat is heel veel werk voor de redacteur die dan alweer kan kiezen om het bericht dan maar niet mee te nemen. Maak gewoon een Wordbestand en schrijf alles in kleine letters (behalve aan het begin van de regels natuurlijk en bij eigen namen).

Onderstreep niets en gebruik geen hoofdletters

Veel mensen denken dat het duidelijk is om allerlei zaken aan te brengen in de tekst als onderstrepingen, vette letters of hoofdletters. Dat is een misverstand. Al dat soort bewerkingen maken het voor de redacteur alleen maar moeilijker, want al die zaken moeten weer uit de tekst worden gehaald.

Gebruik geen afkortingen

Een belangrijke regel in de journalistiek is dat je geen afkortingen gebruikt. Als het even kan, schrijf dan dat soort zaken voluit. En bent u van een organisatie die een lange naam heeft die wordt afgekort, geef dan in het begin van de tekst ook de volledige naam van de organisatie weer.

Maak een apart bestand

Schrijf het persbericht altijd in een apart bestand dat je bijvoegt. Niets hinderlijker dan een bericht dat in een soort brief van een instantie staat, waardoor de redactie ook alle adresgegevens meekrijgt. Zelfs heel veel officiële kanalen snappen nog niet hoe dat werkt en sturen steevast hun persberichten op die manier rond.

Stuur geen persbericht op waar allerlei wijzigingen in zijn aangebracht

Soms ontvangt een redactie een persbericht dat door allerlei mensen is gecorrigeerd en waar dus allerlei doorhalingen en aanvullingen staan. Reken er op dat je dit niet geplaatst krijgt.

Lees je persbericht eerst goed voor je het verstuurt: later rectificeren werkt niet

Hoe vaak het niet gebeurt dat een redactie eerst een persbericht ontvangt en daarna nog weer eentje omdat er van alles in stond dat niet klopte. Slechte zaak. Niet alleen zet je daarmee je organisatie niet echt als professioneel neer, het wekt ook irritatie op als een organisatie niet de tijd neemt om eerst goed te kijken of zo’n bericht klopt.

Stuur op tijd in

Soms sturen mensen op de ochtend van een bijeenkomst nog even snel een bericht in en verwachten dan dat het bericht nog diezelfde dag wordt meegenomen als aankondiging. Of ze sturen een persbericht voor een fysieke krant terwijl die krant al lang op de pers ligt of erger nog in de brievenbus. Kijk eerst wanneer een deadline is voor een krant en stuur op tijd in.

Zet geen oud nieuws in een persbericht

Als een krant op woensdag uitkomt, dan kan ze nieuws meenemen vanaf die woensdag daarvoor. Maar niet meer van de dinsdag daarvoor, want dat is oud nieuws. En helemaal niet van weken daarvoor. Redacteuren geven vaak wel aan als iets oud nieuws is, maar krijgen daarop vaak de meest rare reacties. Neem zo’n redactie serieus en stuur geen oude troep meer in. Ze plaatsen het toch niet.

Gebruik geen wij

De fout die heel veel mensen maken is dat ze het voortdurend over WIJ hebben. In een persbericht bestaat geen wij. Een krant kan niet schrijven als wij, want ze is een ‘onafhankelijk’ instituut. Houd alles dus onzijdig. Mocht je toch WIJ willen gebruiken doe dat dan in de vorm van een citaat. En zet dat tussen enkele aanhalingstekens. Krantensystemen weten vaak geen wijs met de dubbele aanhalingstekens. Veel redacties zetten namelijk eerst hun content op een website en kunnen dat vervolgens met een aantal handelingen naar de krant toe bewegen. Bij dubbele aanhalingstekens haalt het artikel het in veel systemen niet en komt dan niet in de krant terecht als de redacteur daarvan geen lijsten maakt.

Gebruik geen popi jopi taal

Kreten als ‘Believe it!’, ‘Het wordt een machtig mooi feest’ en al dat soort uitspraken moet je achterwege laten in een persbericht. Ze halen het toch vaak niet en dat betekent alweer dat een redacteur dat allemaal moet schrappen en er veel werk van heeft. Bedenk ook dat je niet voor een dorpskrantje schrijft waarin de sfeer heel jolig kan zijn. Een redacteur van een krant wil alleen maar informatie die nodig is. Leuke uitspraken kun je wel verwerken, maar alleen als ze iets toevoegen. Zet er dan in ieder geval de naam bij van degene die deze uitspraak heeft gedaan.

Schrijf geen ellenlang verhaal

Soms is een persbericht 3 kantjes lang. Diepe zucht van de redacteur, want die moet daar dan weer een selectie uit maken. Tegenwoordig zijn de meeste kranten op tabloid formaat en kan er dus maar heel weinig informatie in een artikel gepropt worden. Houd daar rekening mee. Op websites kan wel veel geplaatst worden, maar bedenk ook dan weer dat de redacteur dan vervolgens voor het krantenartikel van alles moet gaan herschrijven.

Lever altijd een rechtenvrije foto in bij een persbericht

Wie een artikel inlevert, moet daar ook een foto bij doen. Wil je kans maken op plaatsing op een website dan heeft de redactie daar een foto bij nodig. Eentje die rechtenvrij is, dat wil zeggen dat er niet voor betaald hoeft te worden. Als er zelf gezocht moet worden naar foto’s in bijvoorbeeld een beeldbank dan duurt dat weer eeuwen. Vaak hebben redacties zelf ook wel standaard wat foto’s liggen, maar daarmee onderscheid je je niet van de rest. Lever bovendien altijd een liggende foto aan (dit is een foto waarbij de breedte langer is dan de hoogte). Staande foto’s geven op websites mensen zonder hoofden of benen. Ook daarvoor geldt dan weer dat de redacteur de foto moet bewerken en ook dat kost weer veel tijd. Lever bovendien altijd een foto aan op een goede resolutie en in ieder geval van 1 MB.

Geen posters, affiches of logo's

Met een foto wordt niet een poster, een affiche of een logo bedoeld. Die horen niet thuis op een redactiepagina of een website. Stuur die dus niet mee als illustratie, maar stuur echt een goede foto op.

Plak de foto niet in de tekst

Plak de foto niet in de tekst, maar voeg hem apart bij als een JPEG of JPG bestand. Het zorgt er voor dat de redacteur veel eenvoudiger zijn werk kan doen.

Zet een telefoonnummer bij een persbericht

Zet altijd een telefoonnummer onderaan het persbericht. Mocht een redactie toch nog vragen hebben, dan kunnen ze je bellen.