Personeelsdossier: de do's and dont's

Zodra u personeel in dienst neemt, bent u verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen. Maar wat zijn nu precies de regels hierover ?

Wat zit er in een personeelsdossier ?

In een personeelsdossier zitten alle gegevens nodig voor de uitvoering van een arbeidovereenkomst. De arbeidsgeschiedenis van een werknemer wordt in het personeelsdossier vastgelegd.

Bij de aanstelling van de werknemer:

• Stamkaart met daarop de meest relevante gegevens
• Functie
• Naam
• Voornaam
• Voorletters
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Huwelijkse staat
• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• Bank- en gironummer
• Nationaliteit
• Geboorteplaats
• Datum van indiensttreding
• Sofinummer

Persoonlijke gegevens:

• Kopie identiteitsbewijs
• Sollicitatiebrief
• Curriculum Vitae
• Ingevulde loonbelastingverklaring
• Verklaring omtrent Gedrag
• Werkvergunning (bij buitenlandse werknemers)

Rechtspositie:

• Aanstellingsbrief
• Arbeidsovereenkomst inclusief eventuele wijzigingen
• Afspraken over werktijden
• Afspraken over vormen van verlof
• Pensioenvoorziening
• Huisregels (ondertekend)
• Salarisindeling

Tijdens het dienstverband:

• Functiebeschrijving
• Gegevens over ziekteverzuim
• Opgenomen vakantiedagen
• Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
• Waarschuwingen
• Persoonlijke ontwikkelingsplan/Loopbaanontwikkeling
• Afspraken over gevolgde opleidingen
• Afspraken over toekomstige cursussen en opleidingen
• Kopieën van diploma’s
• Overige correspondentie.

In de salarisadministratie

Hierin neemt u gegevens op, die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen etc. In de salarisadministratie bewaart u alle informatie en correspondentie t.b.v. de Belastingdienst.

• Bonusregeling
• Onkostenvergoeding
• Bedrijfslening
• Spaarregelingen
• Auto van de zaak
• Collectieve Ziektekostenverzekering

Collectief personeelsdossier

Daarnaast kunt u een collectief personeelsdossier bijhouden met daarin informatie over

• Vakantieregistraties
• Ziekmeldingen

Het is niet toegestaan om de volgende zaken in een personeelsdossier bij te houden:

• Godsdienst/geloofsovertuiging
• Seksuele geaardheid
• Lidmaatschap vakbond
• Ras
• Politieke voorkeur
• Gezondheid
• Strafrechtelijke gegevens

Bewaartermijn:

Zolang de medewerker in dienst is kan het personeelsdossier blijven bestaan. Het volstaat om dit elke twee a drie jaar op te schonen, verwijder hierbij oude overzichten

Bewaartermijn bij einde dienstverband:

Gegevens in het personeelsdossier zijn gebonden aan een bepaalde bewaartermijn. Ze mogen niet langer dan twee jaar na uitdiensttreding worden bewaard, behalve wanneer ze nodig zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Maximaal 1 jaar

• Sollicitatiebrief
• Formulieren
• Getuigschriften
• Verkaring omtrent gedrag

Maximaal 2 jaar:

• Overige informatie
• Arbeidsovereenkomst
• Correspondentie over benoemding etc.
• Afspraken vut-regeling
• Kopie getuigschrift
• Ontslagcorresponentie
• Verslagen van functioneringsgesprekken

Minimaal 5 jaar:

• Loonbelastingverklaringen
• Bijlagen studenten- en scholierenregeling
• kopie identiteitsbewijs

Minimaal 7 jaar:

• Salarisafspraken
• Arbeidsvoorwaarden
• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Burgerlijke staat
• Datum indiensttreding
• Gegevens uit de Salarisadministratie die van fiscaal belang zijn

Uitzonderingen op deze bewaartermijn:

• Overheidsinstanties welke te maken hebben met de Archiefwet, waardoor deze instanties alleen gegevens kunnen vernietigen aan de hand van selectielijsten, kunnen met de Belastingdienst een afwijkende termijn afspreken.
• Als er sprake is van een conflict
• Bij toestemming werknemer

Wie mogen het personeelsdossier inzien:

• Direct leidinggevende
• Personeelsfunctionaris
• Medewerker
• Bepaalde externe instanties onder bepaalde omstandigheden.