Personeel in dienst nemen, wat moet je regelen?

De onderneming draait goed en er is werk te veel voor u alleen. U gaat op zoek naar een werknemer en als u een geschikte kandidaat gevonden heeft, wilt u die in dienst nemen. Maar er moet voor die tijd wel één en ander geregeld worden.

De arbeidsovereenkomst

Als eerste sluit u met uw werknemer een schriftelijke arbeidsovereenkomst af. Hiermee bevestigt u alle gemaakte afspraken in een document welke door u en uw werknemer ondertekend wordt. In deze arbeidsovereenkomst maakt u onder andere afspraken over de volgende punten:

Bepalingen uit de arbeidsovereenkomst

• Is de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd aangegaan?
• Is er een proeftijd opgenomen? De proeftijd kan maximaal 2 maanden bedragen
• Voor hoeveel uur per week is de werknemer aangenomen en op welke dagen worden de werkzaamheden verricht?
• De functie van de werknemer en welke werkzaamheden verwacht u van uw werknemer?
• Het salaris, de vakantiebijslag en eventueel regels omtrent onkostenvergoedingen
• Het aantal vakantiedagen waar de werknemer per jaar recht op heeft
• Afspraken over de loondoorbetaling bij ziekte van de werknemer
• Kunnen er wachtdagen ingehouden worden bij ziekte van de werknemer?
• Is er een pensioenregeling van toepassing op de arbeidsovereenkomst?
• Afspraken over bijzondere bepalingen zoals het relatiebeding, het concurrentiebeding en de geheimhoudingsplicht
• Wat is er afgesproken bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst?

De arbeidsovereenkomst is een onderdeel van het personeelsdossier. Verder zijn een verplicht onderdeel van het personeelsdossier het kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer en de loonbelastingverklaring. Op de loonbelastingverklaring geeft de werknemer aan of de loonheffingskorting wel of niet toegepast moet worden.

De loonheffingen

Ook de belastingdienst wil ook graag weten dat u personeel in dienst heeft. U dient zich aan te melden als 'nieuwe werkgever' bij de belastingdienst en u krijgt een loonheffingennummer uitgereikt. Vanaf dat moment moet u maandelijks loonaangifte doen. U dient elke maand gegevens van het dienstverband van uw werknemer op te geven, alsmede informatie over het loon van de werknemer. Verder dient u elke maand de ingehouden loonheffingen af te dragen, samen met de werkgeversbijdrage voor de Zorgverzekeringswet en de sociale verzekeringen.

De pensioenregeling

Indien er op de arbeidsovereenkomst een Collectieve Arbeidsovereenkomst van toepassing is, dan is de kans groot dat er ook een verplichte pensioenregeling van toepassing is, namelijk een bedrijfstakpensioenregeling. Vaak krijgt u hiervan automatisch bericht. Op het moment dat u bekend bent bij de belastingdienst en er een sectorcode is toegekend, wordt ook het betrokken pensioenfonds ingelicht. Toch dient u dit zelf ook in de gaten te houden. Het feit dat u van het betreffende pensioenfonds verder niets hoort, wil niet zeggen dat u zichzelf niet aan dient te melden. Alert blijven dus!

Als er geen verplichte pensioenregeling van toepassing is, kunt u er toch voor kiezen om iets te regelen voor uw personeel. In dat geval dient u contact op te nemen met een pensioenverzekeraar die u kan adviseren welke pensioenmogelijkheden het beste bij uw bedrijf passen.

Vaak worden de kosten van de pensioenregeling gedeeld door de werkgever en de werknemer. De verdeling van de pensioenpremie staat vermeld in de Collectieve Arbeidsovereenkomst (indien deze van toepassing is) of in de pensioenovereenkomst welke een onderdeel vormt van de arbeidsovereenkomst.

De verzuimverzekering

Bij ziekte van uw personeel bent u verplicht om 104 weken lang het loon van de zieke werknemer door te betalen. Omdat dit hoge kosten met zich meebrengt, is het verstandig om hier een verzekering voor af te sluiten. Dit heet vaak een Verzuimverzekering. Deze verzekering keert uit bij ziekte van uw personeel. U betaalt hiervoor een premie aan de verzekeringsmaatschappij.

De premie van deze verzekering kan best hoog zijn. Het is daarom verstandig om goed na te denken over de verzekerde loonsom. Wilt u echt 100% van het loon verzekeren of is 70% voldoende? Wettelijk bent u verplicht om slechts 70% loon door te betalen. Bij een lagere verzekerde loonsom is de premie van de verzekering ook lager. Indien u er voor kiest om ook de werkgeverslasten mee te verzekeren, wordt de premie hoger.

Ook kunt u besparen op de premie door een langere eigen risico periode te accepteren. Meestal wordt er gerekend met een eigen risicoperiode van 2 weken. De verzekeringsmaatschappij keert dan pas uit na 2 weken doorlopende ziekte. U kunt er ook voor kiezen om de verzekering in te laten gaan bij 6 weken. In dit geval zal de verzekeringsmaatschappij u een lagere premie aanbieden.

Kortom: het aannemen van personeel neemt een hoop administratief werk met zich mee. Het is daarom belangrijk dat u zich hier in goed laat adviseren.