Tijdwinst met Time-management en vooral door gezond verstand

Er is een groot verschil tussen geld en tijd. Tijd kun je niet sparen en je kunt het niet lenen. Tijd moet onmiddellijk worden besteed anders is het definitief verloren. Iedereen heeft 24 uur tijd per etmaal (zolang je leeft). Evengoed is tijd schaars en duur, dus ga er zuinig mee om want time is money. Dus doe je werk voortaan gelijk de eerste keer foutloos. Dat kost aanvankelijk wat meer tijd, maar het bespaart de gehele organisatie per saldo heel veel verspilde minuten. Een betere investering is niet denkbaar. En als je de vergadering leidt, begin dan voortaan met de rondvraag I.p.v. ermee te eindigen.

Tijd is geld

Tijd is een kostbaar schaars goed. Het maakt daarbij niet uit of je deelneemt aan het arbeidsproces, een gezin moet leiden, of met pensioen bent. Maar als iets schaars is heeft het veel waarde, dus moeten we er zuinig mee omspringen en het niet over de balk gooien. Hoe gaan we om met onze overvolle e-mail-inbox, lange to-do list en een volle agenda, terwijl ook de kinderen van school moeten worden gehaald.

Waar liggen m'n sleutels

Onvoorstelbaar dat we zo moeilijk leren om onze spullen altijd op de zelfde plaats te bewaren. Als we de tijd zouden kunnen optellen die we daarmee kwijt zijn! Dus bril, papieren, portemonnee, sleutels niet meer laten rondslingeren, maar steeds op de zelfde vaste plaats opbergen.

Doe voortaan alles in een keer goed

Het is heel verleidelijk als je het druk hebt om de dingen half te doen of nog erger onzorgvuldig. Maar dat leidt er bijna altijd toe dat je het in later stadium alsnog moet corrigeren of nog erger ook nog de (desastreuze) gevolgen moet herstellen als gevolg van je onzorgvuldigheid. Juist als je krap in tijd zit kun je beter een half uur extra aan een klus besteden, dan een tijdje later alles nog eens dunnetjes over te doen. Bovendien maak je geen reclame voor je zelf als je geen kwaliteit levert.

Stel niet uit tot morgen wat je vandaag kunt doen

Een oude wijsheid, die wegens daadwerkelijk tijdgebrek misschien niet altijd opgevolgd kan worden. Lukt het wel dan is het voordeel dan je het sneller uit je hoofd kunt zetten. Bovendien kan het een hoop tijd schelen, als je geen mails of telefoons meer hoeft te beantwoorden van collega’s of geïrriteerde klanten die vragen wanneer je de klus nu eindelijk gaat aanpakken.

Onnodig lange telefoongesprekken

Veel gesprekken duren onnodig lang. Niet omdat er ook wat sociale belangstelling voor elkaar is, want dat is vanzelfsprekend geen verspilling. Nee veel gesprekken duren lang omdat er buiten het essentiële doel van het gesprek ook allerlei andere zaken naar boven komen. Dat kan best nuttig zijn, maar is vervelend als je gehaast bent. Als je een telefoon hebt die de gespreksduur registreert zul je vaak schrikken van de tijd die een telefoontje kost! Als je mensen moet bellen waarvan je weet dat ze erg uitvoerig zijn, probeer ze dan eens tegen het eind van de werkdag te bellen of op een ander moment dat je weet dat zij haast hebben. Of mail alleen maar.

Is het bezoek echt nodig?

De grootste tijdswinst behaal je door de dingen telefonisch af te handelen in plaats van naar iemand toe te stappen of naar iemand toe te rijden. Uiteraard is persoonlijk contact op z’n tijd ook nodig, maar als je echt gehaast bent stuur dan een korte mail of bel. Biedt eventueel je excuus aan degene die verwacht dat je komt en leg uit dat je de volgende keer wel weer persoonlijk komt.

Vergaderingen op een listiger tijdstip plannen

Hoe voorkom je dat vergaderingen langer duren dan gepland. Een efficiënte methode is door ze aan het eind van de dag te plannen. Want als iedereen naar huis wil vlieg je dikwijls door de vergadering heen. Gaat het om zwaarwegende kwesties dan getuigt dat uiteraard van weinig respect jegens de deelnemers, maar voor een snelle afstemming van lopende zaken mag dat best en win je er vele minuten mee.

De rondvraag

De bedoeling van de rondvraag is om de vergaderdeelnemers punten naar voren te laten te brengen die niet meer tijdig op de agenda konden komen. Zet daarom de rondvraag voortaan als punt 1 op de agenda, in plaats dat je ermee eindigt. De rondvraag dient er namelijk absoluut niet voor om punten te bespreken die mensen tijdens de vergadering te binnen schieten. Die bewaren ze maar voor een volgende keer. Extra voordeel is dan men zo'n eigenzinnige manager met bewondering bejegend, zeker de collega's van het andere geslacht.

Sociale contacten

Door de bovenstaande tips op te volgen krijg je vanzelf weer eens tijd voor een gezellig kletspraatje met iemand op de gang. Dan kun je die daarna ook weer makkelijker bellen, dan persoonlijk te bezoeken.