Notulen schrijven - tips notulen schrijven

De notulen zijn het verslag van een vergadering. Het schrijven van de notulen is een taak die meestal wordt uitgevoerd door de secretaresse of notulist. Het schrijven van goede notulen is van groot belang, zodat vastgelegd is welke afspraken er tijdens een vergadering zijn gemaakt en wie daar verantwoordelijk voor is. In dit artikel vind je tips voor het schrijven van notulen en informatie over de inhoud en opbouw van notulen.

Soorten notulen

Er kunnen drie verschillende soorten notulen worden onderscheiden:

• Een woordelijk verslag, waarbij alles genoteerd wordt wat de sprekers zeggen. Woordelijke verslagen worden meestal gemaakt door stenografen.
• Een samenvattend verslag, waarin beknopt weergegeven wordt wat er besproken is tijdens de vergadering.
• Een besluitenlijst/activiteitenlijst. Dit is geen verslag, maar een opsomming van de gnomen besluiten of de activiteiten die ondernomen moeten worden.

Voorbereiden notulen schrijven

Voordat je de notulen uitwerkt, is het handig om je aantekeningen direct na afloop van de vergadering uit te schrijven. Je kunt steekwoorden omzetten in zinnen. Wanneer er te lange tijd zit tussen het bijwonen van de vergadering en het uitwerken van de notulen, loop je het risico dat je je eigen aantekeningen niet goed meer kunt ontcijferen.

Informatie selecteren

Ga per agendapunt na wat er in het verslag moet komen. Wat is het doel van het gesprek: informeren, overtuigen of is het eerder besluitvormend van aard? Als het doel puur informerend is, schrijf dan alleen de feitelijke informatie op.

Informatie ordenen

Vervolgens orden je de informatie op een logische wijze. Je hanteert de volgorde van de agenda, maar groepeert ook de onderwerpen bij elkaar.

Goede notulen schrijven

Schrijf het verslag zo objectief en beknopt mogelijk: notulen moeten een feitelijke weergave van een vergadering zijn.

• Vermijd te formeel taalgebruik en vakjargon en gebruik niet teveel afkortingen
• Beschrijf de hoofdlijnen, niet de details.
• Formuleer de data met betrekking tot de agendapunten: wees zo exact mogelijk
• Zorg voor een afwisseling tussen korte en lange zinnen: dat bevordert de leesbaarheid van de notulen
• Schrijf in de actieve vorm, vermijd de passieve (lijdende vorm) Dus niet “Het maken van een planning is de verantwoordijkheid van Piet” maar “Piet is verantwoordelijk voor het maken van een planning”.

Opbouw notulen

De opbouw van de notulen ziet er als volgt uit:

De kop

• Naam vergadering
• Datum en plaats
• Namen van de aanwezigen in alfabetische volgorde en met hun vergaderfunctie
• Namen van de afwezigen (inclusief wel/geen afmelding)
• Verzendlijst van degenen die een kopie ontvangen van het verslag

De agenda

De agenda, zoals deze is besproken in de vergadering, moet worden opgenomen in het verslag. Dus wanneer de uiteindelijke volgorde afwijkt, neem je deze op.

De agendapunten

Wat je per agendapunt noteert, is afhankelijk van het gespreksdoel. Als het doel van het gesprek is om tot een gezamenlijk standpunt te komen, is het van belang om de uitzonderijke meningen en standpunten van de deelnemers te noteren.
Een vergadering bestaat in ieder geval uit de volgende agendapunten.

• Opening
• Bespreken van de notulen van de vorige vergadering
• Binnengekomen stukken
• Rondvraag
• Sluiting

Notulen schrijven voorbeeld

Op internet zijn er diverse voorbeelden te vinden voor het schrijven van notulen. Deze zijn overigens niet altijd exemplarisch.