Beste tijd voor periodiek werkoverleg vaak vrijdag 15.00 uur

Afdelingsvergaderingen zijn nuttig maar ook tijdverslindend. Belangrijk voor werkoverleg is daarom een duidelijke agenda en een strakke planning, want als tien personen een uur onnodig lang vergaderen zijn er tien dure arbeidsuren verloren. Voor de normale periodieke afdelingsvergadering c.q. een teamoverleg is er daarom eigenlijk maar een tijdstip per week echt geschikt. Hetzelfde moment helaas, dat vaak wordt gehanteerd bij het ontslag of op non-actief zetten van medewerkers.

Vergaderingen

De Nederlandse manager is zo’n 40% van z’n tijd kwijt aan vergaderen, waarbij het aan de top zelfs kan oplopen tot 75%. Aangezien het dus om enorme bedragen aan loonkosten gaat, is het belangrijk dat die noodzakelijke vergaderingen efficiënt en doeltreffend verlopen.

Een vergadering die nooit uitloopt

Als je wil voorkomen dat de vergadering uitloopt, plan hem dan vrijdagmiddag na 15.00 uur. Want je zult dan ervaren dat iedereen er naar toe werkt dat om 17.00 uur de rondvraag achter de rug is, en aan het weekend kan worden begonnen. Bijzonder geschikt moment is vrijdagmiddag daarom voor o.a. de regelmatige afdelingsvergadering, teamoverleg, de verkoopmeeting of ander periodiek overleg. Je hebt als manager dan tevens de gelegenheid de afgelopen week door te nemen, af te sluiten en iedereen een goed weekend te wensen.

Als in de vergadering heikele onderwerpen aan de orde komen, zoals de reorganisatie van de onderneming, is vrijdagmiddag ronduit een respectloos tijdstip jegens de deelnemers. Hoewel vrijdag helaas wel typisch de dag is dat personeel ontslag wordt aangezegd. Vooral vrijdag voor een vakantie of een lang weekend is bij werkgevers favoriet voor een schokkende mededeling aan personeel, omdat er dan de volgende dag(en) niet zo makkelijk opstootjes en stakingen kunnen worden georganiseerd. En enkele dagen later, als men weer op de zaak moet komen, is de onrust wellicht al wat getemperd, ook omdat men beseft: "Laat ik me maar koest houden, gelukkig overkomt het m'n collega en niet mijzelf."

De voorzitter

De leider van het afdelingsoverleg moet iedereen de kans geven aan het woord te komen, maar dient ook in te grijpen als mensen te lang uitweiden en dreigen af te dwalen van het onderwerp. Want er is niets zo frustrerend indien er tijdgebrek ontstaat door oeverloos gepraat over minder belangrijke zaken, waardoor de gewichtige punten verderop in de agenda afgeraffeld moeten worden. De voorzitter moet daarom tijdig een discussie kunnen afronden door daarvan een samenvatting te geven, en een besluit te notuleren.

Belangrijk is ook dat de sfeer goed blijft, want als de deelnemers elkaar respecteren, zal er minder de neiging zijn elkaar af te troeven en op elke slak zout te leggen, hetgeen ten goede komt aan het vinden van oplossingen en een snelle besluitvorming. De voorzitter heeft dus ook de belangrijke taak om het onderlinge vertrouwen te bewaren.

Agenda

Uiteraard dient het doel van de vergadering bij de deelnemers bekend te zijn, door bijtijds een agenda rond te sturen zodat iedereen zich ook kan voorbereiden, wat de besluitvorming en tijdwinst ten goede komt.

Je moet als voorzitter afwegen of er een uitgebreide agenda wordt rondgestuurd of juist een summiere. Een uitgebreide agenda (met sub-onderwerpen) heeft als voordeel dat men zich beter in de materie kan verdiepen en de vergadering gestructureerder verloopt. Het nadeel is dat die punten dan ook allemaal aan bod moeten komen en je moeilijker iets kunt inslikken. Het agendapunt kan bijvoorbeeld slechts zijn “nieuwe frisdrank in ons assortiment”, maar er kunnen er ook aan worden toegevoegd de subpunten: prijs, promotie, voorraad, distributie, tijdschema. Zodat iedereen daar vooraf over kan nadenken, hetgeen de efficiency ten goede komt en er ook geen essentiële details worden vergeten.

Heikele punten kosten vaak al hoofdbrekens bij het plaatsen op de agenda. Want plaats je het onderwerp aan het begin, dan heb je het voordeel dat het punt uitgebreid aan de orde komt, maar wellicht een hoop tijd gaat opslokken. Plaats je het punt aan het einde dan zal het wellicht minder tijd kosten, maar de vraag is of het probleem dan wordt opgelost.

Bijlagen kunnen veel tijdwinst opleveren, want als je tijdens de vergadering allerlei zaken aan de deelnemers moet gaan uitleggen, met alle vragen van dien, kun je bij dat agendapunt beter een toelichtingen op schrift doen en met de agenda meesturen.

Begin de agenda voor de afwisseling trouwens eens met de rondvraag i.p.v. er mee te eindigen. Deelnemers kunnen dan de dingen die ze kwijt willen als normaal agendapunt toevoegen. Want vaak wordt de rondvraag misbruikt om op het laatste moment gesprekspunten toe te voegen die zonder probleem ook bijtijds op de agenda hadden kunnen komen. Maar dat betekent dan wel dat de voorzitter en andere deelnemers geen kans krijgen er vooraf over na te denken, terwijl degene die de rondvraag stelt dat wel heeft kunnen doen. Dan zit het venijn soms wel in de staart.

Geen informatiekanaal

Een vergadering is in principe bedoeld voor het bereiken van oplossingen en het nemen van besluiten, en niet om alleen maar te informeren. Want om mensen van de laatste stand van zaken op de hoogte te houden bestaan er andere kanalen, die minder beslag op de organisatie leggen. Gaat het om mensen ergens voor te winnen en vrees je dat dit niet via een A-viertje lukt, dan ligt het natuurlijk anders.