Effectief vergaderen met het Kant en Klaar Voorstel

Vergaderingen leiden vaak tot ellenlange discussies, een goed georganiseerde vergadering spaart tijd en is effectiever, omdat men beter voorbereid is.

Vergaderen

Bijna iedereen die werkt kent het: vergaderen. Of het nou een managementvergadering of een werkoverleg is, er gaat vaak veel tijd zitten in het vergaderen. Een goede voorzitter is erg belangrijk, iemand die de touwtjes strak in handen heeft en het tijdsschema in de gaten houdt. Iemand die zorgt dat de discussies niet uitmonden in gesprekken over onderwerpen die weinig of niets met het aangedragen vergaderpunt te maken hebben. Naast een goede voorzitter is het mogelijk om, door een goede voorbereiding, tijd te besparen en uiteenlopende discussies te vermijden.

Hoe verloopt een vergadering?

Er wordt een vergadering belegd wanneer men over iets met anderen wil afstemmen. Vergaderingen worden gehouden in bedrijven, maar ook bij verenigingen, ouderraden op scholen, sportclubs etc. Een vergadering zal vaak op reguliere basis plaatsvinden, maar ook incidentele of spontane vergaderingen worden belegd. Vergaderen is het meest effectief wanneer er een duidelijke agenda is opgesteld met punten waarover vergaderd gaat worden.

De agenda voor een vergadering

Voordat er vergaderd gaat worden is het belangrijke en goede, duidelijke en begrensde agenda op te stellen. Een voorbeeld van een mogelijke indeling van een vergaderagenda is:

1. Opening
2. Verslag vorige vergadering en bespreking actiepunten
3. Mededelingen
4. Onderwerp 1
5. Onderwerp 2
6. Onderwerp 3
7. Onderwerp 4, etc.
8. Rondvraag
9. Sluiting

De agenda wordt aan alle deelnemers verstuurd met daarbij de benodigde stukken en het verslag van de vorige vergadering (indien die er is geweest). Handig is om op de agenda ook de benodigde bespreektijd per onderwerp te vermelden. Ook eventuele pauzes kunnen van te voren al in de agenda ingepland worden.

Het structureren van de vergaderonderwerpen

Tijdens het volgen van bovenstaande agenda loopt men het risico te lang en te uitgebreid bij een onderwerp te blijven hangen. Doordat men nog niet goed op de hoogte is van het ingediende onderwerp moet er een uitgebreide uitleg door de indiener plaatsvinden. Bovendien gaan de deelnemers zich pas tijdens de vergadering een beeld vormen van het ingediende onderwerp. Om dit te voorkomen is het mogelijk een vergadering te structureren met behulp van het Kant en Klaar Voorstel.

Het Kant en Klaar Voorstel

Het Kant en Klaar voorstel is een manier om vergaderingen te structureren en de vergadertijd aanzienlijk te verkorten. Door middel van onderstaand document maakt de indiener van een onderwerp duidelijk wat het onderwerp inhoudt, wat hij of zij wil met het voorstel, hoeveel bespreektijd er nodig is voor het onderwerp en of de bespreking van het onderwerp moet leiden tot een besluit of dat het onderwerp ter informatie is ingediend. Na afloop van de vergadering wordt in het Kant en Klaar Voorstel genoteerd wat het genomen besluit is geweest en dit wordt bewaard bij de vergaderstukken, zodat men op een later tijdstip kan naslaan wat er over een bepaald onderwerp besloten is.

Onderstaande opstelling kan worden vervaardigd in een Word-document. De gegevens kunnen worden ingevuld en het document kan worden uitgedraaid. Vergezeld van eventuele toelichtende documenten kan de indiener van het onderwerp het Kant en Klaar Voorstel (KKV) ter lezing aan alle deelnemers aan de vergadering doen toekomen. Voordeel is dat men vóór de vergadering al voldoende op de hoogte is van het onderwerp, waardoor de bespreektijd aanzienlijk wordt bekort. Bovendien wordt doordat de benodigde tijd op het document wordt ingevuld duidelijk hoeveel onderwerpen er in de betreffende vergadering besproken kunnen worden. Neemt het bespreken van alle ingediende onderwerpen te veel tijd in beslag, dan kunnen de minst urgente onderwerpen naar de volgende vergadering worden verschoven.

Tot slot

Met het werken met het Kant en Klaar Voorstel is tijd een belangrijke factor. De voorzitter zal moeten zorgen dat de tijd vermeld op het KKV ook daadwerkelijk wordt aangehouden.