Telefonisch vergaderen: Een conference call voeren

Telefonisch vergaderen wordt steeds meer gebruikt. Het past in de trend van het thuiswerken, nieuwe werken en flexwerken. Zo kun je met een groep de belangrijkste zaken bespreken. Niemand hoeft ver te reizen, wat tijd en energie scheelt en duurzamer is. Bovendien is het goedkoper dan iedereen naar een centraal punt te laten komen. Zeker met internationale conference calls is dit een uitkomst. Bovendien is de opzet vaak tijdsefficiënter en meer gestructureerd.

Wat is telefonisch vergaderen?

Telefonisch vergaderen of een conference call is eigenlijk een groepsgesprek over de telefoon. Dit kan alleen audio zijn, maar kan ook video bevatten. Iedereen die uitgenodigd wordt krijgt daarvan bericht.

Telefonisch vergaderen werkt door dial-in en dial-out. Bij een dial-in belt iedereen zelf naar een nummer en betaalt dan zijn eigen telefoonkosten. Vaak is dit een bedrag per minuut. Bij dial-out worden de gesprekspartners gebeld en hoeft er alleen opgenomen te worden.

In principe kunnen er zoveel mensen meedoen als de technologie toestaat. Bij Skype zijn dit anno 2017 maximaal 25, bij andere aanbieders soms tot meer dan 100 mensen. Echter is de doorslaggevende factor de ervarenheid van de voorzitter. Je hebt er niets aan als iedereen door elkaar praat.

Hoe zet je een conference call op?

Je kunt op verschillende manieren telefonisch vergaderen. Zo kun je gebruik maken van één van de bedrijven die dit aanbiedt, zoals KPN. Door middel van een pincode komt iedereen dan in hetzelfde groepsgesprek.

Ook kun je telefonisch vergaderen met je iPhone. Bel eerst iemand en toets daarna op ‘gesprek toevoegen’ (links onder). Vervolgens kun je links onder op ‘gesprekken samenvoegen’ drukken en kan iedereen elkaar horen.

Wil je graag video toevoegen, dan is Skype een optie. Het voordeel is dat dit gratis is voor iedereen die een account bij Skype heeft. De kwaliteit van de verbinding is echter niet altijd goed en er kunnen maximaal 25 mensen meedoen.

Waarom is een conference call moeilijker dan een gewone vergadering?

Alhoewel telefonisch vergaderen een aantal belangrijke voordelen heeft, brengt het ook uitdagingen met zich mee. Het belangrijkste is waarschijnlijk het ontbreken van non-verbale communicatie. Aangezien dit een essentieel onderdeel is van gesprekken, kan miscommunicatie makkelijker ontstaan. Bijvoorbeeld als participanten elkaar minder goed kennen is het ‘aanvoelen van bedoelingen’ een stuk lastiger zonder uitdrukkingen en handgebaren te zien.

Een ander moeilijk punt is door elkaar praten. Mede door het ontbreken van het visuele, is het lastiger aan te voelen wanneer de ander is uitgesproken en jij je gang kan gaan. Hier ligt een grote taak voor de voorzitter: Hij moet ervoor zorgen mensen niet door elkaar praten, zeker bij telefonisch vergaderen met meer dan twee deelnemers. Om dat te bereiken is het het makkelijkste als hij mensen het woord geeft.

Daarnaast kan het moeilijk te achterhalen zijn wie wat zegt, zeker als mensen nog nooit eerder hebt gesproken. Daarom is het verstandig als je iets zegt, jezelf eerst weer kort te introduceren. Een simpele “Hier Moniek Slager, ik denk dat …” volstaat.

Soms is het lastig te achterhalen wie er spreekt, maar het kan ook moeilijk zijn mensen überhaupt te verstaan. Verstaanbaarheid is een grote issue tijdens conference calls. Achtergrondlawaai en storingen in de lijn (slechte verbindingen) kunnen ervoor zorgen dat niemand te verstaan is.

8 tips voor telefonisch vergaderen

Wees op tijd

Bij face-to-face vergaderen is het al irritant als iemand te laat komt, maar bij een telefonisch gesprek is dat nog vervelender. Bij iedere nieuwe inbeller is er namelijk een piepgeluid te horen om dat kenbaar te maken. Dat, gecombineerd met verontschuldigingen, houdt de vergadering op.

Zorg voor een rustige omgeving

Hoe meer mensen, hoe meer achtergrondlawaai de boventoon voert. De microfoons zijn tegenwoordig behoorlijk geavanceerd en pikken een hoop op. Een café of tijdens het autorijden is dus sterk af te raden!

Gebruik de muteknop
De muteknop zorgt ervoor dat je wel kunt luisteren, maar dat anderen je niet kunnen horen. Ideaal om de achtergrondgeluiden tot een minimum te houden.

Bereid je goed voor

Net zoals bij een gewone vergadering moet je je voorbereiden. Weet welke agendapunten voorbij komen en wat je daar daarover wilt zeggen en/of vragen. Op deze manier is het groepsgesprek efficiënt en kun je direct laten weten dat je iets wilt bijdragen.

Maak aantekeningen

Aantekeningen maken heeft twee functies. Allereerst weet je ook nog waar je op wilt reageren en wat je wilde zeggen nadat de spreker klaar is. Ten tweede kun je op later terugkomen op dingen die alleen interessant zijn voor specifieke mensen.

Ga niet multitasken

Het is verleidelijk: even een broodje eten, koken, een video game spelen of andere dingen doen tijdens de telefonische vergadering. Er is toch niemand die je ziet. Maar je verliest maar al te snel je aandacht voor het gesprek door te multitasken. Niets is zo vervelend als mensen die niet opletten.

Luister naar de voorzitter

Door het ontbreken van non-verbale communicatie is de voorzitter nog belangrijker. Hij kan echter alleen zijn werk doen als iedereen naar hem luistert. Volg daarom zijn aanwijzingen op voor een geordende vergadering.

Zeg je naam voordat je spreekt

Zoals net al gezegd, het is soms moeilijk te achterhalen wie er spreekt. Daarom is het handig even je naam te noemen voordat je je bijdrage doet.