Belang van goede definities in een bedrijfsbreed woordenboek

Goede metadata en businessdefinities helpen bij kostenbeheersing en het halen van strategisch voordeel uit je data. Een bedrijfsbreed woordenboek met termen die in de hele organisatie worden gebruikt helpt daarbij. Zo’n woordenboek of ‘business glossary’ is de centrale plek, waarvandaan alle medewerkers één versie van de waarheid rond zakelijke termen kunnen halen. Voor het opstellen van goede definities zijn verschillende standaarden beschikbaar, een eenvoudig toepasbare is ISO/IEC 11179-4 uit 2004. Het implementeren van een bedrijfsbreed woordenboek is vaak onderdeel van één van de eerste fases binnen een datagovernance-programma.

Belang van goede metadata voor datagovernance

Datagovernance is het geheel aan organisatie, beleid, processen en tools om de data binnen een bedrijf als een waardevol bedrijfsmiddel te benaderen, en hier op een gestructureerde wijze mee om te gaan. De sleutel tot goede datagovernance is het bestaan van goede metadata, die de data context en betekenis geven. Simpel gezegd: “Data plus context is informatie”. Deze informatie geeft de volgende mogelijkheden:

• inzicht in de dataflow;
• uitvoeren van impactanalyses;
• volgen van een ‘audit trail’ voor compliancy.

Uiteindelijk is datagovernance geen doel op zich, maar leidt het tot ondersteuning van de business. Het leidt tot vermindering van risico, efficiënte bussinessprocessen, optimale communicatie van stakeholders, en betere beslissingen.

Begin bij de definitie

Het eerste wat je van een term wilt weten is de betekenis: wat is de definitie van de term? Pas als een term goed gedefinieerd is, levert het bovengenoemde voordelen op. In het andere geval draagt de term alleen bij aan de verwarring rond data. Metadata bestaan overigens uit meer dan alleen definities. Het kan alles zijn, wat context geeft aan de data. In welke systemen zijn de data vastgelegd? Welke ‘business rules’ gelden voor de data? Wat is de herkomst van deze business rules? In welke processen en informatiesystemen worden data gebruikt? Wie is verantwoordelijk voor juiste registratie van deze context? Sinds wanneer is één van bovenstaande relaties geldig?

De voordelen van goede definities

Er kunnen datakwaliteitsproblemen optreden als niet iedereen die met data werkt, voldoende kennis heeft over de metadata. Als je bijvoorbeeld niet de ‘business rules’ kent, zoals validaties op de data, dan kan je deze foutief invoeren. Wat betekent bijvoorbeeld de term ‘startdatum van een contract’? Is het de datum wanneer het contract getekend is, getekend retour is ontvangen, verwerkt is in de backoffice, of het overeengekomen moment dat de afspraken in het contract ingaan? Het hangt van de definitie af. Als er verschillende definities gehanteerd worden kan de kwaliteit van de data volgens de definitie van het individuele geval prima zijn, alleen de betekenis varieert over de data heen, en dan is er toch sprake van slechte datakwaliteit als je het geheel beschouwt.

Communicatie en analyse

Als definities goed vastgelegd zijn in een bedrijfsbreed woordenboek, dan heeft dit concrete voordelen. Het maakt communicatie tussen afdelingen onderling en tussen business- en IT-personeel eenvoudiger. Als er een ‘change request’ komt voor IT-systemen, hebben business-analisten goed de afhankelijkheden in beeld. Je kan zien in welke applicaties, rapporten, en analyse-omgevingen een term gebruikt wordt. Je kan zien wie er verantwoordelijk is voor een juiste definitie van de term. Het is ook inzichtelijk hoe de term door de tijd veranderd is. Verder ondersteunt het compliancy, want je kan zien hoe de data door de applicatie heen stromen. Dit is belangrijk voor regels die door toezichthouders worden gecontroleerd, zoals PERDARR voor banken en GDPR.

Wat zijn goede definities?

Voor goede definities kun je richtlijnen opstellen. Een poging hiertoe is bijvoorbeeld gedaan middels de ISO Standaard ISO/IEC 11179-4 uit 2004. Een goede definitie:

• slaat op het enkelvoud van de term;
• beschrijft wat het is, en niet wat het niet is;
• wordt uitgelegd in een beschrijvende zin, en wordt niet met alleen een synoniem aangeduid;
• bevat alleen gemeenschappelijk geaccepteerde afkortingen;
• heeft geen andere definities in zich verborgen;
• bevat de primaire karakteristieken van de term, en geen onnodig details over de term;
• is nauwkeurig en niet ambigu;
• is compact;
• moet op zich zelf kunnen staan, los van andere definities;
• bevat geen informatie over het ontstaan en functionele gebruik van de term;
• bevat geen procedures rondom het gebruik van de term.

Verdere aanbevelingen in relatie tot andere termen:

• Neem geen circulaire verwijzingen op;
• gebruik dezelfde zinsconstructies voor vergelijkbare termen.

Hoe kom je tot goede definities?

Om tot goede definities te komen zijn er verder drie dingen nodig: een goede organisatie, processen en procedures rond het opstellen en wijzigen van definities, en ondersteunende tooling. Dat soort zaken regel je in een datagovernance-programma. Hoe groot je dat aanpakt is sterk afhankelijk van de organisatie. Sommige organisaties willen dit graag top-down vanuit de raad van bestuur aansturen. Bij andere organisaties is het handiger om kleiner te beginnen en vanuit een concrete businesscase te werken, om de waarde van goed metadatamanagement en goede definities te laten zien.