Duivelsdriehoek in Projectmanagement

Binnen het vak van projectmanagement wordt altijd gewerkt met randvoorwaarden en binnen bepaalde kaders / richtlijnen van de opdrachtgever. Die kaders kunnen vaak simpel worden opgedeeld in drie hoofdgroepen, die vervolgens samen komen in wat wordt genoemd de “duivelsdriehoek”. Dit artikel gaat in op deze duivelsdriehoek en hoe deze kan worden gebruikt in de praktijk.

Duivelsdriekhoek

Kaders voor een project, gegeven door de opdrachtgever, kunnen worden ingedeeld in drie hoofdgroepen. Deze zijn: tijd, geld en kwaliteit. Deze vormen samen de “duivelsdriehoek”. Waarom deze zo wordt genoemd volgt later, eerst volgt een korte uitleg over de hoofdgroepen in relatie tot projectmanagement.

Over de drie hoofdgroepen worden in het project initiatie document (als men PRINCE2 volgt en anders heet het waarschijnlijk plan van aanpak) afspraken vastgelegd.

Tijd

Binnen projecten is de factor “tijd” vaak erg belangrijk voor een opdrachtgever. Opdrachtgevers hebben het resultaat van het project op een bepaalde tijd nodig (omdat zij met het resultaat weer een hoger liggend doel willen bereiken) of opdrachtgevers hebben commitments afgegeven aan anderen. Tijdsdruk kan ook te maken hebben met vakantieperiodes, of, in de ICT wereld, een releasekalender (alleen in bepaalde weekenden mag software vervangen worden).

Geld

Binnen projecten speelt geld ook altijd een rol. Zelfs als door het project geen externe medewerkers worden ingehuurd of er geen “out of pocket” kosten zijn. Op het eerste gezicht zou men dan kunnen beargumenteren dat geld geen rol speelt. Dat is echter niet geheel juist. Projecten worden altijd gedaan door mensen (minimaal een projectleider en een projectteam, maar ook een opdrachtgever). Die mensen moeten tijd besteden aan het project, die tijd kost geld. De hoeveelheid geld kan dus variëren, maar er is altijd wel een rol weggelegd voor geld.

Kwaliteit

Het project moet een concreet resultaat opleveren. Dat resultaat moet voldoen aan bepaalde kwaliteitsnormen. Vaak worden deze (net als geld en tijd) vastgelegd in een Project Initiatie Document of een Plan van Aanpak. De kwaliteit wordt gedurende het project gecontroleerd, vaak door alle tussenresultaten te controleren (hoe er wordt gecontroleerd is ook onderdeel van het project initiatie document).

Tijd, geld en kwaliteit verhouden zich altijd op een bepaalde wijze tot elkaar. Die verhouding komt tot uitdrukking in de duivelsdriehoek. Als we een driehoek nemen en op alle hoeken een hoofdgroep zetten tekent zich de duivelsdriehoek af. Omdat ze in verhouding en verbinding met elkaar staan teken ik ze liever als in elkaar grijpende tandwielen.

Deze driehoek wordt de duivelsdriehoek genoemd omdat het maken van keuzes hiertussen noodzakelijk is, maar ook lastig. In het project initiatiedocument worden de hoofdgroepen op elkaar afgestemd en wordt het rad stil gezet (de eerste keuzes in de driehoek zijn dan gemaakt). Een project is echter een dynamisch geheel. Het is dus vrijwel onvermijdelijk dat gedurende het project de tandwielen in beweging komen.

Voorbeeld

Hiervoor is al gesteld dat een project een dynamisch geheel is. Er zal dus beweging zijn in de driehoek of als u wilt, in de tandwielen. U vraagt zich wellicht af hoe dat praktisch werkt. Het lijkt me het meest handig dit met een voorbeeld duidelijk te maken.

Er zou in het project een situatie kunnen ontstaan waarop men er achter komt dat men achterloopt op de planning. De oorzaken daarvan kunnen overigens zeer verschillend van achtergrond zijn. Het analyseren van de oorzaken is van belang. Dit zorgt er voor dat er geleerd kan worden van problemen (leg de oorzaken en geleerde lessen ook vooral vast in uw “geleerde lessen logboek”). De oplossing voor het probleem zal nu echter wel een impact hebben op tijd, kwaliteit en/of geld. Er kan een keuze gemaakt worden voor uitstellen van het project (of de mijlpaal) wat een impact op tijd betekent. Meer tijd betekent vaak ook meer kosten (er is immers meer tijd nodig om de mijlpaal of het project te completeren, al was het maar omdat er ook meer projectmanagement tijd nodig is). Ook kan dit een impact hebben op een kwaliteit (hoewel dit niet bij voorbaat vaststaat in dit geval), het kan zo zijn dat door meer doorlooptijd bijvoorbeeld de scherpte afneemt en meer tijd nodig is voor kwaliteitsslagen en tests.

Gebruik

In de praktijk kan er gebruik worden gemaakt van de duivelsdriehoek. Allereerst kan het een handige tool zijn om vooraf met de opdrachtgever afspraken te maken, door het doorlopen van “what-if” scenario’s of het rangschikken van de hoofdgroepen (van belangrijk naar minder belangrijk bijvoorbeeld). Tussen de projectmanager en opdrachtgever ontstaat dan een wederzijds begrip van wat belangrijk is. Op het moment dat er keuzes gemaakt moeten worden (en dat moment komt vrijwel zeker) is het makkelijker de opdrachtgever te adviseren.

Vanuit het wijzigingsbeheer in het project kan een advies worden geschreven vanuit de verschillende invalshoeken van de driehoek. Zo kan de impact op tijd, kwaliteit en geld duidelijk gemaakt worden. Voor de projectmanager is het goed om vanuit verschillende optieken naar een probleem te kijken. Ook kan een keuze voor het één een impact hebben op het ander. Als de opdrachtgever ondanks alles op tijd wil (of moet) realiseren dan betekent dit een keuze voor of beperking van de kwaliteit of een uitbreiding in geld (of een combinatie van beiden). Met extra geld zouden dan extra mensen kunnen worden gehuurd of overuren betaald kunnen worden.

Tot slot

Sommige projectmanagers zetten in het midden van de driehoek “scope” als vierde hoofdgroep neer. Concessies in de scope kan leiden tot het niet behalen van het projectdoel en hiermee zou dus voorzichtig omgegaan moeten worden.