Effectief vergaderen

Vrijwel elke organisatie heeft een zogeheten vergadercultuur. Er gaat veel tijd verloren aan ineffectieve vergaderingen, waarbij het moraal soms tot op het dieptepunt zakt. Dit is zonde, daar vergaderen juist heel nuttig en plezierig kan zijn. Twee mensen weten tenslotte meer dan één, dus een vergadering zou er toe moeten leiden dat een ieder zijn beroep op de korte of lange termijn beter kan beoefenen. In dit artikel worden de cruciale factoren en randvoorwaarden beschreven voor een effectieve vergadering. Het vergt eigenlijk maar twee aspecten: Proactiviteit en durf!

Probleem

Vergaderen wordt gezien als grootste ergernis binnen organisaties. Er wordt namelijk te veel vergaderd waardoor men niet aan hun werkzaamheden toekomen. Een effectievere vergadermethode lijkt daarom een ideale oplossing te zijn. Hier worden tal van cursussen en trainingen in gegeven, maar deze zorgen in de meeste gevallen slechts voor een kortstondige opleving. De vraag die vervolgens oprijst: “Hoe kunnen wij effectief vergaderen dan wel in onze organisatie verweven?”. Soms treedt ook de (retorische) vraag op: “Heeft het überhaupt nog wel zin om tijd en geld te steken in het leren van effectief vergaderen?”.

Beide vragen zijn positief te beantwoorden, maar vergen wel eerst een opheldering van de herkomst van het probleem.

Waarom er ineffectief vergaderd wordt

De hoofdoorzaak voor een ineffectieve vergadering ligt bij de organiserende partij. In veel gevallen is de aanleiding van een vergadering al verkeerd. Er wordt niet goed nagedacht over het te behalen resultaat van de vergadering. Tevens wordt de voorbereiding niet serieus genoeg genomen. Soms kan er een agenda vanaf, maar dat is meestal de maximale inspanningen.

Naast de organisator schieten ook vaak de participerende partijen de fout in. Dit probleem zit vooral in hun mentaliteit. Er wordt namelijk niet of nauwelijks voorbereid, men schuift te laat aan in vergaderingen, men voelt zich niet verantwoordelijk voor het eindresultaat van de vergadering én men stapt vaak onvoorbereid en/of strijdlustig een discussie in. Vooral het onvoorbereid en/of strijdlustig een discussie instappen is een dooddoener voor een vergadering. Een vergadering is namelijk bedoeld om constructief tot een resultaat te komen, waarbij een ieder de gelegenheid dient te krijgen om de eigen kwaliteiten en inzichten op tafel te leggen.

Een andere oorzaak voor een slechte vergadering is de fysieke locatie. Vergaderen hoeft namelijk niet altijd saai aan tafel te zijn. Sterker nog, in de meeste gevallen is die setting juist een ingrediënt om het vergaderdoel niet effectief te behalen.

Randvoorwaarden

Er zijn dus zeven oorzaken voor een slechte vergadering:

1. Aanleiding
2. Voorbereiding initiatiefnemer
3. Voorbereiding deelnemers
4. Verantwoordelijkheid
5. Discussie
6. Afronding
7. Locatie

Er wordt nu per oorzaak toegelicht wat er wel of niet benodigd is om tot een effectieve vergadering te komen:

Aanleiding

Het stellen van een helder vergaderdoel (resultaat) is essentieel. Dit kan je als volgt doen:

1. Beschrijf ongekleurd wat het benodigde resultaat is
2. Bepaal op welke wijze het resultaat behaald kan worden (i.a.w. Moet er daadwerkelijk vergaderd worden?)
3. Bepaal welke partijen aan tafel moeten zitten. Kies uiteraard de absoluut benodigde partijen op basis van competenties, zeggenschap en politiek.

Voorbereiding initiatiefnemer

De voorbereiding van de initiatiefnemer bepaalt al grotendeels het succes van een vergadering. Het is daarom essentieel om hier veel tijd aan te besteden. Zie deze tijd niet als onnodig, want een vier uur voorbereiding voor een vergadering kan er toe leiden dat acht aanwezigen straks een uur minder lang aan tafel zitten (tijd), meer plezier en vertrouwen hebben in het vergaderen (moraal) en het resultaat eerder en beter behaald wordt (kwaliteit).

Een vergadering kan op tientallen manieren plaatsvinden. Elke manier heeft zijn of haar voordelen, afhankelijk van het te behalen doel en de aanwezige karakters aan tafel. Volg de volgende stappen om de voorbereiding zo goed mogelijk te maken:

1. Beschrijf hoe je het beoogde doel (resultaat) wil gaan bereiken. (i.a.w. door middel van welke processtappen wil ik het te behalen resultaat in de hand werken?)
2. Bepaal de vergadervorm:
• Informatieoverdracht; Inventariseren
• Instrueren
• Acceptatie/draagvlak
• Meningsvorming
• Besluitvorming
• Probleem oplossen
• Afstemmen
• Ideeën ontwikkelen
• Motiveren/inspireren
• Netwerk/relaties
• Spiegelen/toetsen
3. Bepaal mede aan de hand van de vergadervorm welke rol jij toedicht aan de deelnemers. (i.a.w. Wat verwacht jij van de deelnemers?)
4. Beschrijf stapsgewijs wat het doel, vergadervorm, rollen en tijdspad van de vergadering is.
5. Lever per stap de benodigde informatie aan, zodat elke deelnemer zich kan voorbereiden op inhoud, rol en tijdspad.
6. Voeg stap 4 en 5 samen tot een agenda en bijlagen. Stuur dit tijdig (minimaal een week van te voren) op naar de deelnemers. Lukt dit onverhoopt niet, dan is het zeer aan te raden om de stukken aan het begin van de vergadering nog eens door te nemen. De structuur en rollen kunnen gezamenlijk, de inhoud kan een ieder in een kwartier tot zich nemen.

Voorbereiding deelnemers

Het voorbereiden van een vergadering door de deelnemers is essentieel om in een kort tijdsbestek het beoogde doel te halen. Tevens hangt de kwaliteit van het resultaat en het algehele moraal in grote mate af van de voorbereiding. Desondanks bereiden slechts 1 op de 10 werknemers zich daadwerkelijk voor op een vergadering. In deze wordt het vluchtig bekijken van de agenda niet als voorbereiding beschouwd.

Als het aankomt op de voorbereiding van de deelnemers kan er een gevoelige vraag worden gesteld: “Wie is er verantwoordelijk voor de voorbereiding van de deelnemers?”. Het antwoord is eigenlijk vrij simpel: De initiatiefnemer van de vergadering. Waarom? Omdat de voorbereiding van de deelnemers essentieel is voor de kwaliteit en moraal op de korte en lange termijn. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat de verantwoordelijke manager uiteindelijk wordt afgerekend op de lange termijn.

Hoe kan de voorbereiding van de deelnemers in de hand worden gewerkt?

1. Zorg dat de voorbereidingsstukken actief worden gelezen.
2. Stel vragen of opdrachten ter voorbereiding aan de vergadering
3. Wijs vooraf actieve rollen toe aan deelnemers van de vergadering
4. Herhaal voorafgaand aan de vergadering het belang van het te behalen resultaat. Het beste is om dit één-op-één mondeling te doen.

Verantwoordelijkheid

Betrokkenheid is het sleutelwoord bij het succesvol draaien van vergaderingen. Zorg er dus voor dat voor, tijdens en na de vergadering de betrokkenheid actief wordt gestimuleerd. Enkele tips:

1. Gebruik mensen openlijk in hun kracht
2. Geef sommige mensen actieve rollen tijdens of in de voorbereiding van een vergadering
3. Laat sommige mensen het te beogen doel en vergadermethode van tevoren beoordelen of zet ze in om het doel en methode te bepalen.

Discussie

Het grote gevaar van een vergadering gaat schuil in individualistische gedragingen die de groepsdynamiek ondermijnen: Borstklopperij en oogklepperij.

Borstklopperij is het tentoonstellen van iemands kennis en kunde, zonder dat dit leidt tot het behalen van het doel. Het zorgt ervoor dat er een strijd kan ontstaan in een discussie, waardoor nuttige informatie onderdrukt wordt in het belang van de ego van één of meerdere deelnemers. Dit gedrag is uiteraard niet wenselijk, maar desondanks veel voorkomend. Meestal ook bij de mensen die wat ‘hoger’ in de boom zitten.

Oogklepperij kent twee vormen. De eerste is dat men onvoorbereid een discussie ingaat en daardoor de volledige strekking niet kent. De mensen die dit gedrag vertonen zijn toevalligerwijs ook vaak mensen die graag op de praatstoel zitten. Zij kunnen de discussie gaan overheersen, met onvolledige informatie (vaak ter plaatse) een stelling vormen en dat als antwoord of oplossing aandragen. Het gevolg is dat men even nodig heeft om het antwoord te laten bezinken en er meestal alsnog een aanpassing nodig is als er stukken van de gemiste informatie boven komen drijven. Dit kost tijd, kwaliteit en moraal! De andere vorm van oogklepperij is dat men niet open kan staan voor andere meningen, of feiten niet van gevoelens kunnen scheiden. Ook dit is niet wenselijk, daar de mensen aan tafel hierdoor een andere taal gaan praten. Dit kost wederom tijd, kwaliteit en moraal!

Hoe kan dergelijk gedrag worden vermeden? Vrij eenvoudig door de volgende drie elementen toe te passen:

1. Voorbereiding
2. Gestructureerde informatiestromen
3. Leiderschap in discussie

Voorbereiding

Voorbereiding is al uitgebreid behandeld. Voorafgaand aan een vergaderpunt kan nog wel het te behalen doel herhaald worden én de cruciale informatie feitelijk behandelen.

Gestructureerde informatiestromen

Vervolgens dienen de informatiestromen tijdens de vergadering gestructureerd te worden. Een vergadering is net als het bezichtigen van een huis. Het is namelijk mogelijk om het met meerdere mensen over het aangezicht van hetzelfde huis te hebben, maar dat vervolgens toch iedereen over iets anders praat. Hoe? Vrij simpel. Een huis heeft meerdere aangezichten; voorkant, achterkant, zijkant, binnenkant, vanaf het balkon, etc. Als Leon bijvoorbeeld het huis van de voorkant bekijkt en Martine vanaf de achterzijde en zij met elkaar in discussie gaan, dan kan het zomaar zijn dat ze allebei iets (totaal) anders zien ondanks dat ze het over hetzelfde huis hebben. (In dit voorbeeld gaan we er even vanuit dat ze niet weten dat ze allebei een andere zijde bezichtigen). Het gevolg is dat beide partijen veel moeite (en tijd) nodig hebben om elkaar te vinden in de discussie. Als dit überhaupt al lukt!

Edward de Bono beschrijft een interessante en vrij logische methode om dit verschijnsel tegen te gaan: Iedereen praat steeds over het zelfde aangezicht van het huis. Dit klinkt logisch en simpel. Hoe vertaalt zich dit dan in de praktijk?

Er zijn zes dimensies te onderscheiden waarop men een onderwerp of discussie kan benaderen:

• Feitelijk = wit = Er worden enkel cijfers en feiten op tafel gelegd. Geen interpretatie, enkel feiten en cijfers.
• Gevoelsmatig = rood = Het gevoel wordt hier uitgesproken. Het gevoel hoeft niet te worden beargumenteerd. Je mag gewoon zeggen dat het plan of idee niet lekker aanvoelt.
• Positief = geel = Er wordt hier enkel naar kansen en mogelijkheden gekeken.
• Negatief = zwart = Er wordt hier de rol van de advocaat van de duivel aangenomen.
• Creatief = groen = Het grenzeloos denken. Alles mag, alles kan.
• Procesmatig = blauw = Er wordt hier enkel naar het proces gekeken.

Naast de zes dimensies wordt er ook nog een voorwaarde gesteld op de wijze waarop deze dimensies in de vergadering worden gebruikt: Iedereen past de dimensies toe in een monoloog. Er mag dus geen discussie worden gevoerd! Dit gebeurt pas zodra het agendapunt ‘discussie’ bereikt is.

Leiderschap in discussie

Leiderschap is belangrijk tijdens een vergadering. Een goed voorbereidde vergadering qua inhoud en structuur vult al een deel van het leiderschap in, maar bij het leiden van een vergadering kan het hier nog wel eens misgaan. Enkele tips bij het leiden van een vergadering:

1. Bepaal bij elk vergaderpunt welke doelen bereikt dienen te worden
2. Bepaal bij elk vergaderpunt de te besteden tijd
3. Bepaal bij elk vergaderpunt de te bewandelen route
4. Neem bij discussies niet actief deel, maar behoud het overzicht. Indien deelname wel gewenst is, verleg dan voor dat onderdeel het voorzitterschap naar een ander persoon.
5. Durf mensen aan te spreken op hun gedrag. Grijp hierbij terug naar het doel of de vergadermethode.
6. Geef een ieder spreek- en luistertijd.
7. Tijd is tijd. Dwing de aanwezigen tot een conclusie als de tijd bijna op is of als iemand te lang op een bepaald punt blijft hangen.

Afronding

Een volledige samenvatting en verslag van de vergadering is noodzakelijk voor de continuïteit.. Zorg binnen maximaal twee werkdagen voor een verslag en een eventueel vervolgafspraak. Het is belangrijk om te laten zien wat er met de resultaten gedaan wordt. Houdt mensen betrokken bij de vervolgstappen, ook al zijn ze daar niet direct bij betrokken.

Locatie

Vergaderen draait om het kwalitatief bereiken van een gestelde doel, waarbij er effectief wordt omgegaan met tijd en moraal. Eén van de belangrijke ingrediënten is om mensen uit de sleurzone (i.a.w. comfortzone van het werk) te halen. Neem de volgende tips in acht en voer ze absoluut een keer uit:

• Vergader eens aan een staantafel;
• Kies voor lange vergaderingen de meest oncomfortabele vergaderplaats. Men is dan sneller geneigd om de vergadering kort te houden;
• Verbied thee en koffie bij korte vergaderingen. Het is tenslotte een vergadering en geen koffiepauze;
• Ga eens in een café zitten met een biertje of wijntje erbij;
• Bezoek een evenement;
• Combineer een vergadering met een workshop;
• Wees creatief en kom uit de sleurzone. Kwaliteit, moraal en zelfs tijd vieren hierbij het hoogtij!