Vergaderen doe je zo!

De meeste mensen kiezen voor hun baan omdat ze deze leuk vinden, niet omdat ze de vergaderingen die erbij horen zo waarderen. Toch is vergaderen noodzakelijk bij bijna elke baan. Hoe kun je de vergaderingen zo kort mogelijk houden, terwijl alles toch besproken wordt? Hier volgen een paar tips!

Contact

Als collega's werk je vaak langs elkaar heen, en heb je weinig contact met elkaar. Meestal ben je alleen aan het werk, en het is toch goed om elkaar af en toe te spreken. Daar kan een vergadering zeker goed voor zijn. Op deze manier kun je ook nog van elkaar leren. Ook voor het bedrijf is het belangrijk dat je veel contact met elkaar hebt. Af en toe overleggen met elkaar, zodat je samen met je collega's in dezelfde richting aan het werken bent, werkt goed.

Nagaan of je aanwezigheid nodig is

Je hoeft waarschijnlijk niet bij elke vergadering aanwezig te zijn. Soms worden er dingen besproken waar jij niks mee te maken hebt. Dat hangt natuurlijk af van de agenda voor de vergadering. Bij belangrijke zaken is het wel handig als iedereen er bij is. Voor wie de vergadering bedoeld is, heeft de voorzitter al bepaald, maar je kunt als deelnemer altijd even nagaan of jouw aanwezigheid wel echt nodig is.

Voorbereiden

Bij vergaderen heb je altijd een bepaald doel voor ogen. Als je je hierop voorbereidt, zal de vergadering zo efficiënt mogelijk verlopen. Zorg dat je duidelijk hebt wat er van jou verwacht wordt bij elk punt. Dit kan bijvoorbeeld zijn: ontwikkelen van ideeën, informeel samenzijn, informatie uitwisselen, problemen verkennen. Ook kan er bijvoorbeeld advies gevraagd worden voor besluiten, of een beoordeling of ondersteuning worden gevraagd over besluiten. Als het doel van een vergaderpunt niet duidelijk is, geef dit dan aan het begin van de vergadering aan. De voorzitter hoort de agenda en de stukken minstens 3 werkdagen voor de vergadering uit te delen. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden.

Beste tijdstip

Er zijn vergaderingen waarbij je veel moet doen, en vergaderingen waarbij je veel moet denken. Als je iets moet doen tijdens een vergadering kan dat het beste na de lunch, dan is iedereen vaak wat suffig. Dan is het goed om in actie te komen. Als je tijdens een vergadering veel moet denken, kan dat het beste in de ochtend. Tussen elf en één uur is goed. Zorg er ook voor dat je op tijd pauze neemt. Twee keer een half uur vergaderen met pauze ertussen levert veel meer op dan één keer anderhalf uur.

Open mind

Het is belangrijk om tijdens de vergadering open te staan voor de inbreng van anderen. Besef dat je van elkaar kunt leren. Het kan heel interessant zijn om meningen en ervaringen uit te wisselen met anderen, zonder daar meteen een oordeel over te hebben. Durf ook je eigen mening eens opnieuw te bekijken en eventueel zelfs te wijzigen.

Bewaak de tijd

De voorzitter is degene die de tijd bewaakt tijdens de vergadering, ook per agendapunt. Die tijd verschilt natuurlijk per onderwerp, en het is ook niet altijd precies aan te geven. Je hebt namelijk ook te maken met de dynamiek en de inbreng van de groep. Het is wel handig als je de vergadering niet veel langer laat duren dan een uur. Zeker als je iedere week bij elkaar komt. Als het goed is, neemt de voorzitter de leiding, en heeft hij een begin- en eindtijd bedacht. Toch is het ook handig dat de deelnemers zich voor het vergaderproces ook verantwoordelijk voelen. Wees niet bang om de voorzitter te wijzen op de afspraken die gezamenlijk zijn gemaakt, of de tijd die heel erg uitloopt.

Notuleer en structureer

Erg belangrijk is een notulist. Deze houdt bij wat er in de vergadering besproken wordt. Het is ook handig als de notulist zorgt dat hij in vorige notulen kan kijken, dat kan in een map zijn, of op een laptop bijvoorbeeld. Zo kun je makkelijk even terugbladeren naar wat er in een vorige vergadering besproken is. Als notulist mag je de deelnemers onderbreken als het even te snel gaat. Vraag dan om een korte pauze, of vraag iemand bijvoorbeeld te herhalen, te verduidelijken of samen te vatten wat hij net heeft gezegd. Je notulen worden er beter van, dan wordt het een goed overzicht van wat er besproken is. Met zo'n actie kun je een langdradige of emotionele spreker ook wat bijsturen. De notulist heeft dus behalve notuleren ook nog een functie voor het structureren van de vergadering.

Hulpmiddelen

Hoe meer zintuigen er bij het overleg betrokken worden, hoe beter de deelnemers kunnen opletten. Dit werkt het beste als je een agendapunt visueel maakt. Laat iets zien zoals bijvoorbeeld een tekening of een powerpoint presentatie om je punt duidelijk te maken. Bij een brainstorm kun je meeschrijven op een flip-over of een white-board. Het opschrijven van de inbreng van de deelnemers helpt om het onderwerp structuur te geven en het voorkomt misverstanden. Het voorkomt ook dat deelnemers dezelfde dingen noemen.

Vergader staand

De indeling van een vergaderruimte kan ook helpen om zo effectief mogelijk te vergaderen. Kijk eens naar de ruimte, wat zou er verbeterd kunnen worden? Het klinkt misschien gek, maar een keer staand vergaderen proberen is ook zo gek nog niet. Bij staand vergaderen wordt de vergadertijd met een derde terug gebracht. Ook ligt de kwaliteit van de besluitvorming hoger, dat komt omdat de deelnemers actiever zijn als ze staan.

Lees verder

• Salarisonderhandelingen