Een ERP-pakket automatiseert de waardekringloop

Over wat een ERP-pakket nu precies is en doet, wordt verschillend gedacht. Sommigen zien het als een logistiek pakket dat werkstromen ondersteunt, anderen beschouwen het als een modern boekhoudsysteem dat de informatieverzorging op een hoger niveau brengt, weer anderen percipiëren het als een technisch hoogstandje van het digitale tijdperk. Met het model van de waardekringloop kan eenvoudig uitgelegd worden wat de kern is van ERP-systemen.

ERP is de geautomatiseerde waardekringloop

De verschillende zienswijzen over wat een ERP-pakket is, wat zo'n pakket kan en zou moeten doen, brengen risico’s met zich mee voor de implementatie van zo’n systeem. Het gevaar bestaat, dat de implementatie mislukt en het pakket niet verankerd raakt in de gebruikersorganisatie.

Gelukkig is er een vakgebied, dat instrumenten aanbiedt om problemen op te lossen. Dat is het vakgebied BIV/AO dat staat voor Bestuurlijke Informatieverzorging/Administratieve Organisatie. Het vakgebied reikt modellen en technieken aan om percepties op één lijn te brengen. Het biedt handvaten om de neuzen in dezelfde richting te zetten. Het geeft concepten voor een gemeenschappelijke kijk op een situatie. En juist in die gemeenschappelijke kijk ligt de oplossing van een probleem. Met de opvatting dat implementeren vooral het creëren van gedeelde en begrepen zienswijzen is, helpt het vakgebied bij de implementatie van veranderingen .

Waardekringloop

Neem nu bijvoorbeeld het model van de waardekringloop. Met dat model kan eenvoudig uitgelegd worden wat de kern is van ERP-systemen. Wat houdt de waardekringloop in?

De waardekringloop is een concept dat aangeeft hoe tastbare en niet-tastbare waarden doorstromen in organisaties. Het gaat om waarden als goederen, arbeidsuren, prestaties van machines enz. Het model gaat uit van opeenvolgende processtappen die van elkaar gescheiden worden door voorraden. De processtappen zijn een 'gebeuren', de voorraden zijn 'toestanden'. Het gebeuren voor of na een toestand beïnvloedt het niveau van die toestand.


De waardekringloop van het handelsbedrijf maakt duidelijk, dat elke goederenbeweging een tegengestelde geldbeweging oproept. Het handelsbedrijf koopt goederen in. Hierdoor krijgt het bedrijf een voorraad goederen die opgeslagen wordt in een magazijn. Tegelijk ontstaat een schuld aan de leverancier van de goederen. Uit de voorraad verkoopt het bedrijf goederen aan afnemers. Hierdoor neemt de voorraad goederen af en ontstaat een vordering op de afnemers van de goederen. Het bedrijf int de vorderingen. Het innen resulteert in het teniet gaan van de vordering en het verkrijgen van geld dat de kasvoorraad doet toenemen. Uit de toegenomen kasvoorraad betaalt het bedrijf de schulden die uit de inkopen zijn ontstaan. Deze betaling maakt de kasvoorraad kleiner en elimineert de schuld aan de leverancier. Hiermee is de kringloop gesloten.

Toepassingsmogelijkheden van de waardekringloop

Zoals de legenda laat zien, valt er nog veel meer te vertellen over de waardekringloop. Met behulp van de waardekringloop kunnen nog veel meer onderwerpen verduidelijkt worden. Hier beperk ik me tot de ERP-systemen.

Elk type bedrijf heeft zijn eigen waardenkringloop

Kenmerk van het handelsbedrijf is dat het zonder technische bewerkingen goederen in- en verkoopt. Ook het productiebedrijf verkoopt goederen, maar doet dat in tegenstelling tot het handelsbedrijf na het voltooien van een technisch omzettingsproces. Het productiebedrijf koopt grond- en hulpstoffen in en zet deze met machine- en mensarbeid om tot verkoopbare eindproducten. Er zijn twee soorten productiebedrijven te onderscheiden:

• massaproductiebedrijven
• stukproductiebedrijven

Massaproductiebedrijven produceren voor een groep afnemers die min of meer dezelfde gestandaardiseerde wensen hebben; stukproductiebedrijven richten zich op de specifieke wensen van individuele afnemers.

Handels- en productiebedrijven hebben als overeenkomst, dat er een fysieke goederenbeweging is te onderkennen. Niet bij alle bedrijven is dat het geval, zoals bijvoorbeeld bij een dienstverlenend bedrijf als een adviesbureau. Toch heeft een consultancybureau kenmerken van een handels- en stukproductiebedrijf. Overeenkomst met het handelsbedrijf is, dat het adviesbureau zonder technisch omzettingsproces in- en verkoopt. Wat een consultancybureau verhandelt is arbeidscapaciteit (namelijk uren). De analogie met het stukproductiebedrijf is, dat een adviesbureau maatwerk levert. Men verkoopt diensten die tegemoet komen aan de specifieke wensen van de individuele klant. Dat doet men door de ingekochte uren te verbijzonderen over projecten die men aan individuele klanten (opdrachtgevers) verkoopt.

Hoe de waardekringloop er voor een organisatie precies uitziet, is sterk afhankelijk van het type bedrijf. In de standaardliteratuur van het vakgebied BIV/AO worden de volgende typologieën onderkend: handelsbedrijven, productiebedrijven, agrarische en extractieve bedrijven, gegevensverwerkende organisaties, dienstverleningsbedrijven, financiële instellingen en tenslotte overheidshuishoudingen en privaatrechtelijke gemeenschappen. Binnen elk van deze typologieën wordt een verdere onderverdeling gemaakt.

Kennis van de kenmerken van deze typologieën geeft snel zicht op de van toepassing zijnde waardekringloop en van belang zijnde processen. Bij elke typologie zijn op hoofdlijnen dezelfde processen van kracht. Voor procesontwerp en –optimalisering is het daarom handig kennis te hebben van de onderscheiden typologieën. Vanuit de typologie kan al snel een eerste beeld worden gekregen van de processen die kenmerkend zijn voor de betreffende typologie. Ook wordt duidelijk hoe deze processen zouden kunnen verlopen, wat de specifieke attentiepunten zijn, welke functiescheidingen aangebracht kunnen worden, hoe de volledigheid en juistheid van de gegevensverwerking gewaarborgd kan worden, wat de informatiebehoeften van de directie zijn etc.

Waardekringloop en ERP

Maar wat heeft de waardekringloop nu van doen met ERP-systemen? Het antwoord op deze vraag is eenvoudig. ERP-systemen automatiseren de waardekringloop. Dit komt tot uitdrukking in de modules van deze systemen. De systemen kennen een module inkopen, projecten, verkopen, debiteuren, crediteuren, kas/bankl/giro en grootboek. Via een relationele database zijn deze modules aan elkaar gekoppeld. Door het inboeken van gegevens in de ene module vinden 'automatisch' mutaties plaats in andere modules. Als de inkoper bijvoorbeeld de bestelgegevens van een inkooporder vastlegt in de inkoopmodule, vinden in het ERP-systeem de volgende handelingen plaats:

• Via de voorraadmodule krijgt de magazijnmeester het bericht dat er goederen in bestelling zijn; wanneer de leverancier de goederen aflevert aan het magazijn, voert de magazijnmeester de ontvangstgegevens in de voorraadmodule in; het systeem gaat dan automatisch na of de aflevering overeenkomt met de bestelling van de inkoper.
• Via de crediteurenmodule wordt de crediteurenadministrateur ervan op de hoogte gebracht, dat er een (voorwaardelijke) schuld is ontstaan is aan de betreffende leverancier; wanneer de crediteurenadministrateur de factuurgegevens invoert, gaat het systeem automatisch na of deze overeenkomen met de bestelgegevens (inkoopmodule) en ontvangstgegevens (voorraadmodule).
• In de module grootboek die in beheer is bij hoofd boekhouding, worden de betreffende grootboekrekeningen gemuteerd: de rekeningen 'nog te ontvangen goederen' en 'prijsverschillen bij inkoop' worden gedebiteerd en 'nog te ontvangen facturen' wordt gecrediteerd.

Is dit vernieuwend en ingewikkeld? Nee! Absoluut niet. Toen er nog geen ERP-systemen waren, gold dezelfde waardekringloop en vonden dezelfde processen plaats. Ook toen kocht een bedrijf in, sloeg voorraden op, werkte projectmatig etc. De processen werden echter niet ondersteund door berichtgevingen op terminals of printverslagen maar door formulieren. Het matchen van gegevens vond niet automatisch plaats door het ERP-systeem maar geschiedde handmatig. Hoe ging dat dan in zijn werk? De inkoper legde zijn bestelgegevens vast op een doorlopend genummerd bestelformulier. Hij verstrekte kopieën aan de volgende functionarissen om de volgende redenen:

• De magazijnmeester kreeg een kopie om bij het in ontvangst nemen van de goederen na te gaan of de door de leverancier gepleegde aflevering plaatsvond conform de door de inkoper verrichte bestelling.
• De crediteurenmedewerker ontving een kopie om te checken of de factuurgegevens spoorden met de bestelling van de inkoper (en ontvangstrapport van de magazijnmeester).
• De boekhouder ontving een kopie om de betreffende grootboekrekeningen in het grootboek bij te werken.
• Het hoofd boekhouding ontving kopieën om te controleren of de transacties (het bestellen, in ontvangst nemen van goederen en betaalbaarstellen van de factuur) wel rechtmatig waren.

Welke ERP-modules voor een bedrijf relevant zijn, welke wisselwerking er is tussen de verschillende modules en hoe de modules precies ingericht (moeten) worden, is sterk afhankelijk van de waardenkringloop. De waardenkringloop laat zien welke processen door het ERP-systeem ondersteund (moeten) worden en van welke links tussen de processen het ERP-systeem rekenschap moet geven. De inrichting van het ERP-systeem kan dus niet los gezien worden van de Administratieve Organisatie die de bedrijfsprocessen vorm geeft. Hiermee is een belangrijk toepassingsgebied van AO aangetoond: het implementeren van ERP-systemen.